Schwierige Auswahl (Fortsetzung)

Strukturierte Auswahl
Wenn sich ein Handelsunternehmen dafür entscheidet, seine Prozesse mit Hilfe von Standardsoftware effektiver zu gestalten, stellt sich die Frage nach dem richtigen Vorgehen bei der Auswahl. Ein objektives und angesichts der Komplexität der im Handel vorliegenden Anforderungen wie auch der angebotenen Lösungen geeignetes Verfahren bietet hier der Software-Auswahlprozess anhand von klaren Kriterienkatalogen.
An dessen Anfang steht die Erstellung eines Lastenheftes mit funktionalen und technischen Anforderungen, die auf der Basis einer Prozess- und Anforderungsanalyse im Unternehmen erarbeitet werden. Im Rahmen der Soll-Prozesskonzeption und der Einführung von Handelssoftware sollten auch branchenspezifische Best-Practice-Empfehlungen berücksichtigt werden. Beispielhaft sind hier die Prozessempfehlungen der GS1 im Rahmen der ECR-Initiative zu nennen.
Darüber hinaus werden im Lastenheft Anforderungen an die notwendigen Kompetenzen und Dienstleistungen des Softwareanbieters festgelegt. Anschließend erfolgt eine Marktrecherche, in deren Rahmen anhand von Check-Listen, die möglichst alle relevanten Kriterien zur Technologie und Funktionalität der gewünschten Lösung enthalten, die am Markt angebotenen Produkte mit dem Anforderungsprofil abgeglichen werden. Ergebnis dieses Schrittes sollte eine erste Eingrenzung der in Frage kommenden Produkte sein, auf deren Basis nun eine Ausschreibung folgt. Aus deren Rückläufern kann dann, basierend auf den Kostenschätzungen und Realisierungsvorschlägen der Anbieter, eine Vorauswahl getroffen werden.
Die Endauswahl erfolgt aus den verbliebenen Kandidaten. Mithilfe von zuvor festgelegten Testfahrplänen wird die Vergleichbarkeit der dann folgenden Anbieterpräsentationen im Rahmen von Workshops festgelegt. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten auch die Fachabteilungen in den Entscheidungsprozess involviert werden. Die anschließende Auswertung sollte auch eine Nutzwertanalyse der angebotenen Lösungen beinhalten. Vor der finalen Entscheidung sollten nach Möglichkeit auf der Basis von Checklisten Referenzbesuche bei vergleichbaren Unternehmen durchgeführt werden.