Estos ProCall 8 im Test: Multi-Device-Client für Business-Kommunikation
Mit ProCall 8 bietet das Unternehmen Estos eine UC-/CTI-Lösung, die auf verschiedenen Endgeräten einsetzbar ist. Der Client soll durch Übersichtlichkeit, barrierefreie Gestaltung und flexible Einsatzmöglichkeiten überzeugen – sowohl in der Cloud als auch On-Premises. Eine Prüfung der aktuellen Version zeigt, ob das gelingt.
Die heutige Kommunikation in Unternehmen mit ihren vielfältigen Kanälen, Geräten und Nutzeroberflächen stellen die Anwender vor teilweise hohe Anforderung bei der Nutzung. Da TK- und UC-Client sich am Markt inzwischen als Standard gegen das Tischtelefon durchgesetzt haben, werden wir in lockerer Folge in dieser Rubrik die gängigsten Clients standardisiert prüfen und vergleichen. Dabei stehen die Anwenderfreundlichkeit und die Übersichtlichkeit der Software im Vordergrund.
Estos
Seit mehr als 25 Jahren bietet das Starnberger Unternehmen Estos (Eigenschreibweise „estos“) mit ProCall eine UC-/CTI-Lösung für die Kommunikation und Zusammenarbeit an. Zugehörig zur Gamma-Gruppe, zusammen mit Starface und Placetel, ist Estos im deutschsprachigen Raum ein führender Anbieter mit einer Nutzerbasis im siebenstelligen Bereich. Gerade hat der laufend aktualisierte und erweiterte Windows Client sein 25-jähriges Dienstjubiläum gefeiert. Das nehmen wir zum Anlass, uns die aktuelle Version 8 genauer anzuschauen und zu bewerten.
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Der Client
ProCall ist Multi-Plattform- und Multi-Device-fähig und somit auf allen gängigen Systemen nutzbar. Darunter fallen PCs, Tablets und Smartphones (iOS und Android), sowie per ProCall Web (Preview) auch weitere Systeme (beispielsweise MacOS). Die Software integriert alle vorhandenen Kommunikationskanäle im Unternehmen, kann mit mehreren Rufnummern verknüpft werden und stellt diese einheitlich und übersichtlich in einer Anwendung zur Verfügung. Ein großer Vorteil dieser übergreifenden und einheitlichen Struktur ist die problemlose Nutzung über verschiedene Plattformen und Devices hinweg, ohne sich umgewöhnen zu müssen. Dies ist im Arbeitsalltag ein entscheidender Vorteil, denn die meisten Nutzer verwenden über den Tag gesehen mehr als nur ein Gerät. Sehr komfortabel ist es zudem, dass ProCall seine gesamte Leistungsfähigkeit in einem einzigen Produkt vereint.
Einstieg
Das Layout wirkt schon beim ersten Benutzen klar und übersichtlich; dezente Farbakzente unterstützen die Orientierung. Der ProCall Client ist skalierbar und in der Größe anpassbar, sodass er problemlos neben anderen Anwendungen genutzt werden kann – ganz ohne zweiten Bildschirm.
Auf der linken Seite (beim Mobile Client unten) sind die Hauptfunktionen angeordnet, unter anderem Chat und Telefonie. Darüber befindet sich der Info-Button. Hier kann mit zwei Klicks der eigene Status angepasst werden, sofern er nicht über die Kalender-App gesteuert wird. Mit den Farben grün (verfügbar), rot (beschäftigt), gelb (abwesend) und grau (offline) ist die Präsenz sofort zu erkennen. Gerade im Journal und in der Kontaktansicht „Monitor“ ist das sehr praktisch. Zusätzlich ändern bei Präsenzwechsel auch die am Nutzer-Ring angebrachten Fahnen ihre Position. Personen mit eingeschränkter Farbwahrnehmung können somit ebenfalls auf einen Blick die aktuelle Verfügbarkeit der Kontakte erkennen.
Trotz der Bündelung der unterschiedlichen Kanäle, Geräte und Datenquellen zeigt sich der Client komfortabel geordnet. Alle verfügbaren Dienste sind sofort vom Startscreen aus aufrufbar und selbsterklärend. Dienste, für die der Nutzer keine Berechtigung besitzt, werden erst gar nicht dargestellt. Somit findet er sich, auch als Neueinsteiger, schnell zurecht. Für Nutzer mit mehr Erfahrung bieten die Einstellungen noch einige anpassbare Optionen, beispielsweise die Auswahl der genutzten Kamera oder der Mikrofone für die UC-Nutzung. Hier können auch die gewünschten Benachrichtigungen definiert werden.
