Meetings in der Endlosschleife

Entscheiden statt profilieren

Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, sorgt durch eine deutlich gestiegene Meeting-Frequenz immer häufiger für Unmut bei den Mitarbeitern. So ist es heute keine Seltenheit, wenn der Kalender schon täglich irgendein Meeting anzeigt. Doch leider führt die Häufigkeit der Meetings nicht zu einer erkennbaren Steigerung der Effizienz der einzelnen Teilnehmer. Wie schon eine von Clarizen, einem Anbieter von Projektmanagement-Software, in Auftrag gegebene Studie zeigt, bewerten 70 Prozent der Teilnehmer von Meetings die Treffen als ineffizient. Was läuft in der Praxis schief? Die Gründe dafür sind sehr vielschichtig. Ein Meeting sollte generell ergebnisorientiert vorbereitet und geführt werden. Das heißt, dass allen Teilnehmern schon im Vorfeld die Fakten bekannt sind, auf deren Basis eine Entscheidung gefällt werden soll. Häufig driften solche Treffen ab, Themen entwickeln sich in Richtungen, die nicht zu einer Lösungsfindung beitragen. Deshalb ist es wichtig, dass ein Moderator mit einem Konzept durch das Meeting führt. Anmerkungen, Teilergebnisse, Änderungen in Abläufen und natürlich auch das Endergebnis müssen schriftlich fixiert werden und nach dem Treffen allen Teilnehmern verfügbar gemacht werden.

Viele Mitarbeiter werden sich sicherlich schon einmal gefragt haben, warum sie für ein bestimmtes Meeting eingeladen wurden. Manch einer fühlt sich dort deplatziert und kann vielleicht sogar nicht allen Inhalten folgen. Genau diese Frage sollte sich im Vorfeld auch derjenige stellen, der ein Meeting anberaumt. Die Kernfrage dabei lautet nämlich: Wer kann etwas zum Ergebnis eines Meetings beitragen? Nur diese Teilnehmer sollten anwesend sein. Mitarbeiter, die nur informiert sein müssen, können auch nach dem Meeting eine Zusammenfassung erhalten. Das spart Zeit. Ebenfalls wichtig: Ein Meeting sollte der Entscheidungsfindung und nicht der Profilierung Einzelner dienen.

Überhaupt muss ein Meeting eigentlich einen Spagat schaffen. Die Teilnehmer müssen von dem Inhalt des Treffens mehr profitieren, als sie durch die entgangene Zeit für andere Arbeit verlieren. Es darf nicht das Gefühl entstehen, dass »Arbeit liegenbleibt«. Leider ist das aufgrund der schlanken Organisationen und engen Taktung von Arbeitsinhalten nicht immer absolut zu erfüllen. Hilfreich ist es aber schon, wenn Meetings nicht länger als eine Stunde angesetzt und Zeitpläne konsequent eingehalten werden. Das gibt dem einzelnen Mitarbeiter eine bessere Planbarkeit seiner Arbeitseinheiten und vermeidet den Eindruck, dass Meetings reine Zeitfresser sind. Eine gute Vorbereitung, straffe Moderation und ergebnisorientiertes Handeln sind das Geheimnis erfolgreicher Meetings.

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