Rechtsverbindliche Aufbewahrung und Wiederbeschaffung von Unternehmensinformationen erfordert zentrale Sicht auf alle Daten
E-Discovery: Technikmix schafft Rechtssicherheit
Eine E-Discovery-Strategie hilft, um in Rechtsfällen die notwendigen Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzutragen. Das erfordert den gemeinsamen Einsatz von mehreren Techniken wie Records-Management, Klassifizierung und Suche. Einige Unternehmen glauben, das Problem würde verschwinden, wenn sie den Kopf in den Sand stecken, so Forrester-Analyst Barry Murphy zu E-Discovery. Hinter diesem Begriff verbirgt sich das Vorhalten und Auffinden rechtlich relevanter Informationen. Dazu sollten grundsätzlich alle Organisationen in der Lage sein - besonders Banken, Versicherungen, Energieversorger sowie produzierende Unternehmen, die häufig mit Haftungsfragen konfrontiert sind.
Das Wegducken einiger Firmen ist jedoch verständlich. Denn E-Discovery ist eine komplexe Angelegenheit: Es ist oft unklar, welche Daten in einem Rechtsfall tatsächlich bedeutend sind oder sein können. Und dann ist es schwierig, diese aus der Masse von Informationen, die in vielen verschiedenen Systemen liegen und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen sind, herauszufiltern.
Komplex ist es daher auch, eine entsprechende Strategie IT-seitig zu unterstützen. Es gibt zwar viele Anbieter, die sich E-Discovery auf die Fahnen schreiben, aber eine vollständige Lösung kann keiner liefern. Stattdessen ist der kombinierte Einsatz unterschiedlicher Techniken notwendig.
Die wichtigste Komponente ist ein Records-Managementsystem. Denn Informationen verschiedener Art werden dort kontextbezogen archiviert. Gartner-Analystin Debra Logan behauptet sogar, Records-Management sei die "ultimative Antwort auf E-Discovery" – jedoch nur, wenn wirklich alle Dokumente, Daten und E-Mails damit abgedeckt seien. Und das ist offenbar bloße Theorie: Der Gartner-Expertin ist kein Unternehmen bekannt, das solch umfassendes Records-Management im Einsatz hat.
Logan und ihr Forrester-Kollege Murphy sehen daher als Grundvoraussetzung ein möglichst firmenweites Informationsmanagement, das regelbasiert arbeitet und eine zentrale Sicht auf alle Daten erlaubt. Möglich ist dies zum Beispiel mit einem virtuellen Repository.
Wichtig ist dabei auch eine soweit wie möglich automatisierte Klassifizierung der Informationen, um nicht alles aufzubewahren. Denn dies sei ein beliebter Fehler beim Thema E-Discovery, so Murphy: Aufgrund niedriger Speicherpreise archivierten Firmen gleich sämtliche Informationen und versuchten so auf Nummer sicher zu gehen. Doch viele Unternehmen haben laut Murphy dann Probleme, die Indices der voll gestopften Archive zu managen. Zudem liefen die Suchanfragen dadurch deutlich langsamer.
Der effektive Einsatz von Recherchewerkzeugen ist jedoch eine weitere Komponente einer E-Discovery-Strategie. Gerade Anbieter von Suchtechniken wie zum Beispiel Autonomy nehmen das Auffinden von rechtlich relevanten Informationen verstärkt in den Fokus. Doch CMS-Watch-Analyst Alan Pelz-Sharpe warnt die Anwender davor, sich von Marketing-Verprechen in die Irre führen zu lassen: "Eine unternehmensweite Suchlösung ist noch kein E-Discovery-System." Sie sei zwar sehr nützlich, aber auch eingeschränkt in ihren Möglichkeiten.
Für den richtigen Umgang mit rechtlich bedeutsamen Informationen ist es nämlich ebenfalls notwendig, ihre Nutzung und Weitergabe zu kontrollieren. Gartner-Expertin Logan sieht daher auch Werkzeuge für das Überwachen und Filtern von Content als tragende Säule eines E-Discovery-Konzepts.
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CZ/Markus Strehlitz
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