Baden-Baden digitalisiert Ablage und Archivierung

Baden-Baden digitalisiert Ablage und Archivierung Schritt für Schritt digitalisiert die Kurstadt Baden-Baden ihr Verwaltungs­handeln. Basis ist dabei ein Dokumentenmanagement-System und ein digitales Archiv. Ziel sind Kosteneinsparungen und mehr Komfort für den Bürger.

Nicht nur die private Wirtschaft muss sich heute fast durchweg weltweiter Konkurrenz stellen. Auch das Verwaltungshandeln wird mittlerweile nicht nur an der Rechtssicherheit für den Bürger, sondern auch an der Effizienz der Abläufe gemessen. Der »Schlanke Staat« bedeutet zum einen Bürokratieabbau, zum anderen aber auch Optimierung der Verwendung der Steuergelder und mehr Komfort für den Bürger, beispielsweise durch die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen. Ein solches Vorhaben wird aber nur dann die genannten Ziele er­reichen können, wenn die verwendeten IT-Verfahren keinen Abklatsch von Systemen der privaten Wirtschaft darstellen, sondern die Besonder­heiten der deutschen Verwaltungsabläufe berücksichtigen.

Digitalisierte Kfz-Zulassung
In dem weltweit wohl bekanntesten deutschen Kurbad, der Stadt Baden-Baden an den Hängen des Nord-Schwarzwalds, wurden diese Vorgaben von vornherein richtig er­kannt, sodass man mittlerweile schon eine ganze Reihe von Verwaltungsabläufen nutzbringend digitalisieren konnte. Die administrativen Geschäfte der Stadt Baden-Baden liegen in den Händen der rund 900 Mitarbeiter zählenden Stadtverwaltung. Ein Weg zu mehr Kosteneffizienz einerseits und mehr Bürgerfreundlichkeit an­dererseits geht in der Stadtverwaltung Baden-Baden über ein Dokumentenmanagement-System und ein digitales Archiv. Durch die Einführung eines modernen Archivierungssystems auf Basis des IBM DB2 Content Managers on Demand lässt sich das Gros der Papierdokumente effizient, revisionssicher und äußerst praktisch für die Mitarbeiter ablegen und gleichzeitig für den späteren Zugriff leicht verfügbar vorhalten. Als erstes Projekt in diese Richtung wurde im Jahr 2002 die Kfz-Zulassungsstelle der Stadtverwaltung mit der neuen Archivierungslösung versehen. Effizient und wirtschaftlich sollte das neue System sein, den gesetzlichen Auflagen zur Langzeitarchivierung entsprechen und mit den bestehenden Lotus Notes-An­wen­dungen der Stadt im Einklang stehen, so dass die Mitarbeiter von ihrem Ar­beitsplatz aus mit dem Archiv arbeiten konnten. Um dieses Projekt zu realisieren, hatte sich die IT-Leitung den auf Lotus Notes-Anwendungen spezialisierten Karlsruher Systemintegrator n-komm mit ins Boot geholt. Unter Berücksichtigung der ge­nannten Anforderungen rieten die Karlsruher Berater der Stadtverwaltung zu der Lotus Notes-basierten Lösung »e-komm Kfz-Archiv« als Frontend; für die Hintergrundverarbeitung schien der IBM DB2 Content Manager on Demand mit IBM Common­Store for Lotus Domino als Middleware dazwischen am besten geeignet. Das System sollte auf dem iSeries Server der Stadtverwaltung laufen. Positiv für die Stadt Baden-Baden war dabei auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Dokumente in das neue Archiv zu überspielen. »Die bereits archivierten Kfz-Zulassungsdokumente des alten Archivsystems haben wir konvertiert und in die neue Plattform integriert – für die Stadtverwaltung war das die kostengünstigste Lösung«, so Ralph Rost, Projektleiter bei n-komm.

