Multifunktionssysteme
Papierdokumente im digitalen Fluss
Lieferscheine, Rechnungen, Angebote, Rundschreiben - unzählige Papierdokumente werden täglich verschickt und empfangen. Ihre schnelle Bearbeitung kann für Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bedeuten. Die Digitalisierung bringt den Dokumentenfluss in Fahrt: Spezielle Software-Tools für Multifunktionssysteme erleichtern das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten. Zahlreiche "Scan-to"-Funktionen eröffnen dabei die Möglichkeit, Dokumente unmittelbar ins Tagesgeschäft zu integrieren und so die Dokumentenprozesse im Unternehmen zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Nach einhelliger Meinung zahlreicher Studien beherrschen nach wie vor Dokumentenprozesse das
Tagesgeschäft der meisten Unternehmen. Dokumente – vom einfachen Memo mit kurzer Verfallszeit, über
Geschäftsbriefe und Verträge bis hin zu umfangreichen Dokumentationen – dominieren den inner- und
zwischenbetrieblichen Informationsfluss. Eine große Herausforderung liegt daher heute in der
erfolgreichen Koordination der stetig steigenden Flut an Dokumenten und in einem effektiven
Zeit-Management. Diese Fähigkeit ist ein ernst zu nehmender Wettbewerbsfaktor geworden. Die
Bearbeitung des Rechnungseingangs, dessen Schnelligkeit und Effektivität über die Gewährung von
Skonti entscheiden kann, ist nur ein Beispiel.
Alles im Fluss mit "Quick Document Flow"
Die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens wird heute maßgeblich durch die Fähigkeit bestimmt,
die Informations- beziehungsweise Dokumentenflut zu bewältigen. Druckerhersteller wie
beispielsweise Ricoh bieten hierzu für ihre Multifunktionssysteme verschiedene Lösungen an, mit
denen sich die täglich wiederkehrenden Dokumentenprozesse beschleunigen und verbessern lassen. Das
Stichwort heißt "Quick Document Flow". Es beschreibt eine verbesserte Dokumentenverarbeitung, die
auf einen einzigen Knopfdruck reduziert ist.
Beispiele aus dem Portfolio von Ricoh für Lösungen zur effizienten Verarbeitung und
Distribution von Dokumenten im Rahmen eines "Quick Document Flow" wären etwa die beiden Tools
Globalscan NX sowie NSI Autostore. Das eine stellt eine Einstiegslösung für das
Dokumenten-Management dar, von der Unternehmen aus jeder Branche und in jeder Größe profitieren
können. Das andere bietet eine Lösung für die Arbeitsschritte "Erfassen" und "Verteilen" mit
erweiterten Funktionen zur Umwandlung von Papierdokumenten in die digitale Form.
Mit einer Einstiegslösung für das Dokumenten-Management kann der Anwender beispielsweise
schon beim Scan-Vorgang am Multifunktionssystem festlegen, an welchen Bestimmungsort oder in
welchen Prozess er Eingangspost, Rechnungen, Bestellungen und sonstige Dokumente speichern
beziehungsweise senden will.
Scannen und verarbeiten
Die gescannten Unterlagen werden wahlweise per EMail versendet, in einem Dateiordner
gespeichert oder an einen Fax- oder Dokumenten-Management-Server verschickt. Dies beschleunigt die
Verteilung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten erheblich. Manuelle Arbeitsschritte lassen
sich auf ein Minimum reduzieren. Dadurch gestaltet sich die Integration von Papierdokumenten in den
digitalen Workflow effizienter als zuvor. Zudem kann der verbesserte Informationstransfer für
deutliche Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung sorgen. Auch die Qualität des
Dokumenten-Managements erhöht sich durch die automatische Digitalisierung von Dokumenten. Darüber
hinaus erhalten Mitarbeiter durch den effizienten Digitalisierungsprozess einen schnelleren und
umfassenderen Zugang zu allen für sie relevanten Daten.
Schneller Zugriff auf Kundenunterlagen
Ein Beispiel für den Einsatz einer solchen Lösung ist die Digitalisierung und Nutzung von
Kundenunterlagen in mehreren Niederlassungen eines Unternehmens. Sind die Dokumente einmal
eingescannt und automatisch in ausgewählten Netzwerkordnern abgelegt, so haben alle autorisierten
Mitarbeiter der verschiedenen Geschäftsstellen eines Unternehmens unmittelbar Zugang zu den
elektronischen Dokumenten. Das Resultat: reduzierte Versandkosten, erhöhte Dokumentensicherheit und
schnelle Reaktion auf Kundenanfragen.
Multifunktionssystem mit individuellem "Gesicht"
Bei der Dokumenten-Management-Lösung von Ricoh beispielsweise nutzt diese die Java-Plattform
der eigenen Multifunktionssysteme und bietet so die Möglichkeit, direkt vom System ausgehend
Dokumentenprozesse zu automatisieren. Die grafische Oberfläche auf dem Display des Systems
vereinfacht dabei die Handhabung für den Benutzer mittels selbsterklärender Symbole. Ein besonderer
Charme liegt in individuell gestaltbaren Benutzeroberflächen: Nicht nur Namen, Logos und Slogans,
sondern auch Bilder aller Art können dem System ein individuelles Gesicht verleihen. Das
Multifunktionssystem spricht dann die "Sprache" des Unternehmens, das Display lässt sich
entsprechend den jeweiligen Corporate-Design-Richtlinien gestalten und als zentrale Schnittstelle
für das unternehmensweite Druck- und Dokumenten-Management perfekt ins Tagesgeschäft integrieren.
