Ein Portal für Daten und Dienste

Ein offenes Ohr für die Bedürfnisse der Mitarbeiter bewies das Unternehmen HUK Coburg mit der Einführung eines neuen Portals. Denn die Angestellten des Versicherungskonzerns hatten einige Verbesserungsvorschläge zur internen Kommunikation: eine einzige Informationsquelle für alle Neuigkeiten und Geschehnisse, ein einheitlicher Zugang zu allen Fach- und Produktinformationen ? das wünschten sich die meisten. »Unser Ziel war es, unsere Mitarbeiter mit einer IT-Lösung auszustatten, die ihnen einen zentralen, aber auf ihren Bedarf zugeschnittenen Zugriff auf Dienste und Informationen bietet«, erklärt Dr. Michael Reif, Leiter des Portalprojekts bei HUK Coburg. Zusammen mit dem IT-Dienstleister Edicos Websolutions aus München galt es, ein Software-System zu entwerfen und zu realisieren, das den Mitarbeitern der Versicherungsgruppe personalisierten Zugriff auf einen unternehmensweiten elektronischen Informationspool bietet. Der Dienstleister unterstützte das Anwenderunternehmen bei der Fachkonzeption, der Umsetzung und der Live-Schaltung. Neben umfassenden Service- und Fachinformationen sollte das Portal einen Bereich mit Self Services anbieten, in dem Mitarbeiter für unterschiedliche Verwaltungsprozesse Unterstützung finden.

Breite Akzeptanz
In der Vergangenheit verlief die Beschaffung von Information nach dem klassischen Muster: papierbasiert, per E-Mail oder über ein einfach gestaltetes Intranet mit eingestellter Browser-Startseite ? alles mit beträchtlichem Aufwand verbunden. Als interne Wissensplattform konnte die Versicherungsgruppe lediglich ein hostbasiertes System für die interne Kommunikation und Information vorweisen, das im Zuge des Projekts abgeschafft werden sollte. Im Intranet nutzte das Unternehmen eine Site mit einigen allgemeinen Informationen sowie einer Sammlung mit internen und externen Links. Diese Site, entwickelt in der IT-Abteilung, stellte vorwiegend textuelle Inhalte dar, grafische Elemente waren nicht vorgesehen. Ein hoher Pflege- und Betriebsaufwand der verschiedenen Systeme, die geringe Ausfallsicherheit sowie die unstrukturierten und heterogenen Inhalte ohne ein einheitliches Design waren die wesentlichen Defizite. Auch die Medienbrüche, Fehleranfälligkeit sowie eine uneinheitliche Benutzerverwaltung sprachen dafür, ein zentrales Informationsportal aufzubauen. Die Schwierigkeit besteht darin, den Anwender mit allen notwendigen und aktuellen Informationen zu versorgen und dennoch Informationsüberflutung zu vermeiden. »Ein Informationsportal darf kein reines Technik-Projekt sein. Passende fachliche Konzepte und eine klare Kommunikationsstrategie sind Voraussetzung für die spätere Benutzerakzeptanz und damit ein maßgeblicher Erfolgsfaktor«, erklärt Reif. Zu den Nutzern des neuen Portals zählen heute knapp 8000 HUK-Angestellte an rund vierzig Standorten sowie zirka 10000 Mitarbeiter in selbstständigen Kundendienstbüros. »Eine Herausforderung war es, das Portal so zu entwickeln, dass die Anwender in den verschiedenen Abteilungen auf ihre personalisierten Fachsichten zugreifen können ? und das mit kurzen Reaktionszeiten«, erklärt Stefan Thomé, Managing Director bei Edicos. Ein erster Zugriff dauert mit Anmeldung inklusive Aufbau der personalisierten Navigation und der Fachsichten weniger als eineinhalb Sekunden, alle weiteren Zugriffe im Schnitt unter einer Sekunde. »Durch den schnellen Seitenaufbau und die automatische Anmeldung am Portal steigt die Akzeptanz beim Nutzer enorm«, weiß der Portal-Spezialist.