Sparen mit Outsourcing

Vielen Entscheidern in den Behörden sind die Vorteile von Outsourcing wie die Entlastung der öffentlichen Haushalte und der bessere Bürgerservice durchaus bewusst. Dennoch müssen sie im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen bei ihren Auslagerungsplänen zahlreiche Barrieren überwinden. Grundsätzlich be­darf eine Maßnahme wie das komplette oder teilweise Auslagern der IT der Zustimmung von Verwaltung und Politik. Doch oft stehen in unserem förderalistischen System bei solchen Entscheidungen nicht allein Sachfragen im Vordergrund. Beispielsweise besagt die Gesetzgebung einiger Bundesländer, dass die zentrale Bereitstellung der Beschaffungshoheit der Fachressorts widerspricht. Auch in der Verwaltung selbst gibt es häufig Widerstände, denn zentrale IT-Stabstellen oder CIO-Organisationen in der öffentlichen Verwaltung sind eher selten.

Hoher Kostendruck
Trotzdem bewegt sich durch Verwaltungsmodernisierung und anhaltenden Kostendruck in vielen Kommunen etwas: Einer Studie zufolge, die das Fraunhofer-Institut und Accenture durchgeführt haben, lagert bereits jede zehnte Behörde in Deutschland IT-Aufgaben aus. 68 von 100 befragten Entscheidungsträgern der öffentlichen Hand haben bereits Outsourcing-Projekte realisiert. Weitere 25 Prozent planen die Vergabe von Outsourcing-Projekten. Auch der Branchenverband Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Te­le­kommu­nika­tion und neue Medien) sieht das Auslagern von IT-Aufgaben als Chance für die Verwaltungen. Dabei spielt die Wahl des richtigen Partners eine wichtige Rolle. Denn ob eine Outsourcing-Partnerschaft er­folgreich verläuft, entscheidet sich häufig schon gleich zu Beginn, nämlich beim Festlegen der Outsourcing-Strategie. Daher ist es essentiell, mit Hilfe von erfahrenen Prozessberatern das optimale Geschäftsmodell zu identifizieren und mögliche Rationalisierungspotenziale zu ermitteln. Je nach Größe der Gebietskörperschaft und dem jeweiligen politischen Um­feld kann es mal sinnvoll sein, die Prozessopti­mierungen selbst zu be­trei­ben und nachrangig über Teilprivatisierungen nachzudenken, mal bietet sich ein Komplett-Outsourcing an. Dazwischen gibt es zahlreiche Abstufungen wie etwa Applikationsmanagement, das Auslagern einzelner IT-Aufgaben oder ganzer Prozesse. Wichtig ist, dass beide Partner frühzeitig alle Faktoren abwägen, um das richtige Geschäftsmodell zu finden. Bei dieser Sourcing-Diskussion ist das umfassende Prozesswissen der Behördenmitarbeiter ebenso ausschlaggebend wie die IT- und Branchenkompetenz des Dienstleisters. Zudem empfiehlt es sich, mit Hilfe einer praxiserprobten Methodik die Verwaltungsprozesse flexibel abzubilden und zu automatisieren sowie bestehende Anwendungen und Services zu integrieren. Interessenvertretungen und Verbände aus Industrie und dem öffentlichen Sektor liefern Anregungen dafür, wie Outsourcing-Verträge zu gestalten sind und welche Voraussetzungen Outsourcing erfordert – etwa für eine Gesetzgebung, die öffentlich-private Partnerschaften, so genannte Public Private Partnerships (PPP), fördert. So kann beispielsweise Siemens Business Services als IT-Dienstleister in PPPs und Betriebsstättenlösungen Besitzstandsregelungen für übernommene Mitarbeiter der öffentlichen Hand vollumfänglich und somit »Verdi-konform« abbilden. Solche PPP-Projekte zeichnen sich aus durch eine langfristige vertragliche Zusammenarbeit, eine sachgerechte Risikoverteilung sowie umfassende Verantwortlichkeiten auf privater Seite. Ein zusätzlicher Vorteil: Der private Outsourcing-Partner finanziert die IuK-Infrastruktur häufig vor und belastet damit nicht die öffentliche Kasse. Darüber hinaus übernimmt ein erfahrener, Großprojekte gewohnter Outsourcer durchaus bei Bedarf den gesamten Personalprozess.

