Allerdings bestehen bei den Unternehmen hohe Sicherheits-Ansprüche. So votieren drei Viertel für eine Datenspeicherung in der EU, ebenso viele machen eine verschlüsselte Datenübertragung zur Voraussetzung. Aber auch eine revisionssichere Archivierung in der Cloud gehört zu den Ansprüchen. Gleichzeitig machen die Business-Manager deutlich, dass eine technische Integration der Sharing-Prozesse in die zentrale IT-Infrastruktur des Unternehmens notwendig ist. Aber sie verweisen auch noch auf zwei weitere Prozesse: Ein Document Sharing könne nur gelingen, wenn es intern zu einem veränderten Kommunikationsbewusstsein komme und eine hohe Digitalisierungsbereitschaft bei den ausgewählten Zielgruppen bestehe.
Gerade in dem Aspekt des Kommunikationsbewusstseins der Unternehmen sieht auch Prof. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz und wissenschaftlicher Leiter des dii einen erfolgskritischen Aspekt. »Das Teilen von Informationen ist vor allem durch die privaten Nutzer der sozialen Netzwerke etabliert worden. Die Unternehmen dürfen nicht nur staunend vor dieser Entwicklung stehen, sondern müssen lernen, sie für sich nutzbar zu machen«. Der Einsatz solcher Verfahren im Business sei eine logische Konsequenz eines bereits etablierten Verhaltens. Dies verlange von den Firmen jedoch ein verändertes Kommunikationsverständnis.