Collaboration-Lösung für Sharepoint

Hatte Microsoft anfangs durchaus Probleme, seinen Anwendern plausibel zu machen, wozu sie einen Sharepoint-Server in ihrem Unternehmensnetzwerk einsetzen können, hat sich die Einschätzung dieser Plattform mittlerweile gewandelt: Spätesten seit der Verfügbarkeit der aktuellen Version Sharepoint 2010 kommt diese Lösung bei vielen Unternehmen als Collaboration-Plattform und als zentrale Anlaufstelle für den Content im Intranet zum Einsatz.

 

Der Hersteller hat es vor allem geschafft, die Dokumente und auch die Workflows aus der eigenen Office-Suite sehr gut in diese Plattform zu integrieren. Wer mit Microsoft Office arbeitet, findet auf dem Sharepoint-Server seine zentrale Stelle für alle Dokumente, kann sie hier sogar in unterschiedlichen Versionen verwalten, mit anderen teilen und auf eigenen Web-Seiten zur Verfügung stellen. Dies klappt beispielsweise hervorragend mit Word- und Excel-Dokumenten: Anwender, die diese Programme auf ihrem Client-System zur Verfügung haben, arbeiten direkt mit den Applikationen, während es aber auch möglich ist, die Dokumente ohne Word und Excel im Browser zu bearbeiten.

 

Doch wie helfen sich Unternehmen, die nicht nur Office- und Microsoft-Lösungen sondern weitere Applikationen einsetzen, die vielleicht ein ganz anderes Dateiformat verwenden? Gerade wenn es um das Dokumenten-Management geht, gibt es eine ganze Reihe von Lösungen, deren Dokumente in den Workflow integriert sein wollen. Microsoft stellt den Herstellern anderer Office- und Collaboration-Anwendungen passende Werkzeuge zur Verfügung, sodass diese eine in Sharepoint integrierte Lösung entwickeln und anbieten können. Diesen Weg hat auch der Softwareentwickler Mindjet eingeschlagen, um seine Lösung Mindmanager in die Sharepoint-Umgebungen zu integrieren.

 

Der 2001 in den USA gegründete Hersteller konzentriert sich mit seinen Produkten ganz auf die Thematik Mind Mapping (siehe Kasten). Bis vor etwa einem Jahr war diese Konzentration derart groß, dass ausschließlich das Produkt Mindmanager im Angebot war: eine Software für den Desktop, mit deren Hilfe Anwender so genannte Mind Maps erstellen, pflegen und auch in andere Office-Anwendungen integrieren können. Das Konzept der Mind Maps als Grundlage für verschiedene Aufgaben vom Brainstorming über das Sammeln von Ideen bis hin zum Erstellen von Projektplänen ist schon etwas älter, aber beispielsweise in Deutschland noch nicht so verbreitet wie in den USA.

 

Im Jahr 2011 hat der Hersteller sein Portfolio rund um dieses Thema deutlich erweitert und bietet neben den Einzelplatzversionen für Windows- und Apple-Systeme nun auch eine Online-Variante sowie eine spezielle Version für den Sharepoint-Server an. Diese beiden Versionen laufen unter der Bezeichnung Mindjet Connect, wobei die Sharepoint-Variante den Zusatz SP erhalten hat. Auch mobile Anwendungen, die aber im Moment nur für die Apple-Produkte Ipad und Iphone verfügbar sind, stellt der Anbieter nun bereit.

 

Installationsvoraussetzungen und Vorbereitung

 

Zum Test stand uns eine der ersten offiziellen Versionen von Mindjet Connect SP zur Verfügung. Die Software kommt als zirka 8 MByte großen ZIP-Datei, in der sich neben dem EULA-Dokument (End User Licence Agreement) nur eine ausführbare Datei befindet, die Connect SP auf dem Sharepoint-Server installiert. Der Anbieter hebt dabei hervor, dass es sich um eine so genannte Autoinstallation handelt – diese soll den Administrator von allen weiteren Schritten befreien. Sharepoint-Administratoren, die Erweiterungen ihrer Server-Farm lieber mithilfe des Kommandozeilenprogramms „stdsadm“ durchführen, können dies ebenfalls tun. Ein Upgrade mittels des Aufrufs „stsadm -o“, wie es sonst üblich ist, soll laut Dokumentation des Herstellers in einer der nächsten Versionen funktionieren. Im Moment muss der Administrator eine alte Version von Connect SP zunächst noch manuell entfernen, bevor er eine neue Version einspielt.

