So wird digitale Archivierung revisionssicher
Die ERP-Software von Blue Office verfügt jetzt aufgrund der Schnittstelle zu ELO (Elektronischer Leitz Ordner) über die Möglichkeit, alle in den SQL-Datenbanken erfassten Daten rechtssicher digital zu archivieren.
Blue Office bietet seinen Kunden jetzt ein Archivierungsverfahren, das den juristischen Vorgaben Deutschlands, Österreich und der Schweiz gerecht wird. Dabei können sämtliche in Blue Office erstellte Belege, wie zum Beispiel Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen sowie eingescannte Schriftstücke verwaltet und archiviert werden.
Revisionssichere Archivierung bedeutet die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationen und Dokumenten. Das Handelsgesetzbuch sowie die elektronische Steuerprüfung GoBIT verlangt die ordnungsgemäße und sichere Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten mit Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.
Gemeinsam mit der Schweizer Optive GmbH hat die Blue Office Consulting AG die Schnittstelle zu ELO entwickelt. Die ELO-Schnittstelle kann nicht nur den gesamten Blue Office-Datenbestand archivieren, sondern auch alle E-Mails zum Beispiel aus Microsoft Outlook. Das ELO-Archiv lässt sich bis zu 100mal schneller durchsuchen verglichen mit der Suche innerhalb von Outlook. Für den Arbeitsablauf bedeutet das deutlich schnellere Zugriffe auf Dokumente und eine sofortige Auskunftsmöglichkeit bei Fragen. Bei zertifizierten Partnern von Blue Office ist die ELO-Schnittstelle ab sofort verfügbar.
