IDC-Studie zu Print-Management-Trends
Ungenutzte Potenziale
Ein Großteil der deutschen Unternehmen hat die Vorteile eines Druck- und Dokumenten-Managements noch nicht erkannt. Die 29 Prozent der Befragten jedoch, die eine entsprechende Lösung einsetzen, berichten von zufriedenstellenden Kosteneinsparungen, halten die Marktforscher von IDC fest. Im Juni dieses Jahres befragte das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC insgesamt 511 deutsche Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern zum Einsatz von Druck-Management- und Dokumentenlösungen. Es zeigte sich, dass rund drei Viertel der Unternehmen kein Print-Management und 84 Prozent keine Dokumentenlösungen nutzen. Der Grund: Diese Unternehmen glauben nicht an große Kosteneinsparungen durch entsprechende Maßnahmen. Außerdem mangelt es neben Budgets auch an notwendigen Ressourcen, so die Befragten, und gleichzeitig gibt es keine Unterstützung von Seiten der Geschäftsleitung. Die Marktforscher stellen fest, dass viele Unternehmen nur die direkten Ausgaben wie Anschaffungskosten für Drucker und Verbrauchsmaterial betrachten. Die versteckten Kosten, die sich etwa durch einen "Gerätewildwuchs" und dezentrales Management oder den ineffizienten Support und ineffiziente Dokumentenprozesse ergeben, lassen diese Unternehmen außer Acht. Zudem können sie keine verursachungsgerechte Kostenzuordnung betreiben. 151 der Unternehmen setzen Print-Management oder Dokumentenlösungen ein oder planen den Einsatz in den kommenden zwölf bis 24 Monaten. Als Hauptantriebsfaktor für die Einführung von Druckmanagement machten die Marktforscher bei 73 Prozent dieser Organisationen Kosteneinsparungen aus. Dabei konnte rund ein Drittel der Befragten die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren; weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen sogar über 30 Prozent. Dennoch muten die Antworten der restlichen 29 Prozent der IT-Verantwortlichen erstaunlich an, denn sie geben an, keine Einschätzung über die realisierten Druckkosteneinsparungen abgeben zu können. "In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse gelaufen zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print-Management, und nur so lassen sich dann die realisierten Kosteneinsparungen auch aufzeigen", sagt Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC und Projektleiter der Studie. Dementsprechend zeigt der Vergleich der erwarteten mit den realisierten Druckkosteneinsparungen, dass das tatsächliche Einsparungspotenzial von den Unternehmen tendenziell unterschätzt wird. Diejenigen Unternehmen, die bereits Druck-Management durchführen, sind allerdings überwiegend mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden (84 Prozent). Die Studie ergab auch, dass 55 Prozent der Befragten Druck-Management-Maßnahmen teilweise oder überwiegend von externen Dienstleistern durchführen lassen - zu insgesamt geringeren Kosten und höheren Druckkosteneinsparungen. IDC stellt fest, dass die Angebote für Managed-Print-Services ausgereift seien und sich kurzfristig und häufig ohne Vorinvestitionen implementieren ließen. Im Bereich Document Solutions setzen die Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung und Archivierung von Dokumenten sowie elektronische Formulare ein, so das Ergebnis der Umfrage. Die wesentlichen Antriebsfaktoren für die Nutzung dieser Art von Lösungen sind effizientere Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie die Reduzierung der Kosten für Dokumentenprozesse, beispielsweise durch verkürzte Durchlaufzeiten, einschlielich elektronischer Archivierung. Auch hier gelten wie beim Print-Management als die größten internen Hürden die Budgetsituation, der Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen. Zu den externen Hindernissen zählen der hohe Implementierungs- und Integrationsaufwand sowie die niedrigen erwarteten Kosteneinsparungen und geringen Effizienzsteigerungen der Druck- und Dokumentenprozesse. Die dokumentenintensiven Prozesse mit dem größten Potenzial für Effizienzsteigerungen sind nach Angaben der befragten Unternehmen Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen. Darunter fallen vor allem die Rechnungsstellung und -forderung, der Auftragseingang sowie die Logistik und Lieferantendatenverwaltung. Susanne Franke/jos
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