E-Rechnungspflicht: Mit DocuWare die richtige Infrastruktur schaffen
Die E-Rechnungspflicht ist in der IT-Abteilung längst angekommen. Die entscheidende Frage lautet nicht mehr ob, sondern wie: Wie lässt sich die Umstellung so gestalten, dass sie die gesamte Rechnungsverarbeitung effizienter macht und am Ende nicht nur eine weitere Compliance-Anforderung abhakt. DocuWare E-Invoicing liefert die passende Lösung.
Was das Wachstumschancengesetz für IT-Infrastrukturen bedeutet
Das Wachstumschancengesetz hat die Fristen gesetzt: Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Die Sendepflicht greift ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) und der ab 2030 geplanten Echtzeitmeldung von Rechnungsdaten an Steuerbehörden – dem sogenannten E-Reporting – wird der Druck auf IT-Infrastrukturen weiter steigen.
Für IT-Verantwortliche bedeutet das: Die Anforderungen an Datenverarbeitung, Systemintegration und Archivierung wachsen. Wer die Umstellung strategisch nutzt, schafft gleichzeitig die Grundlage für einen vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess.
Strukturierte Daten statt E-Mail-Anhang
Ein PDF per E-Mail genügt den gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung nicht. Gefordert sind strukturierte, maschinenlesbare Datenformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und Peppol-konform sind. In Deutschland haben sich XRechnung und ZUGFeRD etabliert. Für IT-Systeme bedeutet das: E-Rechnungen müssen empfangen, verarbeitet, die relevanten Daten in bestehende ERP- und Buchhaltungslösungen übertragen werden können.
DocuWare: Plattform für integrierte E-Rechnungsverarbeitung
DocuWare, ein führender Anbieter von Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungslösungen, bietet eine Lösung, die genau an dieser Stelle ansetzt. Mehr als 20.000 Unternehmen weltweit nutzen DocuWare für die Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse – in der Cloud oder On-Premises.
Im Kontext der E-Rechnung bedeutet das konkret: DocuWare verarbeitet E-Rechnungen automatisch, unabhängig davon, ob sie per E-Mail ins Unternehmen gelangen oder ob das Unternehmen über DocuWare E-Invoicing an eine E-Rechnungsplattform angebunden ist. Über das Peppol-Netzwerk können somit E-Rechnungen auf der ganzen Welt sicher und rechtskonform empfangen werden.
Strukturierte XML-Rechnungsformate, wie XRechnung, die für den Menschen als Code nicht einfach zu lesen sind, stellt der integrierte DocuWare Viewer wie eine klassische Rechnung dar, inklusive Markierungs- und Kommentarfunktionen für Prüfende und Freigebende.
DocuWare E-Invoicing liest zunächst die Rechnungsdaten fehlerfrei aus und verarbeitet sie. Dabei können E-Rechnungen auch mit zugehörigen Dokumenten wie Bestellungen oder Lieferscheinen abgeglichen werden. Abweichungen werden sofort erkannt und lassen sich schnell bearbeiten. Die E-Rechnungsdaten können nahtlos in Workflows, Analytics oder weiteren Anwendungen genutzt werden.
Die DocuWare E-Rechnungsverarbeitung integriert sich dabei reibungslos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Dank internationaler Skalierbarkeit und automatischer Formatübersetzung – etwa von einer italienischen FatturaPA in die deutsche XRechnung – eignet sich die Lösung auch ideal für Unternehmen mit globalen Aktivitäten.
Mit DocuWare E-Invoicing schaffen Unternehmen also eine moderne, effiziente und zukunftssichere Rechnungsbearbeitung als Basis für nachhaltigen Geschäftserfolg. GoBD-konforme Archivierung ist dabei kein optionales Modul, sondern fester Bestandteil der DocuWare Lösung. Alle Belege werden revisionssicher und unveränderbar, mit vollständigem Versionsverlauf gespeichert. Das erfüllt nicht nur die aktuellen gesetzlichen Anforderungen, sondern bereitet Unternehmen auch auf das ab 2030 kommende E-Reporting vor.
Die E-Rechnungspflicht als Startschuss
Für IT-Verantwortliche ist die E-Rechnungspflicht also weit mehr als ein Compliance-Thema. Sie ist der konkrete Anlass, Systemlandschaften zukunftsfähig aufzustellen. Starten Sie jetzt mit der Umstellung. Mehr über DocuWare und DocuWare E-Invoicing erfahren Sie unter diesem Link.
