Auf Grund der komplexen und branchenabhängigen Compliance-Regelungen wissen viele Unternehmen nicht, welche Daten wie lang gespeichert werden müssen. Deshalb archivieren sie vorsorglich alle Dokumente. Diese schier unbegrenzte Vorhaltung von Daten treibt nicht nur die Speicherkosten in die Höhe, sondern zieht auch die Wiederherstellung von Daten in die Länge und erschwert das Auffinden bestimmter Informationen.
Die Symantec-Information-Management-Studie 2010 zeigt, dass 75 Prozent der als Backup gespeicherten Daten in Unternehmen auf unbestimmte Zeit aufgehoben werden. Zukünftig werden Unternehmen ihre Strategie zum Informationsmanagement überarbeiten und automatisieren müssen. Denn Backups dienen dazu, Daten für 30 bis 60 Tage zu speichern. Daten, die für lange Zeit gespeichert werden müssen, gehören in Archive. Die Herausforderung liegt deshalb in der Analyse der Datenbestände: Wem gehören die Daten, wie alt sind sie, wer benutzt bestimmte Dokumente und welche können archiviert oder gelöscht werden.