Mobilisierter Workflow

Auch wenn der Waagenhersteller Mettler-Toledo Präzisionsprodukte mit modernster Technik zum Beispiel für Labore herstellt, hatten 300 in Deutschland ansässige Außendienstmitarbeiter für die Auftragsbearbeitung bis vor kurzem nicht mehr als ein paar Formulare und einen Stift zur Verfügung. Uwe Hölzl, Fieldservice-Mitarbeiter bei Mettler-Toledo beschreibt die damalige Arbeitsweise beim Kunden: »Wir füllten vor Ort zum Beispiel einen Wartungsbericht, einen Installationsnachweis oder auch einen Vertrag manuell aus und ließen ihn vom Kunden unterzeichnen. Anschließend ging das Dokument per Post an die Zentrale. Dort wurden die Daten per Hand in ein digitales Formular übertragen. Die Rechnungslegung erfolgte meist erst nach Tagen oder Wochen«. Das System war voller Medienbrüche und damit zahlreicher Fehlerquellen. Darüber hinaus kosteten die Dateneingaben viel Zeit und alle diese erzeugten Dokumente verursachten einen enormen Verwaltungsaufwand. Hinzu kamen die hohen Portokosten. Auf Dauer konnte der Waagenhersteller so nicht weitermachen, wollte er seine Wettbewerbsfähigkeit nicht einbüßen. Daher entschloss sich das Unternehmen zu einer Optimierung seines Dokumenten-Workflows.