Probleme auslagern geht nicht gut

Die zentrale Frage sollte laut den Analysten von Experton aber sein: »Was kann der Outsourcing-Dienstleister besser machen als die eigene IT?« Nur wenn diese Frage eindeutig beantwortet ist, kann Outsourcing erfolgreich sein. Geht es aber lediglich darum, nicht gelöste Probleme an Dritte abzugeben, so führt dies nach Erfahrungen von Experton Group in mehr als 75 Prozent der Fälle dazu, dass der Auftraggeber die Probleme zurück bekommt. Für jeden Outsourcing Prozess sind die Ziele zu bestimmen, die mit der Auslagerung erreicht werden sollen. Es kann etwa darum gehen, den Know-how Transfer langfristig sicherzustellen, die Leistungsfähigkeit zu steigern, das Fixkostenrisiko zu senken, die Kosten transparent zu machen und ein Teil davon einzusparen. Auch Ressourcenprobleme beheben, die Konzentration auf das Kerngeschäft, Standortnachteile ausgleichen und Wertbeitrag erhöhen sind Punkte, die berücksichtigt werden sollten. In einer Base-Case-Analyse werden zunächst die Kosten der auszulagernden Teile bestimmt. Die Kostenbasis sollte alle Kosten beinhalten, die der auszulagernden Einheit zugeordnet werden können. Zusätzlich sollte eine realistische Hochrechnung für die nächsten Jahre entsprechend den geplanten Laufzeiten des Outsourcings erfolgen. Die Betonung liegt hierbei auf realistisch. In manchen Unternehmen werden die Hochrechnungen dazu genutzt, den Outsourcing Deal je nach eigener Vorliebe entweder schön zu rechnen oder zu Fall zu bringen. In einer Risikoanalyse werden finanzielle, personelle und umwelttechnische Risiken, Auswirkungen auf interne Abläufe, Fragen zur Governance und Risiken in Verbindung mit dem Dienstleister aufgezeigt. Die Risiken werden nach folgenden Kriterien bewertet: Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe und Risikoklasse. Zusätzlich werden Maßnahmen zur Verminderung der Risikopotenziale ermittelt. Neben der betriebswirtschaftlichen Vorbereitung ist die fachliche Vorbereitung in einem Outsourcing-Projekt von entscheidender Bedeutung. Insbesondere die klare und eindeutige Definition der Leistungsbeziehung zwischen dem Outsourcing-Auftraggeber und dem Outsourcing-Dienstleister muss sorgfältig über Service Level Agreements (SLA) formuliert werden. Die häufigsten Fehler werden dadurch verursacht, dass Service Level Agreements unter hohem Zeitdruck entstehen und dann im laufenden Betrieb erneut angepasst werden müssen. Solche »späten« Anpassungen sind nahezu immer nachteilig für den Auftraggeber – und das nicht nur finanziell.