Restwerte ausweisen

Die Anwender sollten bei den Vertragsverhandlungen darauf bestehen, dass Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel wie zum Beispiel Hardware, Server, Softwarelizenzen etc. jederzeit zweifelsfrei ausgewiesen werden können. Dafür gelte es, den Restwert jeder einzelnen Investition bereits zu Vertragsbeginn darzustellen. Dies kann übersichtlich mittels einer Tabelle für jedes Jahr erfolgen, alternativ lässt sich der Restwert auch mit einer Formel berechnen.

Auch Wartungsverträge können Kostenfallen sein: Bei der Preisgestaltung des Vertrags ist darauf zu achten, möglichst wenige oder gar keine Leistungen nach Aufwand zu vereinbaren. Das Preismodell sollte im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen beruhen. Klar strukturierte Monatsrechnungen bilden die entscheidende Grundlage für die erforderliche Transparenz. Dabei müssten die berechneten Aufwendungen auf dem im Vertrag festgehaltenen Preismodell beruhen und sollten die einzelnen Rechnungspositionen der betreffenden Ziffer des Vertrags zugeordnet sein. Die jeweiligen Mengen müssen dafür jederzeit nachvollziehbar sein. Dies kann beispielsweise durch eine Quantifizierung der User, Transaktionen etc. erfolgen.

Erst diese fortlaufende Transparenz bietet auch die Basis dafür, in Abstand von zwei bis drei Jahren nach Betriebsübergang ein Benchmarking durchzuführen. Dieses vergleicht die Vertragspreise mit den aktuellen Marktpreisen und zieht in der Konsequenz eine Preisreduktion nach sich. Ein Benchmark macht jedoch nur dann Sinn, wenn aktuelle Offerten am Markt eingeholt werden. Nur so erreicht man die Transparenz für Kosten je Service. Die bessere Lösung als Benchmarking sei jedoch in jedem Fall, die Verträge auf möglichst kurze Dauer, aber mit Verlängerungsoptionen abzuschließen.