Druckermanagement im Netzwerk
Vom Ausgabegerät zur Drucklösung
Drucker werden immer leistungsfähiger und die Geräte immer günstiger. Dennoch sind es gerade die Kosten, die den Verantwortlichen heute große Probleme bereiten. Immer dringender wird deshalb die Notwendigkeit, den gesamten Print-Bereich innerhalb eines Unternehmens als eine Einheit zu sehen und entsprechende Drucklösungen zu implementieren. Für Hersteller ergeben sich daraus eine Reihe neuer Anforderungen an die Geräte, die sie entwickeln.
Seit klar ist, dass das papierlose Büro bei den Anwendern auf wenig Gegenliebe stößt – mehrere
tausend Jahre Papierkultur lassen sich nicht über Nacht durch den PC ersetzen –, suchen
Verantwortliche nach Lösungen, Druckaufgaben im Unternehmen zu optimieren. Druckmanagementlösungen
wie sie beispielsweise IBM, Hewlett-Packard, Computer Associates und andere anbieten, helfen zwar,
etwas Übersicht zu schaffen, doch sie mildern oft nur die Folgen, ohne die wirklichen Ursachen zu
bekämpfen. Die einzige Möglichkeit, die Druckproblematik innerhalb von Unternehmen wirkungsvoll in
den Griff zu bekommen, besteht darin, die Druckerlandschaft sorgfältig zu planen, wie es bei
Netzwerken schon lange üblich ist.
Vereinheitlichung versus Vielfalt
Die Leistungsfähigkeit moderner Drucker wächst stetig, und die Hersteller integrieren – Beispiel
Multifunktionsgeräte – zunehmend mehr Funktionen in die Systeme. Dennoch erscheint es auch
weiterhin sinnvoll und wirtschaftlich, zwischen zentralen und dezentralen Aufgaben zu
unterscheiden: schnelle Dokumentendrucker für hohe Druckvolumen sowie hochwertige Farblaser an
zentralen Stellen positioniert, praktischerweise in Kombination mit Sortern und der Möglichkeit,
den Ausdruck vertraulicher Dokumente mit Passwort so lange zu verzögern, bis der Anwender den
Druckjob direkt am Gerät freigibt. Am Arbeitsplatz hingegen oder innerhalb einer Abteilung mit
kurzen Wegen eignen sich Multifunktionsgeräte, die drucken, scannen, kopieren und faxen.
Der Unterschied zu früheren Lösungen liegt in einigen entscheidenden Details. So ist es an der
Zeit, die traditionell gewachsene Unterscheidung zwischen Druckern und Kopierern aufzuheben:
Drucker gehörten anfangs in den Bereich IT, Kopierer wurden dem Office-Bereich zugeordnet. Beide
Gerätearten lassen sich künftig in einem gemeinsamen Organisationsbereich "Drucklösungen"
zusammenfassen.
Der zweite wichtige Unterschied: Es darf weder Aufgabe des Arbeitsplatzrechners noch des
Netzwerks sein, den Druckjob aufzubereiten. Das ist Sache des Druckers. Die Tendenz vieler
Druckertreiber, immer mehr Verarbeitungsintelligenz und Funktionalität vom Drucker auszulagern und
selbst zu übernehmen, mag für den Home- und den SOHO-Bereich sinnvoll sein. Im Unternehmen ist dies
eher kontraproduktiv: Hier sind Schnittstellen gefragt, die für möglichst viele unterschiedliche
Geräte identisch sind und so dem Anwender den Wechsel von einem Drucker zum anderen
erleichtern.
Der dritte entscheidende neue Aspekt: Nicht der einzelne Drucker, sondern die gesamte
Drucklandschaft muss verwaltet werden. Die Managementsoftware hat für Transparenz bei
Druckaufkommen, Druckkosten und Verbrauchsmaterialien zu sorgen, sie muss Informationen liefern, wo
sich Aufrüstungen lohnen oder wo sich Geräte einsparen lassen.
