Handys fit für IP-Telefonie
VoIP-Clients nutzen WLAN und Mobilnetze
Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit VoIP-fähigen Handys ausrüsten, sind geringere Verbindungskosten nur ein Argument zum Einstieg in die mobile IP-Sprachwelt. In der Unternehmenskommunikation lässt sich diese Technik vielmehr nutzen, um Prozesse umzugestalten und die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern. Mobiles VoIP stellt den Mitarbeitern dabei Services auf dem Handy zur Verfügung, die bisher nur am PC und an modernen Tischapparaten zugänglich waren.
Die British Telecom machte es vor und kündigte vor wenigen Wochen an, Großstädte mit
VoIP-Angeboten für Mobiltelefone auszurüsten – Anwender, die bisher Voice over IP am PC eingesetzt
haben, können in Zukunft mit Handys die IP-Telefonie nutzen. Hotspots werden so ausgerüstet, dass
WLAN-fähige Mobiltelefone den VoIP-Service in Anspruch nehmen können. Was hier vor allem
Privatanwender anlockt, sind die im Vergleich zur herkömmlichen Mobiltelefonie geringeren
Gesprächskosten.
Ist die Rede von neuen Entwicklungen und Trends im Bereich der Informations- und
Telekommunikationswelt, dann geht der Blick meist über den großen Teich in die USA. Im Bereich
Mobiltelefonie waren die Europäer den Amerikanern jedoch lange Zeit voraus, und auch in jüngster
Zeit unternehmen die europäischen Anbieter weitere Anstrengungen, neue Techniken und Anwendungen
auf den Markt zu bringen. "Fast zwei Drittel der Telefonate erfolgen in Finnland mittlerweile über
Mobiltelefone – und das treibt die europäischen Anbieter zur Weiterentwicklung der Technologien an"
, berichtet Juha Korsimaa, Senior Development Manager bei Fujitsu Services. "Im Bereich der
Privatanwender hat sich das Handy rasch durchgesetzt, und auch in der Unternehmenstelefonie erobert
der Mobilfunk einen immer größeren Teil vom Kuchen. Wie wichtig der Einsatz von Mobiltelefonen für
die Unternehmenskommunikation ist, das hängt von der jeweiligen Branche ab, aber der Trend ist
unverkennbar." Aus diesem Grund setzen die Entwickler von VoIP-Lösungen zunehmend darauf,
Mobiltelefone in VoIP-basierende Umgebungen zu integrieren, um sie so zu einem vollwertigen
Kommunikationswerkzeug im Unternehmen zu machen.
Bei all den Vorteilen, die der Mobilfunk mit sich bringt, sind die Gesprächsgebühren häufig noch
ein Hemmschuh. Auch wenn in diesem Markt in vielen Ländern ein hoher Wettbewerbsdruck herrscht, so
sind vor allem Telefonate in andere Mobilnetze und ins Ausland für viele Menschen noch ein Anlass,
das Handy nicht zu benutzen. Ein VoIP-Client auf dem Mobiltelefon leistet Abhilfe, denn hierbei
nutzt der Mitarbeiter das Datennetz des Unternehmens und beansprucht nur für einen Teil der Strecke
die Mobilfunknetze. Die Idee des Least-Cost-Routings beruht darauf, für eine möglichst lange
Wegstrecke das IP-Netz des Unternehmens für den Transport des Telefonats zu nutzen. Je
umfangreicher dieses Netz ausgebaut ist, desto stärker sinken die Kosten. Einige globale
ITK-Anbieter stellen zudem ihre weltweiten Netzwerke zur Verfügung, sodass Anwender auch dann den
IP-Weg nutzen können, wenn ihr Unternehmen selbst kein Netzwerk im Ausland vorhält.
Auch wenn UMTS hohe Bandbreiten bereitstellt – es ist nicht notwendig, um VoIP für das
Mobiltelefon einzusetzen. Es genügt, eine Verbindung zu dem Server des Unternehmens herzustellen,
auf dem eine VoIP-Lösung wie die Communications Server Suite von Wicom läuft – und dazu reicht
bereits das kostengünstige GPRS. Die Anwender sind dabei nicht an einen Netzanbieter gebunden,
sondern können jeweils die preiswerteste Variante wählen.
Kosten: ein Argument von vielen
Noch günstiger werden die Handygespräche durch Voice over WLAN (VoWLAN). Das Mobiltelefon wählt
sich mithilfe des VoIP-Clients beispielsweise in das WLAN des Unternehmens ein, und das Telefonat
stellt so eine Anwendung im Netzwerk dar wie beispielsweise E-Mail. Außerhalb des Büros lassen sich
öffentliche Hotspots nutzen, wie sie mittlerweile häufig zu finden sind.
