Alles auf Service (Fortsetzung)

Für kleine Unternehmen bedeutet dies einen geringeren Investitions- und Integrationsaufwand für Hard- und Software. Denn für die Installation der Server-Hardware und der Programme sorgt der Anbieter genauso wie für Pflege und Wartung der Systeme. Das zentrale Management reduziert den Administrations- und Supportaufwand in der eigenen Firma deutlich. Das Unternehmen zahlt pro Mitarbeiter und Monat nur die Anwendungen, die es tatsächlich beansprucht. Bedarf und Abrechnung passen sich dynamisch den saisonalen Spitzen und der oftmals variierenden geschäftlichen Entwicklung an. Ein Unternehmen kann so Anwendungen »schlüsselfertig« nutzen, ohne eigene IT-Ressourcen wie einen E-Mail-Server oder ein kostenintensives Firmennetzwerk dafür aufbauen zu müssen. Einzige Voraussetzung: ein Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem und Internetbrowser, dazu eine breitbandige Internetverbindung. Mit Microsoft Hosted Exchange lassen sich die zentral gespeicherten E-Mails und Informationen von jedem Ort der Welt jederzeit abrufen. Mitarbeiter bearbeiten über ihr mobiles Endgerät – beispielsweise ein PDA, ein Smartphone oder einen Black­berry – beispielsweise Angebote am Flughafen oder im Zug und schicken ihre Antwort dann an den Kunden. So lassen sich Abläufe beschleunigen. Ein sogenannter Push-Service holt die eingehenden Nachrichten direkt vom Exchange Server ab und leitet eintreffende E-Mails, bei Bedarf auch mit Anhängen oder Terminanfragen, ohne Zeitverzögerung direkt auf das Endgerät des Empfängers weiter. Die E-Mail selbst bleibt zusätzlich auch auf dem zentralen Server des Anbieters gespeichert und ist somit zeitgleich auch am Arbeitsplatz verfügbar. Weiterhin entfallen durch den Push-Service aufwändige Einwahl- und Abrufverfahren. Die E-Mails lassen sich unmittelbar lesen, speichern, weiterleiten oder beantworten. Neben dem Austausch von Nachrichten nutzen Mitarbeiter unterwegs die gewohnten Outlook-Funktionalitäten wie den Terminkalender und verwalten mit ihrem Endgerät Kontakte, Aufgaben oder Adressen. Versendet der Nutzer mobil eine E-Mail oder gibt einen neuen Termin ein, wird dieser automatisch über den zentralen Server mit den Kalendern der anderen vernetzten Nutzer synchronisiert. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand, vermeiden durch die gemeinsame Einsicht in die Kalenderfunktion komplizierte Absprachen und Doppelbuchungen und können ihre Warte- und Reisezeiten produktiv nutzen.

Diane Schulte ist freie IT-Redakteurin in Köln.