Managed Services unter der Lupe

Im zweiten Schritt ermittelten die microfin-Berater dann die Kosten für eine definierte Einheit dieser Managed Services – bei »PC-Arbeitsplatz« pro Endgerät, bei »File Services« nach genutztem Gigabyte, bei »Print Services« nach genutztem Drucker, bei »User Help Desk« pro aktivem User Account und bei den »Message Services« bezogen auf eine Mailbox mit hundert MB. Bei PC-Arbeitsplatz, File Services und Drucker wurde zudem nach verschiedenen Leistungs- und Serviceklassen differenziert. Um die Kosten exakt zu kalkulieren, berücksichtigten die Berater die internen Dienstleistungen anhand der Personentage mit einem internen Verrechnungssatz sowie die extern erbrachten Services und die Investitionen in die Infrastruktur anhand der Aufwendungen der letzten fünf Jahre. Abschließend wurden diese Kosten dann den entsprechenden Preisen der Outsourcing-Dienstleister gegenübergestellt. Das Fazit, das die Unternehmensberater bereits drei Wochen nach Projektstart zogen, war eindeutig: In der Summe agiert die IT-Abteilung der Gemeinde Sinzheim sehr kostenbewusst, der finanzielle Gesamtaufwand für die IT liegt etwa im Mittelfeld der Marktpreise. Ein differenziertes Bild ergibt sich jedoch, als die Kosten nach Front- und Backend-Leistungen aufgeschlüsselt wurden. Während die gesamten Frontend-Kosten weit niedriger als die üblichen Marktpreise liegen, bewegen sich die Backend-Kosten an der oberen Grenze der Marktpreis-Spanne. Entsprechend weichen auch die Kosten für die einzelnen Managed Services vom Mittelwert der Marktpreise ab: Die Gesamtkosten für die PC-Arbeitsplätze liegen deutlich niedriger, die File Services und Message Services verursachen jedoch vergleichsweise hohe Kosten. Angesichts dieser heterogenen Daten prüften die Consultants dann, ob sich das gezielte Auslagern von Backend-Leistungen lohnt. Da die vergleichsweise hohen Kosten in diesem Bereich jedoch vor allem durch die getätigten Investitionen bedingt sind, während die nötigen internen Dienstleistungen sehr günstig erbracht werden, empfiehlt sich ein solches Teil-Outsourcing nicht. Aus den gleichen Gründen ist das Auslagern einzelner Services, etwa die Datenspeicherung, nicht sinnvoll.