 

Wir haben uns jedoch für die automatische Version entschlossen und dazu unseren Test-Server verwendet, der unter dem Windows Server 2008 R2 mit installiertem SP1 läuft. Auf diesem System haben wir für den Test einen Sharepoint-Server in der aktuellen Version 2010 installiert. Laut Angaben des Herstellers kann die Software mit allen Ausprägungen des Sharepoint-Servers 2007 und 2010 zusammenarbeiten. Dazu gehören dann auch die freien Versionen WSS 3.0 (Sharepoint 2007) und Sharepoint Foundation 2010. Wird die Software auf einer Sharepoint Server-Farm installiert, so stehen ihre Funktionalitäten in der gesamten Farm zur Verfügung. Die Installation muss von einem Sharepoint-Administrator durchgeführt werden, der mit Administratorrechten auf die Sharepoint-Farm zugreifen kann.

 

Nach dem Start der Installationsdatei läuft ein Prüfprogramm ab – genau wie es der Administrator bereits von der Einrichtung des Sharepoint-Servers kennt. Mit seiner Hilfe lest sich feststellen, ob das gewählte System die Installationsvoraussetzungen für den Betrieb der Softwareerweiterung erfüllt. Eine gute Lösung: Erspart sie doch die mühselige Fehlersuche bei Installationen, die wegen mangelnder Voraussetzungen auf halbem Weg abbrechen. So zeigte sich beispielsweise sofort, dass auf unserem Server der Administrationsdienst für Sharepoint nicht gestartet war. Nachdem wir das Problem behoben hatten, lief die Installation schnell und ohne weitere Komplikationen durch. Wir empfanden es dabei als angenehm, dass diese Installation keinen Neustart des Sharepoint-Servers oder des Web-Servers IIS (Internet Information Services) auf dem Windows-System verlangt.

 

Nach der Installation findet der Administrator zunächst einen neuen Eintrag in der Sharepoint-Zentraladministration, der ihm die Verwaltung der neuen Erweiterung ermöglicht. Dort kann er dann auch die erforderliche Lizenz eingeben und pflegen. Der Hersteller stellt interessierten Anwendern auch eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung. Insgesamt kommen mit der Installation drei unterschiedliche Softwarekomponenten auf den Sharepoint-Server:

 

Connect SP Admin: Diese Komponente arbeitet auf dem Level der Sharepoint-Farm und stellt die Administrationsseite von Connect SP auf dem Server bereit.

 

Connect SP: Dabei handelt es sich um das eigentliche Kernstück der Anwendung. Es arbeitet auf dem Applikations-Level des Sharepoint-Servers und stellt die Bearbeitungsfunktionen für die Mind Maps in einer Dokumentenbibliothek bereit. Dazu zählen das Öffnen und Schließen der Maps unter Sharepoint ebenso wie die Bereitstellung des Datentyps mit der Endung „mmap“ in jeder Web-Seitensammlung (Site Collection) auf dem Server.

 

Connect SP Webpart: Dieser Teil der Lösung arbeitet auf dem Level der Web-Seitensammlung. Er stellt den „Web Viewer“ zur Verfügung, der dann für jede Sharepoint-Web-Seite als so genannter „Webpart“ angeboten wird. Dieser Viewer lässt sich entsprechend den Wünschen des Anwenders über die Auswahl eines solchen Webparts in eine Web-Seite integrieren.

 

Praktischer Einsatz – ohne Flash geht es nicht

 

Geht ein „normaler“ Anwender nach der Installation von Connect SP auf eine Seite mit freigegebenen Dokumenten, so findet er nun bei den neuen Dokumenten auch den Eintrag für eine Datei mit der Endung „mmap“, den das entsprechende Icon von Mindjet ganz im Stil der Office-Dokumente von Microsoft illustriert. Dort kann der Nutzer sowohl seine bereits bestehenden Mind Maps auf den Sharepoint-Server hochladen als auch eine neue Map direkt im Browser anlegen. Laut Hersteller lässt sich dazu als Browser entweder Internet Explorer ab Version 7 (empfohlen mindestens Version 8) oder Firefox ab Version 3.6 verwenden. Wer bereits Sharepoint-Installationen in früheren Versionen betreut hat, weiß allerdings, dass ein Zugriff auf diese Software mit dem Firefox-Browser erst ab der Sharepoint-Version 2010 wirklich sicher und mit allen Funktionen möglich ist. Wir haben im Test Internet Explorer 9 sowie Firefox 8.1 verwendet. Auch mit Google Chrome (Version 15.08) konnten wir problemlos auf die Mind Maps zugreifen, obwohl Mindjet diesen Browser nicht in seiner Liste aufführt.

