Bei der Arbeit mit den Werkzeugen erfolgt die Erstellung der Berichte getrennt von der Erzeugung. Für die visuelle Erstellung werden sogenannte Designer angeboten, die eine XML-basierte Beschreibung liefern. Diese wird dann zur Laufzeit verwendet, um den Bericht zu generieren. Während der Entwicklung mit dem Designer kann der Report in der Vorschau angezeigt werden. Als Datenquellen können über Java Database Connectivity (JDBC) unterschiedliche Datenbanken oder über XMLA sogar OLAP-Server (Online Analytical Processing) eingebunden werden. Im Vergleich zu kommerziellen Produkten hinken die Open-Source-Angebote für OLAP jedoch hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Performance hinterher. Neben der reinen Tabellen- und Listendarstellung können auch Diagramme oder sogar multidimensionale Pivot-Analysen erstellt werden. Dafür gibt es eine gesonderte Charting-Engine. Diese basiert bei Pentaho und Jasper auf JFreeChart. Bei BIRT handelt es sich hingegen um eine Eigenentwicklung der Firma Actuate, die als Business-Intelligence-Anbieter seit längerem am Markt ist. Mit einem eingeschränkten Umfang können Berichte auch über den Browser erstellt und ausgeführt werden. Dazu ist jedoch ein Webserver mit der dazugehörigen Anwendung nötig. Zur Darstellung von Berichten im Web bietet BIRT mit einer AJAX-basierten Oberfläche, die überdies als Portlet zur Verfügung gestellt wird, die beste Unterstützung.