Unter entsprechenden Symbolen sind alle Scan-Einstellungen vordefiniert, sodass der Scan-Vorgang in
einem Schritt erfolgen kann.
Mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche können Administratoren auch ohne großen Aufwand
die gewünschten Prozesse je nach Anforderung individuell für einzelne Nutzer oder eine Abteilung
festlegen. Auch die Position und Größe der Schaltflächen sollte sich bei einer derartigen Lösung
flexibel einrichten lassen. Wichtiger noch für eine Einstiegslösung in das Dokumenten-Management:
Diese muss sich allen Netzwerkumgebungen anpassen können, vom kleinen Unternehmen bis zum großen
Konzern. Dann lässt sich die Software mit geringem Zeitaufwand nahtlos in die jeweilige vorhandene
IT-Plattform und gegebenenfalls in ein bestehendes Dokumenten-Management-System (DMS) integrieren.
Vorteilhaft ist es zudem, wenn eine solche Lösung wahlweise mit und ohne speziellen Server zum
Einsatz kommen kann.
Lösungsvarianten für den Betrieb mit und ohne Server können den unterschiedlichen
Größenordnungen eines Unternehmens besonders gut gerecht werden. Eine "Serverless Edition"
ermöglicht vor allem kleineren Arbeitsgruppen die Steuerung von angeschlossenen
Multifunktionssystemen, ohne dass ein zugeordneter Server-PC vorhanden sein muss.
Alle Vorgänge für die Dokumentenverteilung werden auf den Multifunktionssystemen selbst
durchgeführt. Somit lassen sich die Prozesse deutlich straffen. Auch die Individualisierung der
Benutzeroberfläche durch Hinzufügen von Kundenlogo und Kundennamen sollte dabei möglich sei. Eine
Server-basierende Edition hingegen könnte beispielsweise die Konfiguration und Verwaltung von bis
zu 750 Multifunktionssystemen unterstützen und erweiterte Funktionen für die Dokumentenerfassung
und -verteilung bietet. Für den Fall eines Server-Ausfalls ist eine Option zur Ausfallsicherung
hilfreich, die Daten auf einen Sicherungs-Server umleitet, um die kontinuierliche
Betriebssicherheit zu garantieren.
Scannen und direkt am System bearbeiten
Auch weitere Softwarelösungen wie beispielsweise das erwähnte NSI Autostore von Ricoh können
das Leistungsspektrum von Multifunktionssystemen als zusätzliches Eingabemedium erweitern. Solche
Lösungen lassen sich ebenfalls nahtlos in das unternehmensweite Dokumenten-Management einbinden und
unterstützten die verschiedensten Erfassungsprozesse, die über das Multifunktionssystem selbst, den
Scanner, den Desktop oder aber über Microsoft-Office-Applikationen, EMail-Anwendungen und den
FTP-Server laufen. Die Bedienung sollte denkbar einfach sein, selbst bei komplexen
Erfassungsprozessen. Der Nutzer kann beispielsweise mit wenigen Klicks auf dem Touchscreen Belege
scannen, per Optical Character Recognition (OCR) erfassen und als indiziertes, durchsuchbares PDF
im gewünschten Ordner ablegen. Bevor die Papierdokumente endgültig in den digitalen Prozess
eingebunden werden, können Nutzer erfasste Dokumente noch vor der Weiterleitung vielfältig
bearbeiten. Die Features solcher Lösungen reichen von der Volltexterkennung, über zonale
Texterkennung bis hin zur Rechnungserkennung. Auch das Ausrichten, Bereinigen und die
Qualitätsverbesserung von Bildern sollte möglich sein, zudem das Erkennen und Verarbeiten
zahlreicher Barcodes. Speziell für größere Unternehmen bieten derartige Lösungen viele Funktionen
für die bequeme, zentrale Administration sowie für Clustering und Lastverteilung von
Netzwerkverkehr bei Leistungsspitzen.
Integrierte OCR-Texterkennung
Wichtig ist, dass eine solche Plattform nicht nur ein Höchstmaß an Automatisierung für den
Input bietet, sondern auch genügend Freiheiten, um sich den individuellen Geschäftsprozessen
anzupassen. Die Möglichkeit der integrierten OCR-Texterkennung steigert auf jeden Fall die
Effizienz im Unternehmen, weil Informationen sofort zugänglich und komfortabel recherchierbar sind.
Eine manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehlerquellen, der Zeitverzug durch Hauspost,
aufwändiges Papier-Handling, doppelte Handakten oder teure Archivflächen gehören dann der
Vergangenheit an.
Softwarelösungen als Teil des Gesamtkonzepts
Dokumenten-Management-Lösungen für Multifunktionssysteme sollten als Bestandteile des
umfassenden Lösungsportfolios eines Druckerherstellers nicht fehlen. Ebenso wenig wie die Beratung
sowie die Analyse und Optimierung von Output-Landschaften, um damit für den Anwender eine
passgenaue Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumenten-Management zu schaffen. Ein
solches Gesamtkonzept sollte aus Hardware, Software, Service und Dienstleistungen bestehen.
Anwenderanforderungen an Druckvolumen, digitale Dokumentenverarbeitung, Systemverwaltung und
Kostenkontrolle sind darin zu berücksichtigen. Im Mittelpunkt muss immer die Gesamtlösung mit genau
auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittener Software und anderen Tools stehen, die einen
individuellen, effizienten Dokumenten- und Arbeitsfluss ermöglichen. Nur maßgeschneiderte Lösungen
bieten den größtmöglichen Nutzen und Mehrwert.
Pascal Seifert ist Team-Manager Product-Management bei Ricoh Deutschland.
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