Success Story: Zukunftsfähige Druckinfrastruktur bei der Stadtsparkasse München

Ausgangssituation und Herausforderung

Die Stadtsparkasse München sah sich Ende 2023 mit einer strategisch relevanten Herausforderung konfrontiert: Der Hersteller-Support für über 600 unternehmensweit eingesetzte Netzwerkdrucker lief aus. Die betroffenen Geräte – darunter Multifunktionssysteme, Gruppen- und Arbeitsplatzdrucker, Farbdrucker sowie spezialisierte DIN-A3-Drucklösungen – stammten größtenteils vom Anbieter Lexmark, jetzt Teil der Xerox Corporation.„Uns war klar, dass wir nicht einfach eins zu eins ersetzen, sondern die Gelegenheit nutzen wollten, unsere Druckinfrastruktur zukunftsfähig aufzustellen und gleichzeitig die Kontinuität der Geschäftsprozesse sicherzustellen“, sagt Herbert Maier, Abteilungsleiter IT-Betrieb bei der Stadtsparkasse München. Die Herausforderung bestand darin, eine einheitliche, sichere und effiziente Lösung für alle Standorte zu finden, von zentralen Standorten bis hin zu den Filialen.

Bedarfs- und Kundenanalyse als Basis

Vor der eigentlichen Umstellung wurden zentrale Einheiten und ausgewählte Geschäftsstellen vor Ort besichtigt. Mit dem Ziel, bereits bestehende Infrastruktur und Systeme bestmöglich zu nutzen und zu integrieren. „Die Vor-Ort-Termine waren für uns entscheidend, um die tatsächlichen Anforderungen zu verstehen und passgenaue Lösungen zu finden“, erläutert Susanne Heinze, Projektleitung Full Service Print, Stadtsparkasse München. Als ökologisch denkendes Finanzinstitut war es der Stadtsparkasse zudem wichtig, einen Druckanbieter zu wählen, der in Sachen Nachhaltigkeit und Langlebigkeit führend ist.

Klare Entscheidung für Full Service Print (FSP) und Lexmark

In enger Abstimmung mit der Finanz Informatik GmbH, dem zentralen IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe, und der internen IT-Strategie fiel die Wahl auf das Full Service Print Konzept der Finanz Informatik, gemeinsam mit dem Hersteller Lexmark. „Wir arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich mit Lexmark zusammen und haben sehr gute Erfahrungen gemacht. Deshalb war es für uns naheliegend, auch bei der neuen Lösung wieder auf diesen etablierten Partner zu setzen“, so Peter Schuster, stellv. Bereichsleiter IT Infrastruktur, Stadtsparkasse München.

Kompetente Unterstützung durch Lexmark

„Ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umsetzung und ein maßgeschneidertes Konzept des Projektes war eine von Beginn an kompetente Beratung und Begleitung durch Lexmark“, sagt Herbert Maier. Stefanie Tusche, Key Account Managerin Finance, konnte mit ihrer Erfahrung und Marktkenntnis ein maßgeschneidertes Konzept mit uns erarbeiten. Sie hat dabei immer unsere Kundenbedürfnisse und Anforderungen im Blick gehabt, um die bestmögliche Lösung für uns zu finden. „Der Roll-out mit Lexmark verlief absolut reibungslos“, so Susanne Heinze. Das Ergebnis: Individuelle Arbeitsplatzdrucker wurden zu über 90 Prozent durch leistungsstarke Multifunktionsgeräte (MFPs) für die gesamte Abteilung ersetzt. Die Druckerflotte wurde somit halbiert. Jede Filiale erhielt mindestens ein Multifunktionsgerät und einen Farbdrucker.

Prozessvereinfachung komplexer Arbeitsweisen

Auch Bereiche mit speziellen Anforderungen, wie das Immobilienmanagement, bezog das Projekt gezielt ein. Die neuen DIN-A3-Multifunktionsgeräte ermöglichen es, Pläne direkt zu digitalisieren, was die Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt und vereinfacht. Gleichzeitig reduzierte die Stadtsparkasse München den Bestand an separaten Stand-alone-Kopiergeräten, die nicht ins Netzwerk integriert waren, auf nur noch ein einziges Gerät. Das senkte zusätzlich die Betriebskosten.

Risikominimierung mit dem „Secure by Design“-Ansatz

„Die zentrale Ausgabe von Druckdateien spart nicht nur Kosten, sondern erhöht auch die Datensicherheit“, betont Herbert Maier. Die Mitarbeitenden senden ihre Druckaufträge nicht mehr auf ihren individuellen Arbeitsplatzdrucker, sondern an das zentrale Druck-Management-System. „Die einfache Authentifizierung und Freigabelösung basiert auf dem bestehenden System der Sparkasse. Ein wichtiger Faktor, um die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen“, erläutert Herbert Maier. „Außerdem werden alle nicht ausgedruckten Druckaufträge nach zwölf Stunden automatisch gelöscht“, betont Peter Schuster. Ein weiterer wichtiger Aspekt zur Einhaltung der Compliance-Regeln im Sparkassenumfeld. Der Lexmark „Secure by Design”-Ansatz kommt somit voll zum Tragen.

Ergebnis: eine zukunftsfähige Druckinfrastruktur

Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts konnte die Stadtsparkasse München gleich mehrere strategische Ziele erreichen. Durch die Einführung des Full Service Print-Standards und den Einsatz moderner Lexmark-Systeme wurde die Geräteanzahl nahezu halbiert und gleichzeitig Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit deutlich verbessert. „Wir haben jetzt eine moderne, sichere, langlebige und effiziente Druckinfrastruktur, die unseren Anforderungen optimal entspricht“, fasst Herbert Maier zusammen. „Das Projekt war für uns ein voller Erfolg – technisch, organisatorisch und wirtschaftlich.“Den vollständigen Artikel sowie weitere Erfolgsgeschichten finden Sie unter www.lexmark.com/success