IT-Spezifikation: Weniger schreiben, mehr kommunizieren

Was muss das neue System können? Das fragen sich Unternehmen zurecht, bevor sie mit dem Entwickeln neuer IT-Systeme beginnen. Doch wie detailliert sollte die IT-Spezifikation sein, und wie sollte man bei ihr vorgehen? Diesbezüglich besteht oft Unsicherheit.

In vielen Unternehmen wird die IT-Spezifikation als mühsame Pflicht gesehen. Denn gerade die »alten Projekthasen« wissen: Wenn wir erst einmal ans Entwickeln des neuen Systems gehen, kommt ohnehin vieles anders als geplant. Entsprechend mechanisch und bürokratisch wird diese Aufgabe oft erledigt. Viel sinnvoller wäre es, sie als dynamischen sowie interaktiven Prozess zu verstehen, an dessen Ende das von allen Beteiligten gewünschte oder benötigte IT-System entsteht. Hier einige Tipps, die Ihnen beim Realisieren eines solchen Ansatzes beim Spezifizieren geplanter IT-Systeme helfen.

Schaffen Sie eine Vertrauensbasis

IT-Spezifikation hat etwas mit Vertrauen zu tun – und zwar mit Vertrauen
• in die Lieferanten, dass diese verstehen, was die Fachabteilung wirklich braucht, und
• in die Fachabteilung, dass sie nicht mehr fordert, als sie bereit ist, zu investieren.
Fehlt dieses Vertrauen tendieren die Beteiligten zum Sich-Absichern. Dies manifestiert sich in Lastenheften mit Tau-senden von Anforderungen, deren Nutzen höchst fraglich ist.

1. IT-Spezifikation: Weniger schreiben, mehr kommunizieren
2. Kleiner planen
3. Fragen für die Scope-Beschreibung
4. Weniger ist oft mehr
5. Lassen Sie neue Erkenntnisse einfließen
6. Fazit: Gemeinsames Vorgehen schafft Vertrauen