Neben der Nutzung auf den gängigen iOS- und Android-Smartphones bietet der Mobile Client auch die Integration über Apple CarPlay inklusive Sprachsteuerung an. Dies gewährleistet, dass die Hände am Steuer verbleiben und der Blick auf die Straße fokussiert ist. Da der mobile Client von der Stärke des Mobilfunknetzes abhängig ist, kann es – wie in unserem Test – teilweise zu einer eingeschränkten Nutzung kommen. Darunter leiden jedoch alle mobilen Anwendungen.
Tipp: Durch die Ergänzung weiterer Module können Funktionen wie Fax und SMS problemlos integriert werden.
Kontaktinformationen
Die Suche nach Kontaktdaten kann zeitraubend sein; verschiedene Quellen in unterschiedlichen Formaten sind dazu meist nicht förderlich. Das MetaDirectory von Estos, als Ergänzung zu ProCall, vereinheitlicht die Darstellung aller Daten, damit sie im üblichen LDAP-Format vorliegen. Das können Daten aus verschiedenen Datenbanken sein, zum Beispiel SQL-Server und ERP-/CRM-Systeme oder Kontaktdaten aus anderen LDAP-Datenbanken.
Auch aus Tools für die Zusammenarbeit, wie Microsoft Outlook oder HCL Notes, können Kontaktinformationen genutzt werden. In Microsoft Teams eingebunden, stellt das MetaDirectory hier die jeweiligen Kontakte in dieser Anwendung zur Verfügung. Je nach Gruppenfreigaben werden immer nur die benötigten Daten in einer einheitlichen Maske angezeigt, ganz im Sinne des Datenschutzes.
Für Personen, die im Kundenservice arbeiten, ergeben sich daraus sehr übersichtliche und effiziente Workflows. Beispielsweise können Nutzer durch „Anrufer Identifikation“ Gesprächspartner namentlich persönlich begrüßen und sofort relevante Informationen zum Kontakt sehen. Nicht zuletzt das standardisierte Format, egal aus welcher Quelle, macht die Nutzung auf Anhieb erheblich einfacher.
Journal
Sehr gut angekommen ist bei unserem Test das integrierte Journal, welches die letzten Aktivitäten – auch die verpassten – sehr übersichtlich anzeigt. Anpassbar nach Tagen oder längeren Zeiträumen und filterbar nach Anrufen, Chat und Videoaktivitäten lassen sich der Zeitpunkt und die Dauer der Aktivität übersichtlich anzeigen. Dies vereinfacht die Nacharbeit und die kleinen gelben Zettel am Bildschirm haben ausgedient. Die optionale Projektzuordnung vereinfacht die Auswertung erheblich, beispielsweise bei Marketingaktivitäten oder der Ticketabrechnung.
Mit dem Journal liefert Estos ein mächtiges Tool zur übersichtlichen (Nach-) Bearbeitung aller Kommunikations-Aktivitäten.
Präsenz-Management
Kann mein Kollege meinen Anruf beantworten? Ist er im Haus? Wo befindet er sich und wann ist er zurück? Diese Informationen erleichtern nicht nur die Wahl des genutzten Kommunikationsweges, sie erhöhen die Erreichbarkeitsquote erheblich. Hier hat Estos mit der Monitor-Ansicht (ProCall Monitor) ein starkes Tool zur Verfügung gestellt. Unterstützt durch die Farbgebung sowie die angepasste und übersichtliche Statusdarstellung ist auf einen Blick zu erkennen, wer verfügbar ist oder nicht. Durch Klicken oder Bewegen des Mauszeigers über den Kontakt erhält man zusätzliche Informationen, beispielsweise Standorte, Weiterleitungen oder Vertretungskontakte.
Mit der Präsenzanzeige können zudem interessante Aktionen, wie die Rufumleitung bei Abwesenheit oder während der Teilnahme an Meetings, verknüpft werden. Fallweise steuert das System so die Kommunikation auf elegante und effektive Weise und entlastet den User von wiederkehrenden Aufgaben.
