Der Herr der Akten

IT hat beim Deutschen Bundestag dieselbe Aufgabe wie in Wirtschaftsunternehmen auch: Geschäftsprozesse sollen abgebildet, unterstützt und vereinfacht werden. In Wirtschaftsunternehmen ist es ein Ziel, die papiergebundene Arbeit so weit wie möglich einzuschränken. Doch in manchen Bereichen sind gedruckte Dokumente noch immer eine zwingende Notwendigkeit. Dazu zählen öffentliche Verwaltungen und Gesetzgebungsorgane, unter anderem der Deutsche Bundestag. Hier ist die Herausforderung, die Effizienzpotenziale von IT-gestützten Systemen über den Medienbruch hinweg auch für die papiergebundenen Verfahren in der Verwaltung zu nutzen. Dr. Arnulf Lunze, Leiter der Unterabteilung Informationstechnik beim Deutschen Bundestag: »Der Kern der Abgeordnetentätigkeit besteht aus ständiger Informationsverarbeitung und deshalb wollen wir diese Informationen möglichst schnell und komfortabel zur Verfügung stellen.« Dies gelingt durch den Einsatz von webbasierten IT-Lösungen. Mit dem »System zur integrierten Vorgangsverfolgung und Steuerung«, kurz »SysiVuS«, wurde eine Vielzahl von parallel existierenden Verfahren und Teillösungen in eine breit akzeptierte Gesamtlösung überführt. »Mit diesem webbasierten System vereinfacht die IT die parlamentarische Arbeit«, erklärt Lunze. »Für die Umsetzung der Lösung haben wir Computacenter gewählt, da sie unsere Anforderungen verstehen und uns bestens unterstützen.« Die Arbeitsweise des Deutschen Bundestages und damit auch die im IT-System abzubildenden Prozesse sind durch gesetzliche Vorgaben geregelt. Bei der Entwicklung von SysiVuS war dementsprechend die entscheidende Frage, was auf deren Grundlage tatsächlich umsetzbar ist, nicht, was technisch möglich wäre. Zunächst galt es die zahlreichen Insellösungen des Deutschen Bundestages zu konsolidieren und auf eine zentrale Plattform zu migrieren. Dies betraf circa 25 spezi­fische Microsoft-Accessdatenbanken der jeweiligen Parlamentsausschüsse sowie eine Oracle-Forms-Anwendung des Parlamentssekretariats. Im Verlauf der Zusammenarbeit wuchsen und veränderten sich die Anforderungen aus dem Deutschen Bundestag, sodass SysiVuS stetig weiterentwickelt wurde. Ziel war es, eine zentrale Anwendung zu schaffen, die der Abbildung parlamentarischer Prozesse dient. Dabei ging es nicht darum, ein Dokumentenmanagementsystem zu installieren. Es sollte vielmehr möglich sein, die Metadaten über diese parlamentarischen Abläufe festzuhalten und zu aktualisieren, um Geschäftsabläufe effizienter zu ge­stalten.