Die Verbindungskosten sind ein Faktor, der einfach per Euro und Cent zu benennen ist – aber die
tatsächlichen Kosteneffekte stecken an einer anderen Stelle. In den Arbeitsabläufen und den
Kommunikationsprozessen schlummern die wahren "Kostenkiller" und machen das Potenzial von mobilem
VoIP erst deutlich. Vor allem am Übergang zwischen den verschiedenen Kommunikationsmitteln gehen
Zeit und Geld verloren. E-Mails, Faxe, Festnetzgespräche sind nur eine Auswahl an möglichen
Kanälen. Darüber einen Überblick zu behalten, ist schon am Schreibtisch nicht einfach, und sobald
Mobilfunk ins Spiel kommt, geraten die Koordination der Kommunikation und das Datenmanagement zur
Herkulesaufgabe.
Hat der Mitarbeiter erst einmal das Büro verlassen, ist er auf seine Kollegen angewiesen. Jeder
hat eine Vorstellung davon, wie oft Kollegen gebeten werden, den Anrufbeantworter auszuschalten,
die Rufumleitung am Tischapparat zu aktivieren oder nachzuschauen, ob ein Fax eingetroffen ist.
Ähnliches gilt für E-Mails, Outlook-Termine und Details von Kundendaten – schnell ist der
Mitarbeiter von diesen Informationen abgeschnitten und kann selbst keine Änderungen vornehmen.
Fernsteuerung für Telefon, Anrufbeantworter, Fax und E-Mail
Mobiltelefone mit einem geeigneten VoIP-Client geben den Mitarbeitern die Möglichkeit,
selbstständig auch von unterwegs aus sämtliche Kommunikationskanäle zu verwalten. Wenn der
VoIP-Server des Unternehmens die entsprechende Software vorhält, lassen sich auch Faxe als E-Mail
auf dem Handy empfangen. Daten aus den verschiedenen Outlook-Anwendungen, Termine und Verzeichnisse
des Unternehmens kann der Anwender ebenso einsehen und aktualisieren – die Daten wandern per TCP/IP
zum VoIP-Server des Unternehmens. Bei einem wichtigen Gespräch kann der Mitarbeiter durch so
genanntes Call Recording das Telefonat auf dem Unternehmensserver aufzeichnen und als E-Mail-Anhang
versenden. Außerdem stehen den Anwendern bei geeigneter VoIP-Serversoftware auch Kundendaten aus
den CRM-Systemen zur Verfügung.
Im Bereich Kundenservice lassen sich beispielsweise auch mobile Mitarbeiter in ein bestehendes
Contact Center integrieren. Ist das Handy Teil der VoIP-Umgebung, so kann sich das Mobiltelefon in
das Contact Center einwählen und wie ein "normales" Telefon am Arbeitsplatz eines
Callcenter-Agenten fungieren. Vor allem bei Experten für Fachfragen, die nicht stets vor Ort sein
können, zeigt sich hier die Flexibilität des VoIP-Clients.
Ende des Rätselratens
Neben den mobilen Anwendern profitieren auch die Kollegen in der Telefonzentrale, sofern diese
Teil der Voice-over-IP-Umgebung ist. Die Mitarbeiter dort können jederzeit den Status der Telefone
abfragen und genau erkennen, welcher Kollege gerade telefoniert, wer das Handy ausgeschaltet hat
oder momentan erreichbar ist – das Rätselraten hat ein Ende. Anwendungen wie ein "Personal
Reachability Service" (PRS) gehen einen Schritt weiter, indem sie verschiedene Profile anbieten,
die frei definierbar sind. So lässt sich im Outlook-Kalender ein Termin – beispielsweise eine
Geschäftsreise – eintragen, der dann mit einer individuellen Weiterleitungsregel verknüpft ist.
Da das Handy wie jedes Notebook, VoIP-Tischtelefon und jeder PC Teil des IP-Netzwerks ist, sind
neben dem Monitoring auch Pflege und Wartung der Mobiltelefone nun Aufgabe der
Unternehmens-IT-Abteilung. Wie bei einem Netzwerkrechner kann der Systemadministrator die Software
von einem zentralen Punkt aus aktualisieren, Daten sichern und im Notfall ein System-Backup
aufspielen.
Mobiltelefone mit einem VoIP-Client in Verbindung mit einem VoIP-Server im Unternehmensnetz sind
nicht der Königsweg für alle Fälle und kein Allheilmittel, denn allein aufgrund der Bildschirmgröße
eignen sich nicht alle Anwendungen und Kommunikationskanäle fürs Handy. Dennoch werden die
Möglichkeiten der mobilen VoIP-Telefonie weiter zunehmen, sobald die Gerätehersteller ihre
Plattformen für Fremdanbieter öffnen. Diese können dann spezifische Anwendungen entwickeln, die
mobiles VoIP noch komfortabler und leistungsfähiger machen.
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