Die Welt ist unser Campus

Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden wissen, wie wichtig die Zusammenarbeit ist. In Universitäten mischen sich interessante Klassenraum- oder Hörsaalaktivitäten mit Remote-Beteiligungen. Wissenschaftler gruppieren sich mit über den Globus verteilten Assistenten und Mitarbeitern. Virtuelle Forschungszentren entstehen, wo sich Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen diegleichen gemeinsamen Daten und einen Ressourcen-Pool teilen. Nach vorn schauende Unternehmen nutzen Web-Conferencing, um die Mitarbeiterinteraktionen anzuregen, dabei aber die Betriebskosten zu senken. Web-Conferencing-Applikationen sind reif und enthalten Features von Audio- und Video-Unterstützung bis Instant-Messaging und Polling.

Mehr als 40 Produkte unterstützen die synchrone, auf Web-Technik basierende Zusammenarbeit für mehrere Gruppen, aber nur wenige Angebote genügen den Anforderungen, die ein Einsatz auf dem Universitäts-Campus stellt. Zu diesen gehören: Unterstützung verteilter Gruppenarbeit und virtueller Teams, zusammenarbeitende Lehr- und Lernkonfigurationen sowie die Fähigkeit, verteilte Seminare, Besprechungen, virtuelle Labs und andere Aktivitäten durchzuführen.

Ähnlich und doch unterschiedlich
Die meisten Web-Conferencing-Produkte sind einander sehr ähnlich: Eine Server-Applikation hostet die Client-Software, und individuelle Benutzer können sich von fast überall aus mit dem Server verbinden. Das setzt natürlich geeignete Internet-Connectivity und PCs mit Web-Kameras, Mikrofonen, Lautsprechern oder Headsets voraus. Fast alle Applikationen funktionieren so: Meldet sich ein Benutzer bei der Server-Web-Site an, sieht er einen täglichen Meeting-Plan. Mit einem Klick auf einen Link gelangt er in die gewünschte Sitzung.

Die Cross-Platform-Funktionalität der Produkte ist jedoch sehr unterschiedlich. Sie geht von Windows-only bis zur vollständigen Unterstützung von Windows, Mac, Linux und Solaris. Clients reichen von einfachen Java- und Flash-Downloads zu vollständigen Client-Installationen. Einige Produkte bieten auch abgespeckte Versionen ihrer Schnittstellen für den Einsatz in Umgebungen, wo die Benutzer keine Software installieren können. Die meisten Hersteller haben sich für modulare Schnittstellen mit Komponenten für Text-Chats, Sitzungsinhalte, Teilnehmerinformationen, Teilnehmerinteraktionen und Video entschieden.

Viele Pakete bieten zu viele Optionen für das Meeting-Setup, womit der Prozess schwieriger wird, als er sein sollte. Feinkörnigkeit ist wichtig, damit jeder die Optionen versteht, aber Benutzer sollten nicht mit Optionen überflutet werden. Aber einige Applikationen offerieren auch vereinfachte Meeting-Optionen. Begrüßenswert sind Produkte, bei denen der Administrator nicht schon beim Meeting-Setup entscheiden muss, ob eine Sitzung aufgezeichnet werden soll oder gar welche Moderatoren oder Teilnehmer kommen werden – gut, wenn sich solche Entscheidungen während der Sitzung treffen lassen.

Die Administration von Meetings und Meeting-Inhalt ist wichtig für die effiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen. Flexible Management-Schnittstellen sind gefragt, die unter anderem erlauben, früher erzeugte Inhalte vorzuladen. Je mehr Autorenwerkzeuge für die Erzeugung von Sitzungsinhalten ein Produkt unterstützt, desto besser. Anpassbare URLs und die Unterstützung mehrerer Sprachen sind sicher willkommen.

Meetings brauchen Menschen
Sobald ein Meeting erzeugt ist, braucht es Teilnehmer – solche, die automatisch registriert werden, beispielsweise Menschen, die sich für einen bestimmten Kurs angemeldet haben, und solche, die regulär eingeladen werden, beispielsweise Teams oder Forschungsgruppen. Wichtig ist außerdem, Einladungen senden oder Sitzungen der Öffentlichkeit verfügbar machen zu können. Das erste Ziel lässt sich durch LDAP-Integration erreichen, aber es sollten auch Gruppen für Einladungen erzeugt und Links auf einer Web-Site platziert werden können.

Um Teilnehmer in ein Meeting zu bekommen, braucht es bei fast allen Produkten lediglich einen Klick auf einen Link. Die Software sollte daraufhin die neuen Teilnehmer auf Clients prüfen und, falls notwendig, das erforderliche Applet laden.

Jeder kennt Konferenzschaltungen, in denen einige Teilnehmer kaum zu hören sind. Es ist eine Aufgabe der Web-Conferencing-Software, sich um solche Probleme zu kümmern. Dazu sollte die Software beispielsweise einen Audio-Tuning-Assistenten zur Verfügung stellen, den sie nach dem erstmaligen Laden der Benutzerschnittstelle möglichst automatisch lädt.

