Checkliste: Eine sichere Kommunikationslösung auswählen

Fragen im Hinblick auf das Hosting:

• Bietet der Dienstleister für seine Kommunikationslösung verschiedene Hosting-Modelle an (Public Cloud, Private Cloud, On-Premises)?
• Findet bei Public-Cloud-Lösungen kein Datentransfer in die USA oder andere Drittländer ohne angemessenes Datenschutzniveau statt?
• Liegen Sitz des Software-Anbieters und des Cloud-Providers innerhalb der EU?
• Basiert die Kommunikationslösung auf einer ausfallsicheren Server-Infrastruktur in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren?

Fragen bezüglich Datenschutz und -sicherheit:

• Lässt sich das Zero-Trust-Modell damit umsetzen?
• Sind alle Anforderungen der DSGVO und anderer rechtlicher Vorschriften, umgesetzt? Dazu gehören beispielsweise Dokumentations- und Archivierungspflichten, keine Analyse von Metadaten, Anonymisierung von personenbezogenen Daten Mehrfachauthentifizierung etc.
• Folgt der Softwareanbieter den Grundsätzen von Privacy by Design und Privacy by Default?
• Garantiert der Dienstleister dem Anwender die volle Kontrolle und Datenhoheit?
• Bringt der Anbieter der Kommunikationslösung entsprechende Erfahrung im Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit mit?
•  Kann die Kommunikationslösung mit detaillierten Referenzen überzeugen?

Lassen sich diese Fragen für eine konkrete Kommunikationslösung bejahen, besteht aus datenschutzrechtlicher Sicht und im Hinblick auf Datensicherheit und -souveränität eine gute Grundlage. Natürlich muss anschließend auch die Funktionalität der Lösung überzeugen, darunter Standard-Funktionen wie beispielsweise Echtzeit-Messaging, Videotelefonie und die Einbindung mehrerer Endgeräte. Aber auch geschäftsrelevante Aspekte – etwa eine einfache Administrationsoberfläche und Nutzerverwaltung, Alarmierungen und Status-Nachrichten sowie die Möglichkeit, organisationsübergreifend zu kommunizieren und auch Drittsysteme anzubinden. Schließlich ist es auch die Qualität von Kommunikationsprozessen, welche die digitale Resilienz und Souveränität fördert.

Fazit: Datensouveränität ist das A und O

Nicht allen Unternehmen ist aktuell bewusst, auf welcher rechtlichen und technischen Grundlage sie ihre Kommunikationslösungen betreiben. Nicht selten fehlt die Transparenz seitens der Lösungsanbieter, auch hinsichtlich der Erklärungen zu Datenschutz und Sicherheitsstandards. Dies sorgt für eine bedenkliche Abhängigkeit der Unternehmen von diesen Anbietern. Dabei trägt jedes Unternehmen rein rechtlich selbst die Verantwortung für die Datenverarbeitung. Folglich sollte es souverän steuern können, dass die Verarbeitung von personenbezogenen und unternehmenskritischen Daten den gesetzlichen Anforderungen und eigenen Ansprüchen genügt. Wenn es um Datensouveränität geht, gibt es keine Kompromisse.

Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer von Teamwire.