Compliance: Nicht Bürde, sondern Chance. Die Skandale um gefälschte Bilanzen und übertriebene Gewinnmeldungen einiger internationaler Unternehmen haben sie regelrecht aus dem Boden schießen lassen:

Compliance: Nicht Bürde, sondern Chance

Richtlinien für eine effizientere interne Kontrolle, für eine Stärkung der Reporting-Prozesse, für eine bessere Dokumentation von Kreditentscheidungen - kurzum für mehr Transparenz an den Kapitalmärkten. Der Sarbanes-Oxley Act, der 2002 von der US-Regierung er­lassen wurde, betrifft ausländische Unternehmen allerdings nur dann, wenn sie an einer amerikanischen Börse notiert sind. In Deutschland greifen vor allem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die schon 2001 als Reaktion auf die Ausbreitung der elektronischen Datenverarbeitung in der Geschäftswelt vom deutschen Gesetzgeber eingeführt wurden. Branchenspezifische Anforderungen wie Basel II oder die Mindestanforderungen an das Kreditgeschäft (MAK) sorgen für zusätzliche Vorschriften.
Relativ bald rechnete die US-amerikanische Software-Branche mit Umsatzgewinnen, zurückzuführen auf Sarbanes-Oxley. Doch zunächst kam es erst mal anders: Die Anwenderunternehmen waren vorerst so beschäftigt, die bestehenden Anwendungen an das Gesetz anzupassen, dass sie für umfangreiche Neuanschaffungen im Datenmanagement keine Zeit mehr hatten. Während Sarbanes-Oxley den Unternehmen ein umfangreiches internes Kontrollsystem auferlegt, geht es bei den GDPdU erstmal nur darum, dass die Finanzämter digital erstellte Buchführung per Datenzugriff prüfen dürfen. Nicht geregelt ist allerdings, welche technischen Anforderungen der Steuerpflichtige dafür erfüllen muss. Dementsprechend groß ist die Verwirrung unter den Anwendern bezüglich ihrer Software und Speichermedien. Viele sind immer noch nicht auf die digitale Prüfung vorbereitet.
In beiden Fällen gilt es für die Unternehmen, die Chance der Richtlinien zu erkennen. Compliance bedeutet, große Mengen an Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu verwalten. Dies erfordert andere Dateninfrastrukturen, ein anderes Finanz-Berichtswesen, ein anderes Records Management und auch Änderungen im Risiko-Management. Wer es schafft, seinen operativen Betrieb auf Vordermann zu bringen, ihn effizienter und vorhersehbarer zu machen, nutzt die Chance. Kurzum: Es ist harte Arbeit, aber letztendlich lohnt es sich!
Das Web, E-Mail-Kommunikation und Instant Messaging erhöhen rasant die Menge an Informationen, die ein Unternehmen tagtäglich produziert. Bis zu 80 Prozent aller Geschäftsinformationen werden elektronisch abgespeichert. Eine aktuelle Studie der Universität Berkeley in den USA berichtet, dass sich die Menge an neuen Informationen allein in den letzten drei Jahren verdoppelt hat - und das hauptsächlich durch E-Mails und Office-Dokumente. Mit dem Aufkommen von Alltagsgeräten, die mit intelligenten Mikrokomponenten ausgestattet sind, sowie der RFID-Technologie schnellt die Anzahl an Informationen in ungeahnte Höhen.
Auch vor der Fülle der Richtlinien möchte man schier kapitulieren. Als Chance begriffen, verlieren sie allerdings viel von ihrem Schrecken. Systeme, um Records und Content in Echtzeit zu managen, sind von Nutzen, wenn es darum geht, den Anforderungen komplexer Vorschriften nachzukommen. Aber sie können noch mehr: nämlich die Produktivität erhöhen, die Kundenbetreuung verbessern und die Rendite der Technologieinvestitionen steigern.
Neue Vorschriften bedeuten, dass Unternehmen mehr in ihr Datenmanagement investieren müssen. Damit stehen sie vor einer Entscheidung: Entweder sie wählen eine Ad-hoc-Lösung, um einzelnen Regeln schnell zu gehorchen, oder sie nutzen die strategische Chance, die Geschäftsprozesse zu verbessern.
Ad-hoc-Lösungen sind Inseln und geben nicht genügend Einblick in Unternehmensinformationen. Damit kann sich die vermeintlich kostengünstigere Lösung später als teueres Unterfangen entpuppen. Strategisches Datenmanagement ist hingegen in der Lage, Informationen von den traditionellen Typen bis zu unstrukturierten neueren Formaten wie E-Mail, Instant Messages, Bilder oder Audio- und Videodateien zusammenzubringen und zu managen. Verantwortlichen soll dann alles sofort und auf Abruf zugänglich sein, um rechtzeitig Risiken und Chancen erkennen und das Unternehmen entsprechend steuern zu können.
Weitere Vorteile liegen auf der Hand: erhöhte Sicherheitskontrolle, geringere Speicherkosten, verkürzte Geschäftsabläufe, eine bessere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Mit einem effizienten Datenmanagement lassen sich Unternehmensinformationen wirksam nutzen und damit weitaus fundiertere Entscheidungen treffen.

Annette Opalka, Content Management and Business Intelligence Specialty Sales Leader, IBM EMEA Central Region
werner.fritsch@informationweek.de