Was wichtig ist
Auf Grundlage der Ergebnisse einer Anwenderbefragung und eigener Erfahrung mit verteilter Collaboration-Software lassen sich 15 Dinge identifizieren, die Web-Conferencing-Produkte enthalten sollten: VoIP, Video, Teilnehmerrollen, Teilnehmerinteraktivität, verschiedene Sitzungsinhalt-Optionen, Live-Applikations-Sharing, Aufzeichnungs- und Archivierungsfähigkeiten, Breakout-Räume, Bandbreiten-Management, Zugriff, Sicherheit, Integration, Sitzungs-Management, Anpassbarkeit und Support sowie Cross-Platform-Funktionalität. Diese Punkte lassen sich einteilen in Benutzer- und Management-orientierte Funktionalität.

Benutzer-orientierte Funktionalität
VoIP: VoIP ist wichtig, weil ferne Benutzer zur Teilnahme bewegt, aber Reisekosten nicht durch Ferngesprächsgebühren ersetzt werden sollen.

Wie viele Teilnehmer können simultan sprechen? Mehrere Sprachströme zu verwalten, ist für die Applikation kompliziert und belastet sowohl den Prozessor als auch die Bandbreite. Die meisten Web-Conferencing-Applikationen besitzen dieses Feature, aber die wenigsten können es gut genug.

Video-over-IP: Video fügt geographisch verteilter Zusammenarbeit eine wichtige soziale Dimension hinzu. Viele Web-Conferencing-Profis sehen Video als essenzielle, häufig aber nur unzureichend genutzte Komponente.

Interaktivität: In einer geographisch verteilten Installation ist es extrem wichtig, einen hohen Grad von Interaktivität – Text-Chat, Polling – zwischen den Teilnehmern zu pflegen.

Verschiedene Sitzungsinhalte: Wichtig für den Lernprozess ist die Möglichkeit, verschiedene Inhaltstypen in eine Sitzung zu bringen, beispielsweise Powerpoint-Slides, Word- und Excel-Dokumente.

Applikations-Sharing: Applikationen in einer Web-Konferenz sehen und manipulieren zu können ist kritisch.

Aufzeichnung und Archivierung: Bei der Aufzeichnung sind folgende Fragen zu stellen: Wie einfach ist es, die Aufzeichnung zu starten, zu stoppen und anzuhalten? Was wird aufgezeichnet? Wie einfach ist die Wiedergabe? Welche Wiedergabeoptionen stehen zur Verfügung?

Breakout-Räume: Bei vielen Web-Konferenzen ist es notwendig, eine größere Teilnehmergruppe in mehrere kleine Teams zu unterteilen. Dabei helfen so genannte Breakout-Räume, die in dem großen Diskussionsraum eingebaut sind.

Management-orientierte Funktionalität
Rollenunterscheidung und Sitzungssteuerung: In Universitätsinstallationen ist es wichtig, Studenten- und Dozentenrollen zu unterscheiden. Professoren benötigen die Fähigkeit, ihre virtuellen Hörsäle in Ordnung zu halten. Mit einigen Programmen können Moderatoren die Sprechfähigkeiten der Teilnehmer steuern und unerwünschte oder flegelhafte Teilnehmer sogar aus der Web-Konferenz hinauswerfen.

Bandbreiten-Management und Zugriffsmöglichkeiten: Universitäten versuchen, alle ihre Dienste der größtmöglichen Benutzerzahl zur Verfügung zu stellen. Zu diesen Benutzern gehören auch Fern-Studenten, die über nur geringe Bandbreite verfügen. Die Web-Conferencing-Software sollte also auch Benutzer unterstützen, die sich über langsame Wählverbindungen anschließen.

Die Installation von Software, die den universellen Zugriff nicht erleichtert, kann dazu führen, dass nicht alle Studenten den gleichen Zugriff haben. Universitäten müssen gewährleisten, dass ihre Programme und Dienste auch Personen mit Behinderungen zur Verfügung stehen.

Sicherheit: Die Produkte sollten zumindest SSL, Benutzerpasswörter und durch Passwort geschützte Server unterstützen und möglichst Verschlüsselung nutzen.

Anpassungsfähigkeit und Support: In-House-Optionen sollten eine Art von Schnittstellenanpassung und Programmierschnittstellen bieten. Gute Entwickleroptionen und SDKs sind Pluspunkte.

Wer internationale Märkte bedient, wird wünschen, seine Web-Konferenz-Applikation an mehrere Sprachen anpassen zu können.

Cross-Platform-Funktionalität: Windows dominiert zwar Unternehmensinstallationen, aber auf dem Universitäts-Campus sind Betriebssysteme wie Mac-OS und Linux sehr gebräuchlich.

Die Browser-Kompatibilität ist eine weitere Einschränkung für einige Applikationen. Die meisten Programme arbeiten mit fast jedem Browser zusammen, aber es gibt einige, die nur mit Microsoft-Internet-Explorer oder Netscape-Navigator funktionieren.
dj@networkcomputing.de