Elektronische Akten integrieren prozessbezogen und redundanzfrei

Im Rahmen der Befragung wurden auch die Investitionsabsichten in Sachen ECM ermittelt. Viele Unternehmen sehen innerhalb der nächsten zwei Jahre ECM-Ausgaben vor. »Investitionsauslöser Nummer eins ist die effiziente Suche«, sagt Niemann, der die erhobenen Daten in einer Studie aufbereitet hat. Mehr als die Hälfte aller befragten ECM-Anwender plane Investitionen, um die Suchfunktionen zu erweitern. Fast ebenso viele möchten ihre ECM-Lösungen ausbauen, um über elektronische Akten die Vorgangsbearbeitung effizienter zu gestalten. Wie die Befragung ergab, sehen Firmen solche Akten als wichtig an, weil sie so in der Lage sind, prozessrelevante Informationen zu integrieren, Dokumentationspflichten nachzukommen und Informationen redundanzfrei abzulegen.

Ebenfalls jedes zweite Unternehmen plant Ausgaben für die Kombination aus ECM und BPM. Auf diese Weise wollen die Unternehmen ihre ECM-Lösung in die Geschäftsprozesse einbinden und IT-gestützte Abläufe mit personenbezogenen Workflows wie Freigaben und Genehmigungen kombinieren.

»Der Horizont der Firmen reicht über die klassischen Themen Dokumentenverwaltung und Ablage heute weit hinaus«, resümiert Niemann. Social Media, Mobilität und Clouds spielen für die Firmen im ECM-Kontext bislang jedoch keine große Rolle. Cloud-Services bewerteten gar nur 2 Prozent als »sehr wichtig«, »wichtig« sagten lediglich 9 Prozent. Diese Ergebnisse stehen in eklatantem Gegensatz zur hohen Präsenz dieser Themen beim Marketing der IT-Hersteller und auch in den Medien.