Kundenanschreiben
Frisch, freundlich, phrasenfrei
Fortsetzung des Artikels von Teil 2
Mail oder Post?
Persönlich adressierte Briefe landen hingegen in der Regel immer auf dem Tisch des Adressaten. So mancher Mensch erhält heute hingegen pro Tag dutzende E-Mails – da kann leicht schon einmal ein Schreiben übersehen werden. Umgekehrt kostet ein Brief natürlich Porto, hinzuaddieren muss man das Briefpapier, den Druck und – nicht zu vergessen – die Arbeitszeit, die für den Versand verwendet wird. Hier gilt es abzuwägen, wie wichtig das Anschreiben ist und wie viel das Budget hergibt. Wichtig: Wer seinen Top-Kunden grundlegende Entscheidungen mitteilen möchte (»Wir haben zum 1.1. die Firma XY übernommen «), sollte auf jeden Fall den Brief-Weg wählen. Soll hingegen per E-Mail auf ein aktuelles Sonderangebot aufmerksam gemacht werden, muss eine Einwilligung des Kunden vorliegen, ihn per Mail-Rundschreiben kontaktieren zu dürfen.
Sind diese Punkte geklärt, geht es ans Eingemachte: Welche Informationen soll das Kundenanschreiben eigentlich enthalten? Wichtigste Grundregel: Ein »Rundumschlag« ist selten erfolgreich! Die Vorstellung zweier, neuer Mitarbeiter, ein Sonderangebot und der Hinweis auf die geänderte Geschäftszeit während der Ferien sollten keinesfalls in einem Schreiben untergebracht werden – die Hälfte der Infos kommt sonst nicht im Kopf des Kunden an!
Wenn geklärt ist, was eigentlich im Schreiben stehen soll, geht es ans Formulieren. Dafür gibt es natürlich kein Universalrezept, doch meist gerät das Schreiben schon ganz passabel, wenn man weiß, was nicht darin stehen soll: lange Sätze, schwülstige Einleitungen, leere Phrasen und Füllwörter sind zu vermeiden. So sollte das Schreiben nicht folgendermaßen beginnen: »Sehr geehrter Herr Müller, nach reiflicher Überlegung haben wir neulich beschlossen, Ihnen ein ganz besonderes Angebot zu unterbreiten.« Besser wäre es so: »Sehr geehrter Herr Müller, diesen Monat haben wir ein Angebot für Sie!«
- Frisch, freundlich, phrasenfrei
- Fax ist kein adäquates Werbemittel
- Mail oder Post?
- Persönliche Note
- Wichtige Übung
