IT optimiert Personalplanung

IT optimiert Personalplanung Das Zentrum für Personaldienste der Freien und Hansestadt Hamburg beweist, dass sich Behörden in moderne Dienstleister verwandeln können. Es liefert eine Vielzahl von Services rund um das Human Resources Management.

Im Januar 2004 war die Geburtsstunde des Zentrum für Personaldienste (ZPD). Es entstand als Folge des Senatsbeschlusses, die Aufgaben der früheren Abrechnungsstelle für Bezüge im Zuge einer Reorganisation zu dezentralisieren und einen neuen Landesbetrieb zu schaffen als übergreifende Serviceorganisation zur Verarbeitung von Massendaten für die Abrechnung, den Zahlungsverkehr und Reporting-Aufgaben im Personalwesen. Gebündelt werden diese Aufgaben im Geschäftsbereich Personalcontrolling. Diese Einheit analysiert Beschäftigtenstrukturen und -kosten als Grundlage für die Entscheidungen des Personal­mana­ge­ments. So dient der jährlich vorgelegte zentrale Per­sonalbe­richt dem Senat und der Verwaltung Hamburgs als eine maßgebliche Stütze für das Personalmanagement. Darüber hinaus liefert das Zentrum den verteilten Human Res­sources-Abteilungen (HR) der diversen Ämter, Behörden und Einrichtungen jeden Monat eine Datenbank mit Standard­reports und grafisch aufbereiteten Analysen der Beschäftigtenzahlen – inklu­sive Support und der Option, individuelle Zusatzauswertungen zeitnah und flexibel anzufordern. »Bei den Hochrechnungen der Beschäftigtenstrukturen und Personalausgaben stießen wir mit der vorhandenen IT zusehends an die Grenze«, erläutert Astrid Liedtke, im ZDP zuständig für Qualitätssicherung und besondere Datenaufbereitung für den Geschäftsbereich Personalcontrolling.

Web-basierte ­Prognose-Applikation
Denn in der Vergangenheit nutzte die Behörde als Prognoseinstrument eine zentrale Großrechner-Appli­kation, die als Add-on-Tool direkt an das Personalabrechnungssystem PAISY gekoppelt war. »Um neue oder angepasste Kalkulationsmodelle zu berücksichtigen, mussten wir stets den Umweg über das zentrale Rechenzentrum der Stadt Hamburg ­gehen. So vergingen mindestens zwei Monate, bis eine Änderung aktiv war«, blickt die Verantwortliche für spezielle Berichtsprodukte zurück. Klar war: Bei der Erstellung der Reports musste man flexibler, schneller und wirtschaftlicher werden. Daher wurde beschlossen, eine neue und web-basierende Prognose-Applikation einzuführen. Die Wahl fiel – auch vor dem Hintergrund der bereits bestehenden Verwendung des Cognos Data Managers im Data-Warehouse – auf Cognos Enterprise Planning (EP) – eine Lösung für die strategische Planung und Budgetierung von Organisationen. Während sich dank deren Analyst-Komponente über grafische Benutzeroberflächen die gewünschten Hochrechnungsmodelle mit individuellen Planungen, Kalkulationen und Simulationen erstellen und fortwährend anpassen lassen, ermöglicht der Contributor-Baustein der Software darauf aufbauend die schnelle Verteilung via Web. Der Produktivstart der neuen Applikation erfolgte mit Beginn des Haushaltsjahres 2006. Seither generiert die EP-Lösung nun wesentlich schneller und im Monatstakt eine Personalkosten-Hochrechnung von rund 80000 Einzelfällen, die in vielen Punkten durch detaillierte Aspekte und spezielle Details der Beschäftigtenentwicklung gekennzeichnet ist. So ermittelt die Software beispielsweise die im laufenden Kalenderjahr anfallenden Urlaubsgelder und Sonderzuwendungen in Abhängigkeit von den jeweiligen Bezahlungsgruppen und Vollkraftfaktoren der einzelnen Mitarbeiter. Ebenso fließen auch bei der Kalkulation der Arbeitgeberanteile zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung die einzelfallindividuellen und gesetzlich gültigen Beitragssätze und Bemessungsgrenzen ein. Zudem bietet das Prognosemodell auch die Option, künftige prozentuale Tariferhöhungen oder Einmalzahlungen zu hinterlegen und bei der Kostenhochrechnung anzuwenden.

In Zukunft noch flexibler
In absehbarer Zeit dürfte das Hochrechnungs-Reporting des ZPD noch einmal erheblich an Flexibilität gewinnen. Denn die Verantwortlichen planen, auch die Vorzüge der Contributor-Komponente voll auszuspielen und den Personalmanagern und ­ -Controllern der zu unterstützenden Ämter, Behörden und Institutionen einen direkten Webzugriff auf das Prognose-Tool zu gewähren. Die Entwicklung eines entsprechenden Prototyps läuft bereits. Erste Behörden und Einrichtungen haben bereits großes Interesse angekündigt. Astrid Liedtke: »Viele der Parameter, die die Entwicklung der Personalkosten bestimmen, sind sehr individuell. Während zum Beispiel bei der Polizei und der Feuerwehr die Wochenend- und Nachtzuschläge einen immensen Einfluss auf die Kosten haben und entsprechend extra zu beplanen sind, spielen diese bei vielen Ämtern gar keine Rolle. Mit dezentral verfügbaren Prognose-Funktionen und -Da­­ten finden all diese Besonderheiten künftig optimal Berücksichtigung.«