 

Diese Kompatibilität sollte auch selbstverständlich sein, denn die eigentlich Arbeit an der Map erledigt ein Plug-in des Adobe Flash Players: Dabei ist es wichtig, dass im Browser des Client-Systems mindestens die Version 10 dieses Plug-ins zum Einsatz kommt. Wir finden es insgesamt etwas schade, dass der Hersteller so vollständig auf diese Technik setzt, bewegt sich doch die gesamte IT-Industrie vom Einsatz der teilweise störanfälligen und auch nicht immer sicheren Flash Plug-ins weg. Allerdings muss man diesem Ansatz zugute halten, dass er den plattformübergreifenden Einsatz der Lösung erleichtert. Auch der Zugriff von einem Apple-System unter Mac OS X 10.6 Snow Leopard gelang im Test dank Firefox und Flash Plug-in völlig problemlos. Zwar bietet der Hersteller auch eine spezielle Version der Mindmapping-Software für die Apple-Plattform an, aber gerade in diesem über Systemgrenzen hinwegreichenden Einsatz via Browser liegt ja ein großer Nutzen solcher Collaboration-Lösungen. Insgesamt ging die Arbeit mit dem Browser Plug-in auf all unseren Testsystemen leicht von der Hand und wir hatten keine Probleme damit, neue Maps zu erstellen oder auf der Windows-Plattform mit der aktuellen Einzelplatzversion Mindmanager 2012 erstellte Dateien in unsere Sharepoint-Umgebung einzubringen.

 

Connect SP ist vollständig in die Sharepoint-Umgebung integriert und beachtet demzufolge auch die Zugriffsrechte und –möglichkeiten, wie sie vom Sharepoint-Administrator eingerichtet sind. Der Anwender kann dadurch mit diesen Dateien auf die gleiche Art und Weise arbeiten wie bei anderen Office-Dokumenten unter Sharepoint, wodurch eine Integration in vorhandene Arbeitsabläufe leicht möglich ist.

 

Es würde den Rahmen dieses Testberichts sprengen, alle Fähigkeiten und Möglichkeiten aufzählen, die den Anwendern durch die Integration dieser Lösung auf der Plattform zur Verfügung stehen. Sehr gut gefällt uns beispielsweise, dass eine Kombination der Mind Maps mit bestehenden oder neu erstellten Sharepoint-Aufgaben ebenfalls leicht realisierbar ist – dies reiht sich ebenfalls schön in bestehende Workflows ein. Auch die Integration in die auf dem Sharepoint-Server vorhandene „Ribbon“-Oberfläche ist gut gelungen, die Anwendung wirkt dadurch umso mehr wie alle anderen Office-Programme der 2010-Version.

 

Etwas gewöhnungsbedürftig fanden wir es hingegen, dass die Anwendung alle Maps zunächst grundsätzlich schreibgeschützt auf dem Server öffnet. Der Anwender muss anschließend zuerst aus dem Ribbon den Eintrag „Im Browser bearbeiten“ auswählen, worauf das entsprechende Flash Plug-in ein weiteres Mal geladen wird. Erst dann kann der Benutzer auf die Map schreibend und ändernd zugreifen. Dabei kam es im Test beim Einsatz des Internet Explorers 9 reproduzierbar zu der Fehlermeldung, dass das Flash Plug-in in der Version 10 oder höher erforderlich sei – obwohl diese bei unserem Browser bereits installiert war. Ein Nachladen der Web-Seite mittels der Taste „F5“ ließ diese Meldung verschwinden.

 

Abgesehen von diesen kleinen Ungereimtheiten hat uns Mindjet Connect SP durchaus überzeugt: Nicht nur die leichte und sehr schnelle Installation auf dem Sharepoint-Server sondern auch die rundum gute Integration in die Office-Umgebung zeigen, dass der Hersteller seine Hausaufgaben gemacht hat: Wer in seinem Netzwerk mit Mind Maps und dem Mindmanager arbeitet, findet damit einen Weg, diese zuvor auf den Einzelplatz beschränkte Visualisierungslösung in eine Umgebung zu bringen, in der Teammitglieder gemeinsam an solchen Dateien arbeiten und sie mit anderen Office-Dokumenten kombinieren können. Mindjet Connect SP erfordert eine jährliche Subskriptionslizenz von 9.000 Euro pro Server. Diese beinhaltet 50 Mindjet-Connect-SP-Benutzer mit Schreibrechten sowie eine unlimitierte Anzahl von Nutzern mit Leserechten.

 

Info: MindjetTel.: 06023/9645-0Web: www.mindjet.com

 

Der Autor auf LANline.de: BÄR           

Der Autor auf LANline.de: Frank-Michael Schlede             

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