Anforderungen an die Drucker
Für kleine und mittlere Unternehmen können Druckerhersteller sicher noch eine Zeit lang
proprietäre Lösungen anbieten, die alle spezifischen Anforderungen an ein effektives
Druckermanagement erfüllen. In großen Unternehmen ist es jedoch schon heute notwendig, das
Druckermanagement losgelöst von den jeweiligen Geräten zu behandeln. In mittleren und kleinen
Unternehmen wird sich dieser Trend ebenfalls verstärken.
Für die Druckerhersteller bedeutet dies, dass sie ihre Geräte intelligenter und flexibler machen
müssen. Die Ansätze dazu sind vielfältig. So verfolgt beispielsweise Konica Minolta dieses Ziel
durch die Entwicklung eines universell verwendbaren Drucker-Controllers ("Emperon"). Andere
Hersteller entwickeln oder bieten ähnliche Konzepte. Der zentrale Gedanke bei einer Technologie wie
Emperon ist die Entwicklung eines leistungsfähigen Controllers, der sich für möglichst viele
unterschiedliche Geräte eignet. Ein solcher Controller kommt heute sowohl in Druckern als auch in
Kopierern zum Einsatz, und dies mit praktisch identischem Drucker-Interface – die Intelligenz
steckt im Controller, nicht im Druckertreiber.
Aufgabe eines derartigen Controllers ist nicht nur die Anbindung an das Netzwerk, er ist
gewissermaßen das Herzstück eines Druckers. Der Controller nimmt das Dokument entgegen, analysiert
die Inhalte, wählt die günstigste Aufbereitung und sorgt für den bestmöglichen Ausdruck. Der
Anwender besitzt zwar die Möglichkeit, direkt in die Verarbeitung einzugreifen, sollte darauf aber
nur für sehr spezielle Druckjobs zurückgreifen müssen und sich in den meisten Fällen auf den
Drucker verlassen können. Ein intelligenter Controller ist auch für die Kommunikation mit einer
Druckermanagementlösung zuständig, nimmt von ihr Steuerungsbefehle entgegen und liefert alle
Informationen, die für ein effektives Management nötig sind.
Flexibel durch Standardisierung
Viele Druckermodelle werden heute noch individuell entwickelt. Damit findet sich in diesen
Geräten letztlich nur das, was als technische Merkmale für das jeweilige Modell vorgesehen ist. Die
geräteübergreifende Standardisierung des Controllers ermöglicht eine großzügigere Grundausstattung:
Jedes Druckermodell verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die nicht in der Aufpreisliste
erscheinen, sondern von Anfang an im Gerät enthalten sind. Zu solchen Standards können
beispielsweise ein Gigabit-Ethernet-Anschluss zählen, eingebautes Color-Management mit
downloadbaren Profilen oder ein integriertes Densitometer (Farbdichtemesser) für die Kalibrierung.
Auch Updates der Software sind damit für alle Drucker gültig und einheitlich verfügbar, die den
gleichen Controller besitzen.
Ist professionelle Funktionalität kostengünstig verfügbar, so erleichtert dies auch die
einheitliche Planung einer Druckerlandschaft, ohne auf Flexibilität verzichten zu müssen. Ein
Beispiel ist die schwerpunktmäßige oder vorläufige Nutzung eines modernen Farblaserdruckers für
reinen Schwarz-Weiß-Druck. Je nach aktueller Einsatzsituation des Geräts im Unternehmen kann es im
Hinblick auf die Verbrauchskosten durchaus sinnvoll sein, die Farbverarbeitung grundsätzlich oder
für bestimmte Benutzer zu deaktivieren. Ändert sich der Bedarf oder kommt das Gerät an anderer
Stelle zum Einsatz, kann von Schwarz-Weiß-Druck jederzeit auf Farbdruck gewechselt werden.
Standardisierungen spielen auch bei Druckern eine zunehmend wichtigere Rolle. Der Wettbewerb
zwischen den einzelnen Herstellern wird sich daher künftig verstärkt darauf konzentrieren, was
hinter den Schnittstellen passiert: Die Weiterentwicklung von Drucker-Controllern,
Drucktechnologien und Druckerkomponenten eröffnet noch ein weites Arbeitsfeld.
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