Digital Workplace
Mit Digital Signage in die neue Arbeitswelt
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Neue Arbeitswelten
Digital-Signage-Lösungen bringen nicht nur frischen Wind in die klassische Mitarbeiterkommunikation, sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Einführung moderner Arbeitsplatzkonzepte. Shared Desk und flexible Raumnutzung sind Themen, die viele Unternehmen beschäftigen – ob in den Innovation Areas großer Konzerne oder auch in Firmen, deren Mitarbeiter sich in wechselnden Projektteams an verschiedenen Standorten zusammenfinden. Mit Hilfe von Digital Signage lässt sich das effizient organisieren: Über zentrale Raumbuchungssysteme können die Räume und Arbeitsplätze ortsunabhängig gebucht werden, auch zuhause am Laptop, von unterwegs per Mitarbeiter-App oder aber direkt vor Ort über zentrale Touch-Screens. So lassen sich beispielsweise auch gezielt Arbeitsplätze in der Nähe von Kollegen reservieren, mit denen man im Projekt zusammenarbeitet. Über Digital-Signage-Lösungen werden Raumbelegungen und Verfügbarkeiten über interaktive Displays beispielsweise mit Ampelfarben angezeigt. So sehen alle Mitarbeiter auf einen Blick, welche Plätze frei sind und in welchen Zeiten Arbeitsplätze oder Projekträume zur Verfügung stehen. Auch der Zutritt zu den Räumen lässt sich über NFC-Autorisierung steuern. Über integrierte Löschfunktionen können Räume wieder freigegeben werden, wenn Meetings ausfallen.
Selbst in kleineren Unternehmen lässt sich mit einem zentralen Raumbuchungssystem einiges an Organisationsaufwand sparen: Durch die Vernetzung mit anderen Systemen wie etwa dem ERP- oder Mailsystem können die Räume für Meetings komplett mit der benötigten technischen Ausstattung wie Beamer oder Video- und Konferenzsystem reserviert werden. Auch zusätzliche technische Dienstleistungen sowie das Catering können zentral bestellt und auch gleich über die entsprechende Kostenstelle abgerechnet werden.
Hier schließt sich der Kreis zu den eingangs erwähnten Digital-Signage-Anwendungen im Empfangsbereich: Auch die Besucheranmeldung und Wegführung lässt sich bereits im Eingangsbereich mit einbinden. Ein Geschäftspartner oder Kunde könnte dann an einem Touch-Terminal selbst seinen vereinbarten Termin sowie seinen Gesprächspartner auswählen und auf dem Display per elektronischer Signatur gegenzeichnen. Über das System wird automatisch eine E-Mail oder SMS auf das Mobilfunkgerät des jeweiligen Gesprächspartners gesendet. Der Besucher kann sich auch den genauen Besprechungsort seines Meetings anzeigen und bei Bedarf auf sein Smartphone senden lassen. Gerade wenn mehrere Meetings parallel stattfinden, bietet sich auch die Besucherführung über ein digitales Wegeleitsystem an.
Voraussetzungen für Digital Signage
Grundsätzlich handelt es sich bei Digital Signage um eine Kombination aus Player, Display und Content Management Software. Entsprechende Netzwerk- und Stromanbindungen sind also Voraussetzung. Aber auch bauliche Gegebenheiten wie Wandstabilität und Lichteinfall spielen eine Rolle. An Glaswänden zum Beispiel lassen sich Displays nur schwer anbringen, in diesem Fall würde man eher Stelen einsetzen. Das System kann sowohl über eine bestehende Infrastruktur (On-Premise) als auch in der Cloud (SaaS) betrieben werden, in jedem Fall sind Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen: Die Anmeldung sollte über Zugriffsrechte oder einen Token geregelt sein, ein Zugriff nur über gesicherte Verbindungen erfolgen. Speziell bei Cloud-Lösungen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Partnern, die zertifizierte Rechenzentren in Deutschland anbieten können, da es sich teilweise um sensible personenbezogene Daten handelt.
Um den Vorteil von Digital-Signage-Lösungen, die nutzerspezifische Kombination von Inhalten aus verschiedenen Quellsystemen auch ausspielen zu können, muss die technisch einwandfreie Einbindung aller Quellsysteme gegeben sein.
Da diese technischen Anforderungen insgesamt recht komplex sind, empfiehlt es sich, einen Dienstleister zu wählen, der sich auch mit den angrenzenden Technologien wie Netzwerkinfrastruktur und Sicherheitskonzepten auskennt und die Einbindung der Quellsysteme über Schnittstellen beherrscht. Ein Anbieter, der von der Planung über die Installation bis zum Rollout an mehreren Standorten alles aus einer Hand liefern kann, kann dem Auftraggeber Zeit und Aufwand sparen – Ressourcen, die für die interne Vorbereitung und Organisation benötigt werden. Dazu gehört ein Kommunikationskonzept mit klar definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten, denn Digital Signage kann nur dann zu einem wirkungsvollen Kanal der Unternehmenskommunikation werden, wenn es gut geplant und mit allen anderen Kanälen verknüpft ist. Bei den Raumbuchungs- und Wegeleitsystemen betrifft die Vorbereitung vor allem die Aufbereitung der Daten, auch dafür sollten Zeit und Aufwand rechtzeitig mit eingeplant werden. In jedem Fall sollten die Mitarbeiter als Adressaten und Nutzer von Anfang an in die Entwicklung miteinbezogen werden.
Marco D’Aurelio ist Senior Account Manager bei Cancom
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