Meinung: Gute Planung spart Kosten und Probleme bei GDPdU & Co.

Dies zeigen unter anderem die aktuellen Dis­kussionen um die »Grundsätze zu Datenzugriff und Prüfbarkeit di­gitaler Unterlagen« (GDPdU). Wer bisher seine Steuer abzuwickeln wusste, scheint ? seit die elektro­nische Außenprüfung des Finanzamtes droht ? vor gänzlich neuen Herausforderungen zu stehen. Dieser allgemeinen Verunsicherung begegnete das Bundesfinanzministerium mit der Publikation der »Fragen und Antworten zum ­Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung«. Diese Publi­kation führte wiederum zu der Beschwerde, Unternehmer müssten selbst entscheiden, welches steuerlich relevante Unterlagen seien.
Doch wer diese Entscheidung ? mit oder ohne Steuerberater ? auf dem Papier treffen konnte, wird sie ebenso elektronisch treffen können. Wie auch erste Urteile zur GDPdU aus dem vergangenen Jahr zeigen, liegt die Problematik weniger in der Identifikation steuerlich relevanter Daten als in der Eliminierung der irrelevanten oder sogar aus datenschutzrechtlichen Gründen vor Veröffentlichung und Aufbewahrung zu schützenden Daten.
Die Aufgabe, die Datenbestände entsprechend zu ordnen, delegiert die Rechtsprechung eindeutig an den Steuerpflichtigen, der hier keineswegs vor einer neuen Herausforderung steht. Nur, dass diese jetzt in der elektronischen und nicht mehr in der materiellen Welt zu erledigen ist. Und da die Datenflut die Papierflut mittlerweile bei weitem übersteigt, ist ein Anflug von Hilflosigkeit gerade in mittelgroßen Unternehmen durchaus nachvollziehbar. Schließlich enthält jedes Mitarbeiterpostfach aufbewahrungspflichtige Informationen. Diese unterliegen teilweise nicht nur dem Handelsrecht, sondern müssen zudem gemäß GDPdU für die elektronische Außenprüfung zehn Jahre lesbar sein und für den kurzfristigen Zugriff zur Verfügung stehen.
Da es mehr als ein Gesetz gibt, das die langfristige Datenaufbewahrung fordert, auf jedes Unternehmen jedoch nur ein individueller Teil der Gesetze zutrifft, existiert keine allgemeingültige Lösung für die Organisation der Datenablage. Die gesetzeskonforme Datenaufbewahrung umfasst vielmehr ein E-Mail-Archiv, eine Steuerablage, branchenspezifische Strukturen und Bereiche, die der Entsprechung internationaler Rechte dienen.
In der täglichen Praxis muss für jedes Dokument eine Zuordnung getroffen werden. Ob diese Zuordnung leicht ist oder schwer fällt, hängt von der Qualität der Ablagestruktur ab. Die notwendigen inhaltlichen Strukturen und Arbeitsprozesse lassen sich nicht automatisieren. Unternehmer müssen sie selbst erarbeiten oder in Zusammenarbeit mit Spezialisten entwickeln und als Routine unternehmensweit durchsetzen.
Abgesehen von der Gefahr, durch die Struktur der Daten vertrauliche Angaben unbeabsichtigt dem Steuerprüfer ­publik zu machen, können aus der Unsicherheit der Unternehmer auch hohe Kosten und weitere Probleme resul­tieren. Wer nicht weiß, was er speichern muss, speichert wahrscheinlich zu viel und benötigt mehr Speicher als ­nötig. Das kann teuer werden. Auch sollten Unternehmer sich vor selbst gestrickten Übergangslösungen hüten: Einen einmal gespeicherten Datenberg rückblickend zu struk­turieren, kann das gesamte Unternehmen für geraume Zeit lahm legen.
Die gute Nachricht: Wer seine Daten sinnvoll strukturiert hat, braucht sich um den Rest kaum noch Gedanken zu machen. Geeignete Software-Produkte decken formale und technologische Aspekte der gesetzeskonformen Langzeitdatenaufbewahrung, wie zum Beispiel die Zugriffskontrolle und Schutz der Daten vor Manipulationen, ab. Auch die Datenkonsistenz, die den Erfolg einer Prüfung maßgeblich ausmacht, stellen Software-Produkte automatisch sicher.

Stefan Utzinger ist verantwortlich für Marketing und ­Technologie bei der Mount10 Software AG.