Scannen und signieren kombinieren
Sie sichern nicht nur die Beweiskraft elektronischer Dokumente. Elektronische Signaturen können auch dazu beitragen, Arbeitsabläufe in Firmen sicherer und effizienter zu gestalten. Trotzdem schrecken noch viele Unternehmen vor ihrem Einsatz zurück. Ein klar definierter Etappenplan kann hier Abhilfe schaffen.
»Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt«, stellte der chinesische Philosoph Lao Tse vor 2.400 Jahren fest. Und auch in der IT gilt: der erste Schritt ist oft der Schwerste. Die durchgängige Einbindung digitaler Signaturen in die Geschäftsprozesse ist hierfür ein Musterbeispiel. Obwohl ein »Traumziel«, das dazu beiträgt, Arbeitsabläufe sicherer und effizienter zu machen, schrecken viele Unternehmen davor zurück, sich auf den Weg zu machen.
Eine vernünftige Routenplanung mit klar definierten Teilstrecken schafft Abhilfe. Das erste Etappenziel sollte im Bereich Dokumentenerfassung und Dokumentenarchivierung liegen. Dort erhöht der Einsatz elektronischer Signaturen den Beweiswert von Dokumenten, indem eine Übereinstimmung des elektronischen Abbildes mit dem papiergebundenen Original nach der Digitalisierung gesetzeskonform nachgewiesen werden kann. Aktuelle Lösungen wie Crosscap Professional integrieren Scan- und Signatur-Funktionalitäten in einem Produkt. Dadurch werden beide Abläufe – Digitalisieren und Signieren – kombiniert, das Resultat ist ein durchgängiger und sicherer Workflow. Gleichzeitig sind diese Software-Lösungen erstmals distributionsfähig, das heißt, sind nicht an einen bestimmten Scanner-Hersteller gebunden, sondern Plattform-unabhängig.
Die Integration von Signaturfunktionen (gemäß dem Signaturgesetz (SigG)) in die Erfassungssoftware gewährleistet die Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen im Massenbelegverfahren unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein technologischer (Fort)Schritt, der Brücken baut und neue Wege aufzeigt.
