Dokumentenbearbeitung: Vereinfachung ist Trumpf
Die Flut an Dokumenten, vorangetrieben durch elektronische Akten und gesetzliche Bestimmungen, steigt. Dazu kommt ein wahres Bombardement an E-Mails mit Anhängen, die ebenfalls im Rahmen der Bearbeitung und Archivierung bewältigt werden muss. Um angesichts dieser steigenden Flut den Kopf über Wasser zu behalten, hilft den Unternehmen nur eins: die Abläufe und das Handling von Dokumenten und Inhalten soweit wie möglich zu vereinfachen, also zu entflechten.
Die rigorose Ausnutzung der informations- und kommunikationstechnischen Möglichkeiten hat bisher in den Unternehmen genau zum Gegenteil geführt: Die Prozessgeflechte werden immer komplexer und für die Beteiligten undurchsichtiger. Das wiederum schlägt sich über eine mangelnde Effizienz, Bearbeitungsgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Mitarbeiter negativ auf das Geschäft und Budget nieder. Für die Unternehmen ist diese Entwicklung doppelt schmerzlich. Denn sowohl der immer schnelllebigere Markt als auch die zunehmend anspruchsvolleren Kunden fordern ihnen eine gezielte, prompte und verlässliche Bedienung über weniger kostenintensive, vereinfachte Prozesse ab.
Enormer Nachholbedarf
Eine Studie von Ovum, durchgeführt in 360 deutschen, französischen und britischen Unternehmen, bringt die traurige Bearbeitungsrealität an den Tag. 71 Prozent der Befragten gaben angesichts ihrer Erfahrungen an, dass die Dokumentenprozesse innerhalb ihrer Organisation »dringend vereinfacht« werden müssten. Dieser immense Nachholbedarf ist umso erstaunlicher, da 97 Prozent der Studienteilnehmer vereinfachte Bearbeitungsabläufe und ein gut durchdachtes Dokumentenmanagement als »signifikante Wettbewerbsvorteile« erachten. Immerhin 64 Prozent der Befragten sehen dabei einen direkten Zusammenhang zwischen der Bearbeitungszeit und der Zufriedenheit der Kunden.
Doch wie die bestehenden Abläufe und das Dokumentenhandling entflechten und beschleunigen? Den Anfang dafür muss eine gründliche Prozessanalyse machen, über die alle Dokumentenabläufe inklusive der Ablageorte nachvollzogen werden. Die eingesetzte Hardware und ihr Status – gekauft, geliehen oder geleased – sollte für ein aussagekräftiges Gesamt(Kosten-)bild mit Blick auf künftige Handlungsoptionen gleich mit analysiert werden. Nur auf diese Weise wird deutlich, wo innerhalb einzelner Bearbeitungsketten entflochten, Speicher-/Ablageorte und Geräteeinsätze konsolidiert sowie Dokumentenabfolgen auf ein bearbeitungssicheres und kostenreduzierendes Mindestmaß zurückgefahren werden können. Eine wohlgeordnete zentrale Archivierung mit durchdachten Schlagwörtern und Links für eine schnelle Recherche räumt mit zu hohen, undurchsichtigen Dokumenten- und Content-Lasten an den PC-Arbeitsplätzen auf. Für stringente und saubere Ablaufstrukturen sollten die daran Beteiligten – Bearbeiter wie Unterzeichnungsverantwortliche – für alle ersichtlich dokumentiert werden. Gruppenstrukturen, über die die Zuständigen und Verantwortlichen einschließlich ihrer Zugriffsrechte vereinfachend zusammengefasst werden, dazu Team-Ordner und Verlaufsprotokolle erleichtern den Beteiligten, Administratoren und Controllern die Handhabung zusätzlich und schließen unkoordinierte Weiterleitungsprozesse aus.
Extern besser aufgehoben
Um schnell und nachhaltig Ordnung in ihre Dokumenten- Bearbeitungslandschaft zu bringen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Outsourcing oder Outtasking. Mit externer Unterstützung können notwendige Maßnahmen zur Prozessentflechtung in der Regel einfacher als in Eigenregie intern durchgesetzt werden. Dabei haben es die Unternehmen bei einigen Dienstleistern selbst in der Hand, welche Dokumentenprozesse sie delegieren und welche sie weiterhin in Eigenverantwortung betreiben wollen. Zudem sprechen weitere stichhaltige Gründe für einen externen Dienst an Dokumenten und Dokumentenprozessen. Externe Dienstleister können, anders als das Unternehmen, gegenüber vielen Kunden Aufgaben, beispielsweise Druckaufträge, Serviceleistungen und Helpdesk-Dienste, kostensparend bündeln und die Einsparungseffekte teilweise an ihre Kunden weitergeben. Und sie können ihre Speichersysteme und Geräteflotte wirtschaftlicher ausschöpfen und warten, ebenfalls für die Kunden verbunden mit Kosteneinsparungen. Parallel vereinfacht sich für die Unternehmen das Rechnungswesen, weil der externe Dienstleister für alle notwendigen Materialen wie Papier, Toner bis hin zu den Speichermedien in der Abwicklungspflicht steht. Das eigene Rechnungswesen ist am Monatsende nur noch mit einer Gesamtrechnung konfrontiert.
