Übersee im Netz

Übersee im Netz Ein neues Antragsmanagementsystem stellt der Seeschifffahrt flexibel, schnell und elektronisch Dienste zur Verfügung.

Im Rahmen seiner E-Government-Initiative hat sich der Bund verpflichtet, alle internetfähigen Dienstleistungen der Bun­desverwaltung online be­reit­ zu stellen. Dieses Ziel hat sich auch das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie, kurz BSH, auf die Fahnen geschrieben. Es versteht sich als der maritime Dienstleister des Bundes. Mehr als 900 Mitarbeiter arbeiten an den beiden Standorten Hamburg und Rostock. Zum Servicespektrum des BSH gehören Dienste für die Seeschifffahrt wie Schiffsvermessung, internationales Seeschifffahrtsregister, Erteilung und Registrierung von Zeugnissen für Seeleute, die Prüfung und Zulassung von Navigations- und Funkausrüstungen, die Vorhersage von Gezeiten, Wasserstand und Fluten, aber auch etwa die Herausgabe von Seekarten und Büchern für die Berufs- und Sportschifffahrt. Nachdem das BSH zusammen mit externen Beratern zunächst Fachkonzepte für die neuen Online-An­tragsverfahren entwickelt und die dazu nötigen Prozesse definiert hatte, musste ein IT-Dienstleister für die Umsetzung, die Programmierung der Antragsmanagementapplikation und für die Einbindung dreier BundOnline-Basiskomponenten gefunden werden. Die Ausschreibung dafür fand Mitte 2005 statt. »Wir hatten drei IT-Dienstleister in das Auswahlverfahren genommen, mit denen wir bereits gute Erfahrung gemacht haben. Unsere Wahl fiel schließlich auf evodion«, berichtet Harry Müller, Beauftragter für das BundOnline-Projekt beim BSH. Mit dem Dienstleister aus Hamburg hatte das BSH bereits bei verschiedenen anderen IT-Projekten erfolgreich zusammengearbeitet.

Antragsmanagement in zwei Phasen
Evodion berät und betreut seit über 20 Jahren zahlreiche namhafte Un­ter­nehmen bei der Entwicklung, Integration und Migration ihrer IT-Landschaft. Am Stammsitz in Hamburg beschäftigt evodion rund 35 Mitarbeiter. Michael Bark, Senior IT-Consultant und Leiter des BSH-Projekts bei evodion, erläutert das Aufgaben­spektrum: »Zunächst war von uns ein DV-technisches Feinkonzept unter Be­rücksichtigung aller fünf Online-Antragsverfahren zu entwickeln. Darüber hinaus sollte evodion die Da­tenbank für das Antragsmanagementsystem (AMS) sowie die Zugriffe darauf programmieren und installieren. Anfangs war das allerdings nur für zwei Pilotantragsverfahren nötig: die Planprüfung und die Bordprüfung.« Beim Antragsverfahren »Planprüfung«, auch »Aufstellung an Bord« genannt, geht es um die Genehmigung von Navigations- und Funkausrüstung, während sich die »Bordprüfung« mit der Abnahme eben dieser Navigations- und Funkausrüstung vor Ort befasst, wenn sie auf dem Schiff schließlich installiert ist. »Bislang waren bei der alten Planprüfung riesige Mengen Papier zu bewältigen, großmaßstäbige Schiffspläne, Dokumente und Urkunden«, berichtet Harry Müller vom BSH. »Der Grund, warum wir uns in der ersten Realisierungsphase auf diese zwei Antragsverfahren beschränkt haben, ist leicht nachzuvollziehen«, fährt Müller fort. »Unsere Pilotprojekte Plan- und Bordprüfung sind für einen kleineren Kreis professioneller Antragsteller relevant, nämlich für Reeder und Werften. Die Online-Antragsverfahren im zweiten Realisierungspaket richten sich an eine noch breitere Zielgruppe.« So kommen in der zweiten Realisierungsphase des Antragsmanagementsystems des BSH noch Online-Anträge unter anderem für Flaggenzertifikat und Sportbootvermessung hinzu.

Elektronische Bearbeitung ohne Medienbrüche
Das mittelfristige Ziel des BSH ist es, all diese Anträge ganz ohne Me­dienbrüche und durchgängig elek­tronisch bearbeiten zu können. »Von einem bestimmten Stichtag an wollen wir alle Anträge, die noch auf dem herkömmlichen Postweg eingehen, einscannen und die Anträge in einem völlig elektronischen Prozess bearbeiten«, erläutert Müller. Wichtige Schritte hin zur Antragsabwicklung ohne Medienbrüche sind schon ge­macht. Das Antragsmanagementsystem, das Evodion realisiert hat, ist in der Lage, die elektronisch ein­gehenden Anträge zu verwalten. Darüber hinaus sorgt es auch für die Back­office-Anbindung. Michael Bark von evodion erklärt dazu: »Das Auftragsmanagementsystem ermöglicht die Sachbearbeitung auf Basis der Antragsdaten in den nachgelagerten Bürokommunikationsumgebungen. Das be­deutet: Geht ein Antrag ein, generiert das Antragsmanagementsystem sofort ein Word-Template zur Bestätigung durch den Sachbearbeiter. Zudem kommuniziert das AMS über Schnittstellen mit dem BSH Informationssystem Schiffe (BISS) und auch mit weiteren Registern. So ist gewährleistet, dass alle relevanten Daten nach Bescheiderstellung in die vorgeschriebenen Register überführt werden können.« Das AMS sorgt zudem dafür, dass alle papiergebunden eingehenden Dokumente über eine Scanstelle den Antragsdaten zugeordnet werden können, und es nimmt die zu den Anträgen eingehenden Zahlungsinformationen auf und leitet sie automatisch an die Bezahlplattform weiter. Das AMS ermittelt regelmäßig die Zahlungseingänge und informiert den Sachbearbeiter, wenn die geforderte Vorkasse erfolgt ist. »Für die Realisierung unseres An-trags­managementsystems waren zwei Mitarbeiter von evodion ständig bei uns vor Ort tätig«, erklärt der Bund-Online-Verantwortliche beim BSH, Harry Müller. »Diese Nähe hat natürlich logistische Vorzüge. Die kurzen Wege haben sich als durchaus vorteilhaft erwiesen. Allgemein kann man sagen, dass evodion mit unserem elektronischen Antragsmanagement eine sehr überzeugende und pragmatische Lösung abgeliefert hat. Und es ist gut vorstellbar, dass wir den zu­nächst fünf Online-Antragsverfahren im Laufe des Jahres 2006 noch vier weitere hinzufügen.« Das Fazit von Harry Müller fällt positiv aus: »Es ist einer der Kerngedanken von Bund Online, durch den Einsatz von Kommunikations- und Informationstechnologien die Verwaltungen modernisieren und ihre Dienstleistungen bürgerfreundlicher anbieten zu können. Das ist beim BSH gelungen.«

Thomas Möller ist freier Journalist in Offenbach