Mobilisierter Workflow (Fortsetzung)

Nach zwei Jahren intensiver Entwicklungsarbeit entstand die Lösung Mobile Service Force. Sie räumte die Probleme des Arbeitsflusses, der mit den Außendiensteinsätzen verbundenen Geschäftsprozesse, aus dem Weg. Der Workflow vom Auftrag über die Bearbeitung bis zur Rechnungslegung ist schneller und einfacher geworden: Geht vom Kunden eine Störungsmeldung zum Beispiel im Callcenter ein, wird sie dort in das ERP-System eingegeben und dieses erzeugt vollautomatisch per XML einen Auftrag für den Außendienst. Dieser wird über einen Applikationsserver in E-Mail-Form an das Notebook des zuständigen Mitarbeiters gesendet, sobald sich dieser ins Firmennetz einloggt. Die Synchronisation zwischen Client und Server erfolgt über einen XML-Webservice-Request. Durch Active Directory und mit dem Namen des jeweiligen Notebooks authentifizieren sich die Mitarbeiter beim Login. Verschlüsselt werden die gesendeten und empfangenen Daten über VPN 3DES. Nach der Fertigstellung des Serviceauftrages füllt der Mitarbeiter ein digitales Formular aus, druckt dieses mit seinem mobilen Drucker und lässt es vom Kunden unterzeichnen. Durch die Nutzung eines Pegasus PC Notestakers wird dabei die Unterschrift gleichzeitig manuell und digital  erfasst. Der Stift enthält eine gewöhnliche Tintenmine, mit der das ausgedruckte Dokument signiert wird ? während via Infrarot die Signatur gleichzeitig auf das digitale Dokument im Notebook übertragen wird. Das so unterschriebene Formular schickt der Mitarbeiter über eine gesicherte Datenverbindung per UMTS, GPRS oder Remote-Einwahl in die Zentrale. Einfach und schnell werden alle Daten übertragen. Schon während der mobile Service-Mitarbeiter seinen Heimweg antritt, kann der Innendienst in der Zentrale die Rechnungslegung in die Wege leiten. Für die Außendienstmitarbeiter des Unternehmens bedeutet die neue Lösung vor allem eine enorme Zeitersparnis bei der Auftragsabwicklung: »Bislang musste ich immer nach Feierabend den Papierkram erledigen und das Ganze zur Post bringen. Jetzt funktioniert es alles fast ohne Papier ? und in Sekunden, noch während ich beim Kunden bin«, erläutert Hölzl.