Vom Kostenfaktor zum Humankapital (Fortsetzung)

Flexible Arbeitszeitmodelle als Erfolgsfaktor
Um die Personalressourcen optimal planen zu können und Über- bzw. Unterdeckung möglichst zu vermeiden, sollten sämtliche Rahmenbedingungen wie Tarifbestimmungen, Betriebsvereinbarungen und rechtliche Vorgaben maximal ausgeschöpft werden. Die Einrichtung von Zeitkonten über einen möglichst weitgefassten Zeitraum - bewährt hat sich hierfür ein Jahr - bildet einen geeigneten Rahmen und gibt den nötigen Handlungsspielraum für eine weitgehende Arbeitszeitflexibilisierung. Eine solche Steuerung der Arbeitszeiten muss in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern erfolgen und sollte erlauben, Freizeit- und Urlaubsansprüche oder persönliche Gegebenheiten wie etwa Kinderbetreuung sowie gesundheitliche Erfordernisse mit einzubeziehen. Eine derartige Flexibilität wird auch von den Mitarbeitern geschätzt. Dadurch steigen Motivation und Loyalität der Arbeitnehmer - ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor gerade in serviceorientierten Unternehmen.
Über integrierte Lösungen mit Online-Verfügbarkeit behalten die Personalverantwortlichen die Kontrolle sowie den steten Überblick über geleistete Arbeitsstunden und anfallende Kosten, und können jederzeit auf Basis aktu­ellster Daten agieren.

Operative Einsatzplanung: die Herausforderung
Aufgrund der zahlreichen Parameter wie Qualifikation, tarifliche Regelungen, Personalkosten oder Arbeitszeitkonten, ist die Erstellung eines optimierten Einsatzplans eine außerordentlich komplexe Aufgabe. Deshalb unterscheidet man solche Parameter, die zwingend einzuhalten sind, etwa gesetzliche Ruhezeiten, und solche, die eingehalten werden sollten, beispielsweise Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter. Solche komplexen Personaleinsatzpläne können heutzutage mit Hilfe von Standardsoftware-Lösungen erstellt werden, die Zeitwirtschaft und Einsatzplanung sowie Kennzahlensysteme integrieren. Folgende Informationen sind für die Software relevant:
 - Sollbedarf in Bezug auf die geforderte Qualifikation
 - Ist-Besetzung
 - Warnung bei Regelverletzungen
 - Darstellung der Freizeitansprüche und Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter
 - Aufzeigen der verfügbaren und qualifizierten Mitarbeiter bei Bedarf
 - Abbildung der entstehenden Personalkosten

­Transparenz durch ­Arbeitszeitmanagement
Das Arbeitszeitmanagement bereitet Daten so auf, dass für die künftige Arbeitszeitgestaltung geplant werden kann. Dadurch steht die PEP für permanente Überarbeitung und Optimierung offen. Fallen etwa zu bestimmten Zeiten besonders viele Überstunden an, kann in der Zukunft vorab mit einem erhöhten Mitarbeiterbedarf gerechnet und zusätzliches Personal frühzeitig eingeplant werden. Besonders für die Logistikbranche ist wichtig, dass eine entsprechende Software auch externe Mitarbeiter, etwa von Zeitarbeitsfirmen oder Lieferanten, berücksichtigen kann.
Durch eine enge Verknüpfung mit dem Arbeitszeitmanagement erhalten die Verantwortlichen einen schnellen Überblick über die Konsequenzen ihrer Planung, beispielsweise die Kosten für Überstunden. Wichtige Informationen über Krankmeldungen, geänderte Urlaubsplanungen etc., die ständig in Personalabteilungen und Sekretariaten eingehen, müssen online abgeglichen werden können. Sind sie in unterschiedlichen Systemen abgelegt, laufen die Planer Gefahr, dass sie ihre Schichtpläne auf der Basis veralteter oder unvollständiger Daten erstellen.

Von der Theorie zur ­Praxis: Meyer Werft
Mit besonderen logistischen Herausforderungen hat es die produzierende Industrie zu tun. Wie fortschrittlich hier PPS-Systeme mit Personaleinsatzplanung integriert werden können, zeigt das Beispiel der Meyer Werft, die zu den größten Schiffsbauanlagen der Welt gehört. 1800 Lieferanten, 4600 Kreditoren und rund 45000 Bestellpositionen verdeutlichen die Größenordnung eines Schiffsbauprojektes der Meyer Werft, die rund 2000 eigene Mitarbeiter sowie etwa 5000 zusätzliche Fremdarbeiter einsetzt. 220 Mitarbeiter planen, koordinieren und überwachen die Auftrags- und Personaldisposition. Auf sogenannten Arbeitskarten halten sie nicht nur die genaue Tätigkeitsbeschreibung fest, sondern berechnen auch die exakte Anzahl der dafür vorgesehenen Arbeitsstunden.
Für eine detailliertere Einsatzplanung entschloss sich die Meyer Werft dazu, von der manuellen Version auf eine computergestützte Personaleinsatzplanung umzusteigen. In einer ausführlichen Vorstudie wurde gemeinsam mit dem Münchner Unternehmen Atoss die Ist- und Sollsituation in Bezug auf Arbeitszeitmodelle, Software sowie den wirtschaftlichen Nutzen ermittelt. Dabei wurde schnell deutlich, dass nicht nur pro Arbeitsplatz oder Anlage, sondern auch pro Auftrag disponiert werden muss. Eine Integration mit dem PPS-System war dringend erforderlich.
Das Gesamtstundenvolumen eines Schiffbauprojektes wird genauestens geplant und auf einzelne Bereiche und Kostenstellen gebucht. Jedem Auftrag oder Arbeitsschritt wird nun ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Arbeitsgruppe zugeordnet. Die aufgewendeten Ist-Stunden werden ermittelt und wieder an das Planungssystem übergeben. Daraus lässt sich nach Projektabschluss genau sehen, ob die tatsächlich benötigten Stunden das Gesamtstundenvolumen überschritten haben. Die Software erlaubt der Personaldisposition gleich diejenigen Mitarbeiter einzuteilen, deren Arbeitszeitkonten im Minus sind. Eine Prognosefunktion ermöglicht den langfristigen Blick auf die Arbeitszeitsituation und so einen wirtschaftlicheren Einsatz der Ressource Arbeitszeit. Gerade angesichts der aktuellen politischen Diskussion um Personalkosten kann eine intelligente Personaleinsatzplanung in der unter besonderem Druck stehenden Logistikbranche einen echten Wettbewerbsvorteil bieten.  

Jürgen Wintzen, Director Consulting, ATOSS AG