Exkurs: Barrierefreiheit
Die Gewährleistung der Barrierefreiheit stellt einen fundamentalen Bestandteil der Zugänglichkeit von Software für sämtliche Nutzergruppen dar. Im Kontext der Softwarenutzung impliziert Barrierefreiheit die Gestaltung und Entwicklung digitaler Anwendungen, die eine uneingeschränkte Nutzung durch alle Personen ermöglichen, unabhängig von möglichen Einschränkungen wie Behinderungen, Alter oder technischen Voraussetzungen. Dies umfasst insbesondere Nutzerinnen und Nutzer mit Seh-, Hör-, motorischen oder kognitiven Beeinträchtigungen. Kernprinzipien und Anforderungen der umfassenden Barrierefreiheit in Softwareanwendungen:
- Zugänglichkeit: Die Bedienung ist auch ohne Maus, nur mit der Tastatur oder mit Hilfsmitteln (zum Beispiel Screenreader) möglich.
- Verständlichkeit: Inhalte und Navigation sind klar strukturiert, gut lesbar und verständlich.
- Kompatibilität: Die Software funktioniert mit unterstützender Technologie wie Bildschirmlesern, Braillezeilen oder Vergrößerungssoftware.
- Flexibilität: Schriftgrößen, Farben und Kontraste können angepasst werden, damit individuelle Sehbedürfnisse berücksichtigt sind.
- Alternativtexte: Bilder, Schaltflächen und andere grafische Elemente werden mit Texten hinterlegt, die deren Funktion oder Bedeutung erklären.
Das Ziel von Barrierefreiheit ist es, digitale Teilhabe für alle zu ermöglichen und Diskriminierung auszuschließen – so, dass niemand durch technische Barrieren von der Nutzung der Software ausgeschlossen wird.
ProCall Web (Preview) erfüllt in wesentlichen Teilen die Anforderungen der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0. Das ist das Ergebnis eines umfangreichen BITV 2.0-Tests, den das Informationstechnikzentrum Bund, kurz ITZBund, organisiert hat. Für Behörden und den öffentlichen Dienst ist dies eine wichtige Grundlage für die Nutzung von Software, basierend auf europäischen Normen. Eine umfangreiche Übersicht der Tastaturbedienung als Mausersatz, inklusive selbst konfigurierbaren Tastenkürzeln, runden die Funktion sinnvoll ab. Die Entwicklung barrierefreier Software ist ein stetiger Prozess, ebenso wie die Entwicklung der Software selbst.
Datenschutz
Grundsätzlich entsprechen ProCall und auch die einzelnen Module der DSGVO. Es werden nur zweckgebundene Daten verarbeitet und bei der Cloud-Nutzung stehen die Server in Deutschland oder Frankreich. Wichtig dabei ist, wie immer, dass die Nutzer entsprechend eingewiesen werden. Die Funktionen Video oder Chat lassen sich deaktivieren, sofern Unternehmensrichtlinien dies erfordern. Bei entsprechender Dokumentation steht einer Datenschutz-konformen Nutzung technisch und rechtlich nichts im Wege.
ProCall NEX
ProCall NEX wird über den UCServer aus der Cloud bedient. Hiermit bietet Estos neben ProCall On-Premises auch eine Cloud-Lösung an, die die identischen Clients nutzt. In ProCall NEX ist die Cloud PBX von Starface fest integriert und auf Wunsch kann auch der SIP Trunk Starface Connect ohne monatliche Zusatzgebühr genutzt werden. So erhält der Kunde eine Komplettlösung aus der Cloud für seine Business-Telefonie und UCC-Anforderungen.
Zusätzlich bietet ProCall NEX eine 2-Faktor-Authenifizierung (2FA), die eine sichere Anmeldung des Clients im täglichen Arbeitsumfeld nach neuesten Standards gewährleistet.
Updates
Für die automatische Einspielung von Updates auf dem On-Premises UCServer kann der UCServer entsprechend konfiguriert werden, dann werden die Daten lokal zur Verfügung gestellt. Der ProCall Update-Dienst kann auf jedem Arbeitsplatz per Softwareverteilung installiert werden. Dieser prüft regelmäßig, ob auf dem UCServer eine neue Version bereitliegt. Wird eine neue Version gefunden, wird sie automatisch installiert.
Fazit
Mit der Bereitstellung von ProCall kann der Nutzer je nach Anforderungen zwischen einer Cloud-Lösung oder ein On-Premises-Lösung wählen. Die On-Premises-Variante kann mit einer lokalen TK-Anlage oder einer Cloud PBX eingesetzt werden. Das Einarbeiten gelingt schnell, die Barrierefreiheit ist hoch und zudem zertifiziert. Im Test zeichnete sich Estos ProCall 8.9.1 neben einer hohen Leistungsfähigkeit durch eine angenehme und effiziente Nutzung aus.
