Kalkulierbare Kosten

Das Besondere an der daraufhin geschlossenen Vereinbarung ist, dass die Systemkosten ausschließlich anschluss- beziehungsweise arbeitsplatzbezogen berechnet werden. Im vertraglich vereinbarten Rahmen kann deren Anzahl je nach betrieblichen Erfordernissen in einem gewissen Rahmen erhöht oder reduziert werden. Bezahlt werden müssen nur die Leistungen, die auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Damit gestaltet sich die Kostenentwicklung überschaubar, planbar und kontinuierlich, was sich insbesondere bei Personalreduzierungen sofort kostendämpfend auswirkt. Für die Zwecke der Zwickauer Stadtverwaltung war diese Regelung ideal. Zu dem Lösungsangebot gehört außerdem ein Dienstleistungsvertrag für den Betrieb und die Betreuung der installierten Kommunikationstechnik. Dieser hat eine Laufzeit von 60 Monaten. Er sieht neben allen notwendigen Software-Aktualisierungen und Nachrüstungen während dieser fünf Jahre vor, dass das System permanent auf Störungen überwacht wird. Dieses Monitoring übernimmt ein darauf spezialisiertes Rechenzentrum. Über einen gesicherten Zugang für den Fernzugriff wird das Kommunikationsnetz der Zwickauer Stadtverwaltung von dort aus rund um die Uhr überwacht und gesteuert. Mögliche Fehler lassen sich sofort erkennen und meist auch direkt beheben. Abgerechnet und vergütet werden diese Dienstleistungen mit einem arbeitsplatzbezogenen Port-Preis-Modell. Wie oben schon erwähnt, wird dabei nur das bezahlt, was auch genutzt wird. Zu diesem Zweck stellt Siemens Enterprise Communications drei Modelle bereit, die die Anwendungen und Dienstleistungen jeweils für einen Amtsleiter-, einen mobilen sowie einen Sachbearbeiter-Arbeitsplatz standardisieren. Titus Fanghänel: »Im Rahmen einer Evaluierung hatten wir für jeden Arbeitsplatz in der Stadtverwaltung die jeweiligen Anforderungen an die Telefonie definiert. Auf diese Bedarfsmatrix konnte Siemens mit dem Arbeitsplatzmodell aufsetzen.« Was Systembetreuung und Störungsbearbeitung betrifft, so sind die Behebungszeiten für Probleme im Tagesgeschäft an die Öffnungszeiten der Stadtverwaltung angepasst. Konkret bedeutet dies, dass ein Mitar­beiter eine eventuelle Störung zunächst dem DV-Sachgebiet der Stadtverwaltung mitteilt, die dann entscheidet, ob der Dienstleister in Anspruch genommen werden muss. Ist dies der Fall, so kann sie an fünf ­Tagen der Woche acht Stunden täglich innerhalb der normalen Arbeitszeiten auf den Service zugreifen. Die Reaktionszeit beträgt zwei Stunden. »Damit ist unsere Behörde für den Bürger stets optimal erreichbar«, so Fanghänel. Und er hat bereits viele Ideen, wie sich der telefonische Bürgerservice seiner Stadtverwaltung auf dieser Basis weiter verbessern lässt.

Erny Hildebrandt ist freie Journalistin in Düsseldorf