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Ein Portal für Bürger und Beamte

5. Dezember 2008, 13:23 Uhr |

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Effizientere Arbeitsabläufe intern

Neben der Informationsbereitstellung wurden interne Verwaltungsvorgänge als Intrexx-Applikationen erstellt. Beispielsweise können die Mitarbeiter des Landkreises nun alle Informationen zu internen Schulungen im Portal abrufen und diese dort buchen. Auch die Fahrzeugreservierung läuft inzwischen über das Portal. Da alle Fahrzeuge mit den relevanten Daten im Portal hinterlegt sind, erinnert die Anwendung außerdem an fällige Untersuchungen: Sobald TÜV, ASU oder weitere Termine anstehen, erhält der Mitarbeiter im Portal einen entsprechenden Hinweis. Die elektronische Zeiterfassung ist ebenfalls mit dem Portal gekoppelt: Korrekturen der Zeiten sowie Urlaub und Dienstreisen werden im Portal eingegeben und dann mit der Zeiterfassung abgeglichen. In Zukunft sollen auch Antragsverfahren zur Genehmigung von Urlaubstagen und Dienstreisen über das Portal laufen. Anstelle von Papierformularen erhält der Vorgesetzte dann elektronische Anträge und kann diese genehmigen oder ablehnen. Eine Helpdesk-Anwendung beschleunigt die Behebung von IT-Problemen bei den Endanwendern. Inzwischen profitieren alle rund 900 Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten der Kreisverwaltung von den Vorteilen des Portals: Workflows benötigen heute deutlich weniger Zeit als früher, Papierausdrucke entfallen durch die elektronische Darstellung und können auf dem Weg über verschiedene Schreibtische nicht verloren gehen. Dank eines personalisierten Zugangs erhält jeder User Zugriff nur auf die Daten, die für ihn relevant sind und für die er eine Berechtigung hat. Auch die Suche nach archivierten Dokumenten wird durch das Portal vereinfacht. Egal, ob man das Eingangsdatum eines Schreibens oder einen speziellen Fall in der Widerspruchsbearbeitung sucht: Der zuständige Sachbearbeiter muss keine Akten mehr durchforsten, sondern kann einfach den Suchbegriff im Portal eingeben und erhält sofort die gewünschten Informationen. Ein wesentlicher Vorteil des neuen Portals liegt ferner darin, dass jeder berechtigte Mitarbeiter für seinen Bereich selbst Informationen eingeben kann. Dadurch werden die Daten nun dort gepflegt, wo sie entstehen, was die Qualität der Informationen sowie die Geschwindigkeit der Aktualisierung erhöht.