Mit Sicherheit Kundenfreundlich. Die KarstadtQuelle Versicherungen mit Sitz in Nürnberg sind mit über zwei Millionen Kunden der meistgewählte deutsche Direktversicherer.

Mit Sicherheit Kundenfreundlich

Seit 2002 ist das Unternehmen Teil der ERGO-Gruppe. Der Dialog mit Kunden erfolgt hauptsächlich über Mailings und Telefon, wobei der Direktversicherer auf Vertreter und ein eigenes Filialnetz verzichtet. Gerade deshalb sind individuell gestaltete Anschreiben und Angebote besonders wichtig, um die Kunden gezielt anzusprechen. Dabei wickelt der Versicherer alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten von der Angebotserstellung über den Druck bis zum Versand im eigenen Unternehmen ab.
Die wachsende Zahl an Neukunden bei dem Versicherungsunternehmen hatte zur Folge, dass das Druckaufkommen für personalisierte Angebote zunehmend stieg. »Pro Monat erzeugen wir etwa 60 000 Angebote, die insgesamt bis zu 300000 Seiten umfassen«, berichtet Wolfgang Jakob, Leiter Anwendungsentwicklung, Datawarehouse, MIS, CTV bei KarstadtQuelle Versicherungen. »Dieses Volumen konnte unser Drucksystem nicht mehr in der geforderten Qualität bewältigen«, betont der IT-Verantwortliche.
Hinzu kam, dass sich die Pflege der hinterlegten Angebotstexte sehr aufwändig gestaltete. Da im Altsystem kein grafisches Frontend integriert war, konnten die Formatierungen in den unterschiedlichen Texten nicht angezeigt werden. Stattdessen mussten die Textadministratoren erst Probeausdrucke erstellen, um beispielsweise das Layout eines neuen Versicherungsangebots zu überprüfen. Der Zeitaufwand hierfür war enorm. Zudem stiegen die Kosten für Material und Arbeitszeit zunehmend an.

Personalisierte Angebote
Auf der Suche nach einer Lösung für dieses Problem stieß KarstadtQuelle Versicherungen auf die Dokumenten-Erstellungs-Software Modus des IT-Dienstleisters TDS. Ein idealer Zeitpunkt für die Implementierung der Lösung ergab sich, als das Unternehmen ein neues System zur Angebotserstellung einführte. Dadurch konnte der Versicherer sämtliche Funktionen des neuen Systems, wie beispielsweise wiederverwendbare Textbausteine, nutzen.
Die Lösung überträgt Daten aus dem Angebotssystem in individuelle Korrespondenzunterlagen und optimiert anschließend die Druckdaten für eine Weiterverarbeitung.
Die individuellen Angebote werden in eine Druckdatei überführt und an den Drucker gesendet. »Besonders praktisch ist, dass das DMS die Daten so aufbereitet, dass alle gedruckten Unterlagen sortiert und versandfertig ausgegeben werden«, meint Jakob. »Auch wenn wir unterschiedliche Angebote an einem Tag aussenden, erhält der Versicherte nur ein Kuvert. Das schätzen unsere Kunden ganz besonders ? und es reduziert zusätzlich Porto- und Materialkosten«.
Im Gegensatz zum alten System können die Textadministratoren jetzt Dokumentvorlagen einfach gestalten und pflegen. Dabei arbeiten die Mitarbeiter nach wie vor in ihrer gewohnten Word-Umgebung. Die benötigten Textbau-steine fügen sie mittels Drag and Drop in einem Masterdokument zusammen, das im Unternehmens-Layout gestaltet. Die Angebotsschreiben entsprechen so immer exakt dem Corporate Design des Unternehmens.

Output optimiert
Nach der erfolgreichen Implementierung des Systems ging KarstadtQuelle Versicherungen zu den Feinheiten über. Um beispielsweise die Verarbeitungsleistung des Druckoutputs zu optimieren, erweiterte das Unternehmen den Plattenplatz der ODIN (Open Document Interface)-Server. Zudem kommt jetzt ein Mail-Check-System zum Einsatz, das prüft, ob die über ODIN erzeugten Druckstapel auch tatsächlich am Xerox-Drucker ankommen und fehlerfrei gedruckt werden.
Aufgrund der guten Erfahrungen, die der Versicherer mit der Dokumenten-Erstellungs-Lösung gemacht hat, plant das Unternehmen momentan die Umstellung des Bestandsdrucksystems ebenfalls auf Modus. Regina Glaser ist freie Journalistin in Aschaffenburg