7 Best Practice-Leitlinien für ECM
So gelingen ECM-Projekte
Die Anforderungen an Enterprise Content Management Systeme sind in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Herstellerneutrale Best Practice-Leitlinien helfen, die geforderten wirtschaftlichen Effekte und eine wirksame Prozessunterstützung bei ECM-Projekten zu realisieren.
Laut einer Vergleichsstudie der d.velop AG, die Software zu Optimierung dokumentenbasierter Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen/ Organisationen entwickelt, ist die Zufriedenheit der Unternehmen mit Enterprise Content Management (ECM) Systemen in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Gleichzeitig wachsen jedoch auch die Anforderungen an ECM, insbesondere bei Firmen, die derzeit planen, demnächst eine ECM-Lösung einzuführen. Sie erwarten neben spürbaren wirtschaftlichen Effekten insbesondere auch eine wirksame Prozessunterstützung durch das ECM.
Damit diese Erwartungen bei ECM-Projekten erfüllt werden können, hat d.veleop einige herstellerneutrale Best Practice-Leitlinien entwickelt:
1. Kein ECM-Projekt ohne klares strategisches Ziel: Es bedarf einer klaren und pragmatisch angelegten Nutzenanalyse, die konkrete Anforderungen an den Mehrwert für das Business definiert. Auch mögliche Risiken und Gestaltungshürden sind dabei objektiv zu berücksichtigen. Zudem bedarf es für die strategische Zielprojektion einer präzisen Gesamtkostenberechnung unter Einbezug der gesamten Projektierungs-, Produkt- und Schulungskosten sowie einer Berücksichtigung der anschließenden Aufwendungen für den Betrieb der ECM-Lösung.
2. Projekte nicht in minimalistische Fachkonzepte zwängen: Wer zu Beginn nicht die tatsächlichen fachlichen Anforderungen ausreichend differenziert beschreibt und dabei insbesondere auch die Anwender mit ihren spezifischen Anforderungen vernachlässigt, begibt sich bei dem ECM-Vorhaben in einen unklaren Realisierungsprozess. Denn je allgemeiner und unpräziser die Absichten, desto schwerer wird es, punktgenau das Ziel zu erreichen. Dementsprechend muss eine große Sorgfalt bei der Fachkonzeption entwickelt werden, da sie auch den Rahmen für die Aufwands- sowie Ressourcenplanung beschreibt.
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