Archivierung im Finanzwesen
Nachdem sich die neue Archivierungslösung bewährt hatte, gingen die Baden-Badener in einem nächsten Schritt daran, das gesamte Finanzwesen der Stadt in das System einzubeziehen. »Das neue System sollte alle Rechnungen und alle damit verbundenen Finanzunterlagen in elektronischer Form speichern können. Wie schon im Kfz-Bereich wollten wir Kosten im Zusammenhang mit der Ablage und Speicherung von mehreren Hunderttausend Unterlagen senken und dafür sorgen, dass benötigte Unterlagen schnell und möglichst einfach abrufbar sind«, so der technische IT- Leiter Klaus Thomas über die Ausweitungsambitionen beim Archivierungssystem. Der Anlass für die Umstellung im Finanzwesen ergab sich durch einen Wechsel der Hardwareplattform: Aus Rentabilitätsgründen entschloss sich die Stadtverwaltung, das bestehende AS/400-System durch ein iSeries Modell 800 zu ersetzen, auf dem der IBM DB2 Content Manager On Demand arbeiten sollte. Für die langfristige Archivierung ist dieser mit einer IBM 3995 Optical Library mit 5,2 GB WORM-Medien (»Write Once, Read Many«) verbunden. Wie schon im Kfz-Be­reich war es den Baden-Badenern auch hier besonders wichtig, dass die anvisierte Lösung eng mit den bestehenden Systemen zusam­menarbeitete.

Mausklick spart 10 Kilometer Weg
Ins neue elektronische Archiv gelangen die Unterlagen über einen Panasonic KV S3065CL Scanner mit der Software InputAccel Express 5.1 von Captiva. Zu jeder gescannten Unterlage wird ein Volltextindex erzeugt und danach automatisch auf den Content Manager gespielt. Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung können nun über ihren Notes-Standardarbeitsplatz auf die Dokumentenbestände zugreifen und über CommonStore für Lotus Domino 8.2 komplexe Abfragen durchführen. Welche Vorteile sich aus der Digitalisierung und Archivierung ergeben, zeigt ein Blick auf den Finanz­aktenberg, der in elektronischer Form auf dem Server gespeichert wurde: Rund 200000 Einzeldokumente in rund 400 Aktenordnern konnten platzsparend in der optischen Bibliothek abgelegt werden, die nicht mehr Raum einnimmt als drei PCs. Aber das Archivierungssystem spart der Verwaltung nicht nur viel Platz, es optimiert auch die Arbeitsabläufe: Um einen Papierbeleg früher aus dem Archiv zu holen, mussten die Mitarbeiter mitunter weite Wege zurücklegen – die weiteste Außenstelle der Stadtverwaltung befindet sich sogar über zehn Kilometer vom Archivstandort entfernt – und die entsprechenden Belege aus den Aktenschränken hervorsuchen. Heute verfügen sie über jeden ge­wünschten Beleg binnen Sekunden per Mausklick aus ihrem Lotus Notes-Arbeitsplatz heraus. »Die Lösung im Finanz­wesen hat den großen Vorteil, dass von jedem Ar­beitsplatz mit entsprechender Berechtigung auf die archivierten Kassenbelege im Backend zugegriffen werden kann«, bestätigt Ralph Rost von n-komm. »Auf Knopfdruck lassen sich jetzt alle benötigten Unterlagen auffinden. Der Zugriff auf diese verläuft einfach und leistungsstark. Die elektronische Archivierung ist ins­gesamt erheblich wirtschaftlicher als der Umgang mit Papierunterlagen«, ist IT-Leiter Klaus Thomas überzeugt. Als nächstes will die Stadt Baden-Baden die Unterlagen ihres Lotus Notes-basierten Dokumentenmanagementsystems mit der Archivierungslösung verbinden. Seit einigen Jahren arbeitet die Verwaltung hier mit der Lösung »n-komm Office«. Dabei handelt es sich um eine spezielle Notes-Anwendung für Behörden und öffentliche Einrichtungen, mit der Sachbearbeiter ihre Akten und den Schriftverkehr komplett ­verwalten können. »Angefangen bei der Beantragung einer Biomülltonne bis hin zu den Plänen von großen Bauvorhaben – alles, was früher in den Aktenschränken abgelegt werden musste, wird heute in einer elektronischen Akte gespeichert, zu der die Mitarbeiter je nach Berechtigung Zugriff haben. Das hat den Vorteil, dass sich die Ablage leichter in Ordnung halten lässt und die Mit­arbeiter viel effizienter damit ar­beiten können«, sagt Andrea Haitz, Systemadministratorin der Stadt Baden-Baden. Diese elektronischen Akten werden in einzelne Hefte unterteilt, die nach einem bestimmten Zeitpunkt geschlossen werden und dann über CommonStore und den Content Manager on Demand dem Archiv übergeben werden können. Dadurch wird die Datenbank des Dokumentenmanagementsystems entlastet. Schritt für Schritt konnte die Stadt Baden-Baden durch eine mo­derne Archivierungslösung Ar­beits­prozesse optimieren und wirtschaftlicher ge­stalten. Der Weg zum pa­pier­losen Büro und zu mehr Komfort für den einzelnen Bürger geht weiter.