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DMS für Kleine

5. August 2004, 0:00 Uhr |

DMS für Kleine. Dokumenten-Management-Systeme für kleinere Unternehmen bieten zahlreiche Vorteile, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Bedauerlich für die Anbieter von DMS-Software ist aber, dass sich die avisierte Zielgruppe dessen nicht so recht bewusst ist. Ein Grund dafür könnte darin liegen, dass vor allem das Geschäfts mit kleinen Firmen noch direkt über die Hersteller läuft. Der Multiplikator und Überzeuger Fachhandel bleibt außen vor.

DMS für Kleine

Etwa 3,2 Millionen Unterneh-men mit weniger als 50 Mitar-
beitern gibt es in Deutschland. Für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) im engeren Sinne ist diese Kundengruppe noch weitgehend unerschlossen. Diese Betriebe verwenden laut einer Untersuchung des Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI) eher DMS-ähnliche Systeme wie Microsoft Office, Lotus Notes, selbst gestrickte Lösungen oder ERP-Erweiterungen für Aufgaben wie Archivierung und Informations-Bereitstellung. Konkret setzen von 280 Befragten zehn Prozent DMS-ähnliche, sieben Prozent echte DMS-Software ein, der Rest hat noch gar nichts in dieser Richtung unternommen. Kleine Unternehmen, die planen, künftig in DMS-Systeme zu investieren, wollen dafür zum überwiegenden Teil nicht mehr als 20.000 Euro ausgeben. Diese Investitionen setzen sich ungefähr zu gleichen Teilen aus den Kosten für Hardware (in erster Linie Scanner), Software, Installation und Beratung zusammen.

Obwohl der Nutzen eines DMS-Systems leicht nachvollziehbar ist, klagen die Partner, dass die Überzeugungsarbeit vor allem bei kleinen Kunden sehr schwierig und aufwändig sei. »Man muss sie ganz gezielt in eine Kosten-Nutzen-Diskussion involvieren, dann landen wir fast immer einen Treffer«, führt Andreas Pöhnl, Geschäftsführer des Docuware-Partners Et Cetera aus. Doch längst nicht alle Hersteller setzen auf die Argumentationshilfe Partnergeschäft, um ihre Produkte in den Markt zu bringen. Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern beziehen ihre DMS-Software haupt- sächlich direkt, lediglich bei Kunden mit 20 bis 50 Mitarbeitern überwiegt die Anschaffung über Systemhäuser.

Notlösung Office und Notes

DMS-ähnliche Funktionalität bietet Microsoft Office 2003: Die kostenlos als Download für den Windows 2003 Server erhältlichen Sharepoint Services bieten neben Versionierung noch File-Storage und erweiterte Team-Zusammenarbeit.

Der Microsoft Sharepoint Portal Server 2003, der große Bruder der Sharepoint Services, ist als Box-Produkt erhältlich und kostet mit fünf Zugangslizenzen (CALs) etwa 5.600 Dollar. Der Preis ist damit für das Budget eines kleinen Unternehmens durchaus zu verkraften, dennoch enthält sich Microsoft einer Empfehlung, das Produkt auf dem Small Business Server zu installieren ? obwohl es technisch möglich ist: »Wir haben die Erfahrung gemacht, dass kleinen Unternehmen die Sharepoint Services reichen ? sofern sie überhaupt schon mit dem Thema Collaboration so weit sind«, argumentiert ein Microsoft-Sprechers gegenüber CRN.

Auch mit Lotus Notes ist es grundsätzlich möglich, eingeschränktes Dokumenten-Management zu betreiben. Darüber hinaus hat IBM auch die Ergänzung Domino.Doc im Portfolio, die alle Funktionen von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung abdeckt. Edgar Schmitz, CIO des CMP-Weka-Verlags, warnt allerdings: »Domino.Doc ist für kleine Unternehmen zu komplex und überdimensioniert.«

Die meisten spezialisierten DMS-Anbieter bieten einfach ihre für größere Unternehmenskunden konzipierten Lösungen unverändert auch kleinen Kunden an. Einen anderen Weg geht Windream: Die Software, die sich vollständig in Microsoft Office eingliedert und Funktionen wie Suche, Versionierung und Archiv enthält, gibt es schon als Einzelplatz-Version (299 Euro) sowie als Small Business Edition (245 Euro pro Nutzer) optional mit Small Business Extension (55 Euro pro Nutzer), die eine Lebenszyklus-Verwaltung und eine Check-Out-Check-In-Funktion enthält. Die in Deutschland von etwa 60 Partnern vertriebenen Lösungen unterstützen Archiverungs-Funktionen auf Jukeboxen.