Kernthema Sicherheit
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Sicherheit. Die Bürger erwarten vom Staat die höchste Vertraulichkeitsstufe beim Umgang mit ihren Daten. Sie sollen mindestens so sicher sein wie im verschlossenen Aktenschrank. Die Daten, die für hoheitliche Aufgaben wie Polizei, Fiskus, Verteidigung und Rechtssprechung gebraucht werden, dürfen keinen Risiken ausgesetzt sein. Ebenso muss die Integrität von Verwaltungsdaten wie Bescheiden oder Melderegistern unter allen Um­ständen gewahrt bleiben. Das muss auch dann gelten, wenn Daten an Dritte, wie etwa einen Outsourcing-Partner, weitergegeben werden. Daher gilt es, sicherheitsrelevante Prozesse in die verbleibenden IT-Betriebsprozesse des Auftraggebers zu integrieren. Neben der Übernahme von operativen Tätigkeiten muss der Dienstleister auch Krisensituationen mit entsprechend vorbereiteten Eskalationsprozeduren managen können. Denn häufig werden Prozesse verlagert, bei denen ein hohes Informationssicherheitsrisiko besteht. Das frühzeitige Einbinden von Sicherheitsexperten auf beiden Seiten sorgt dafür, dass die Risiken von Anfang an klar definiert und ausreichend be­rücksichtigt werden. Die Erfahrung zeigt, dass bei Outsourcing-Vorhaben die Behörden nach einer detaillierten Risikoanalyse bereit sind, anhand deren Ergebnisse ihre Ab­läufe zu überdenken. Dies ist ein wichtiger Schritt, bisher unerkannte Schwachstellen zu beheben und somit das Sicherheitsniveau zu erhöhen. Besonders erfolgreich sind Ansätze, bei denen eine Risikoanalyse ausgehend von den Geschäftsprozessen der öffentlichen Institution durchgeführt wird. Ein realistischer Überblick ist sowohl für den Auftraggeber als auch für den Dienstleister von Interesse: Nur so können Outsourcing-Partnerschaften langfristig erfolgreich sein. Die Verantwortung für IT-Sicherheit kann in den Behörden auch durch Outsourcing nicht komplett delegiert werden. Dennoch ist es möglich – je nach gewähltem Betreibermodell – einen Teil der Risiken an einen externen Dienstleister zu übertragen. Die Bandbreite an Outsourcing-Modellen ist groß: Beim reinen Outtasking werden lediglich einzelne Tätigkeiten einer Prozesskette übertragen. Hier beschränkt sich die Verantwortung des Auftragnehmers auf das Qualitätsmanagement – in der Regel ein etabliertes Reporting mit Stichprobenkontrolle der Arbeitsergebnisse. Dies erfolgt typischerweise durch die Fachabteilung des Auftraggebers, bei der die ausgegliederten Tätigkeiten angesiedelt sind. Beim Business Process Outsourcing (BPO), der weitreichendsten Outsourcing-Variante, steigt mit der »Fertigungstiefe« der ausgelagerten Prozesse auch die Verantwortung des Dienstleisters. Doch auch hier gilt: Die grundsätzliche Verantwortung trägt letztendlich der Auftraggeber. Zwischen diesen beiden Modellen liegt eine Vielzahl von Variationen. Ein erfolgreicher Dienstleister für IT-Outsourcing im öffentlichen Be-reich sollte so ausgerichtet sein, dass die Behörden in jeder Ausgangssituation unterstützt werden können. Von der Beratung über die Planung und Implementierung bis hin zum Be­trieb sollte der Dienstleister einzelne Aufgaben oder auch die komplette Informationstechnologie übernehmen können. Im effektiven Rechenzentrumsbetrieb liegt ein enormes Einsparpotenzial, fließen doch schätzungsweise 70 bis 75 Prozent aller IT-Ausgaben in die Verwaltung und Pflege der Anwendungen.

Strategische Dimension nicht verkennen
Bei allem Druck in den Behörden, über IT-Outsourcing Kosten einsparen zu müssen, sollte die strategische Dimension dieser Entscheidung nicht unterschätzt werden. Was bei der IT-Auslagerung neben lukrativen Kos­ten­einsparungen zählt, ist eine über Jahre stabile, innovative und vertrauensvolle Partnerschaft. Es empfiehlt sich daher, auf Referenzen des Anbieters zu achten, die genau diese Qualitäten untermauern. Zumal auch die Größenordnung der Kosteneinsparungen letztlich von der Stabilität und den Innovationsmöglichkeiten der Partnerschaft abhängt. Wichtig ist, dass beide Partner frühzeitig alle Faktoren abwägen, um das richtige Geschäftsmodell zu finden. Bei dieser Sourcing-Diskussion ist das umfassende Prozesswissen der Behördenmitarbeiter ebenso wichtig wie die IT- und Branchenkompetenz des Dienstleisters. Sarah Meixner ist freie Journalistin in München.