Badens digitale Hefter

Zugriff nur für berechtigte Personen

In Ettlingen wird der Content Manager als Archivierungs- und Aufbewahrungsmedium dabei nicht als Stand-Alone-Lösung genutzt, bei der seine Oberfläche direkt zum Einsatz käme, sondern über IBM CommonStore für Lotus Domino. Diese Software dient als Bindeglied zu einer Notes Domino basierten Anwendung wie einem Mail-Client oder einer beliebig anderen Lösung. Der Archivierungsvorgang läuft über CommonStore, hierüber wird definiert, wo im Content Manager die Daten abgespeichert werden sollen. CommonStore selbst hat keine eigentliche eigene Datenhaltung, sondern sorgt dafür, Daten zu archivieren und auch wiederzuholen, wenn sie zur Anzeige kommen sollen. Bei allem gewährleistet Lotus Notes, dass nur berechtigte Personen – etwa in der Finanzabteilung beschäftigte Personen sowie Führungskräfte anderer Abteilungen – Zugriff auf die jeweiligen archivierten Daten haben. Ebenfalls wurde auf Basis dieser Archivierungsinfrastruktur für das kommunale Dokumenten-Management-System »E-komm Office« eine Heftarchivierung umgesetzt. Jeder, der schon mal in einem Amt oder einer Verwaltung war, kennt die riesigen Schrankwände voller Hefter und Ordner. In der digitalen Verwaltung sind diese Hefter natürlich nicht so offensichtlich und doch ein wichtiges Hilfsmittel zur Administration von gescannten Dokumenten, Textdateien, Telefonnotizen oder Briefen. All diese Dateien werden auf Basis von Notes Domino verwaltet und in Heftern zusammengefasst. Wenn dieser irgendwann voll ist, wird er aus der Notes-Datenbank zur Archivierung an den Content Manager übertragen. Dabei bleiben aber Rumpfinformation, eine Art Index, im Office bestehen. Dieser hilft später zu erkennen, was in dem jeweiligen Heft archiviert wurde. Eine Hülle des Hefters mit Metadaten bleibt also bestehen und aus dieser Hülle kann auf alle archivierten Daten zugegriffen werden.

1. Badens digitale Hefter
2. Zugriff nur für berechtigte Personen
3. Schlanke und effektive Verwaltung