Einige deutsche Partner wollen künftig Bundles von Windream-Einzelplatz mit Scannern schnüren. Der Kunde kann auf die Netzwerk-Version der Software upgraden, wenn er mehr als eine Lizenz benötigt.

Auch Elo adressiert dediziert kleinere Kunden mit dem Box-Produkt Elo Office, das als Einzelplatzversion gedacht ist (etwa 360 Euro Einzelplatz, 1360 Euro für fünf Nutzer). In der zur Cebit vorgestellten Version 6.0 wurde vor allem die Scanner-Unterstützung verbessert. »Wir haben etwa 200 Fachhändler, die das Box-Produkt vermarkten und weitere 150 Systemhäuser, die sich auf die Implementierung unserer größeren Lösung fokussieren«, schildert Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von Elo Digital, seine Vertriebsstrategie. Elo Office 6.0 verkauft das Unternehmen über Distributoren wie Softline und Cancom. Die Box-Software trägt etwa ein Viertel zum Umsatz von Elo bei.

Traditionell stark im Low-End-Markt unterwegs ist die Easy Software AG, die nach überstandener Restrukturierung allmählich wieder auf dem Weg nach oben ist: »Die Ansprache von kleinen Kunden ist kompliziert: Die Implementierung muss binnen ein bis zwei Tagen abgeschlossen, das System leicht zu handhaben sein«, fordert Josef Gemeri, Vorstand von Easy.

Die aktuelle Produkt-Version von Easy Archiv ist vollständig in Java geschrieben. Als Komplettlösung für kleine Unternehmen kostet die Easy Enterprise i Midrange Package einschließlich Capture und Recognition für drei named User 6.000 Euro.

Eine Branchenlösung speziell für Steuerberater ist kürzlich hinzugekommen. Darüber hinaus setzt das Mülheimer Unternehmen eng auf die Kooperation mit Microsoft Business Solutions: Es gibt drei gemeinsame Easy-Navision Partner, die kombinierte Lösungen anbieten. »Da Microsoft die MBS-Schiene stark ausweiten will, versprechen wir uns einiges von der Kooperation«, erklärt Gemeri.

Easy verfolgt ein zweistufiges Partner-Konzept: Die sieben deutschen Easy-Direkt-Partner beliefern etwa 80 Easy-Competence-Partner. Verglichen mit den über 1.000 Easy-Partnern vor wenigen Jahren sind das natürlich erheblich weniger; Gemeri ist aber für neue Partnerschaften wieder offen.

Wie Easy hat auch Scanview ein spezielles Paket für Steuerkanzleien und Anwälte entwickelt, das zur DMS-Expo in Essen präsentiert wird. Die DMS-Lösung von Scanview ist skalierbar und modular aufgebaut. Das Einstiegspaket für fünf Nutzer ist ab 5.000 Euro erhältlich.

Die D.velop AG arbeitet mit 40 zertifizierten Partnern. Einer davon, nämlich Paperless Solutions, hat ein ASP-Modell in verschiedenen Größen für die Software d.3 entwickelt. Das Paket »S« ist für Unternehmen gedacht, die nicht mehr als 5.000 Papierbelege scannen. Für 189 Euro monatlich erhalten Kunden fünf User-Lizenzen. Die Lösung kann binnen drei Tagen implementiert werden. »Mit unserem Modell kommen wir Kunden entgegen, welche die enormen Kosten zu Beginn eines DMS-Projektes nicht aufbringen möchten«, erklärt Udo Prell, Geschäftsführer von Paperless-Solutions.

Eine spezielle KMU-Lösung hat Docuware im Portfolio: DocuWare Business ist eine DMS-Komplettlösung für Unternehmen und Arbeitsgruppen von ein bis 20 Benutzern. Die Software enthält Funktionen zum Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten bis zum Drucken und Versenden von Papier- und PC-Dokumenten. Docuware Business verfügt über den Tiffmaker zur automatischen Archivierung aus Windows-Anwendungen und eine integrierte Client-Server-Datenbank auf Basis MS SQL, die eine Volltext-Suche ermöglicht. Docuware Business ist ab 1.600 Euro erhältlich.

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