Zentrale Verwaltung

Auch mit der Förderung des papierarmen Büros lässt sich einiges für die Umwelt tun. Denn ironischerweise haben der verstärkte Einsatz von IT und die Digitalisierung von Dokumenten dazu geführt, dass in den Unternehmen mehr denn je gedruckt und kopiert wird. Mit Print Lifecycle Management ist folglich ein echter Beitrag zum Umweltschutz möglich. Erfreulicher Nebeneffekt: Es sinken die Kosten für Toner, Druckertinte und Material. Eine deutsche Bank hat zum Beispiel in 18 Monaten 1,4 Millionen Ausdrucke eingespart, während ein Schweizer Unternehmen innerhalb von fünf Jahren seinen Papierverbrauch um 19 Millionen Seiten reduziert hat – der Umweltbeitrag beläuft sich hier auf etwa 150 Tonnen eingesparte CO2-Emissionen. Am Verbrauch orientierte Abrechnungsmodelle wie »pay-per-page« schaffen Transparenz und fördern die Disziplin und das Bestreben unter den Mitarbeitern, nicht mehr auszudrucken als unbedingt notwendig ist. Zusätzlich wird die Druckerlandschaft konsolidiert und zugunsten von Multifunktionsgeräten modernisiert. Ziel ist es, den Gerätepark zentral zu überwachen und dafür zu sorgen, dass die richtige Funktionalität und die richtige Leistungsklasse am richtigen Ort bereitgestellt werden. Das geht am besten mit Hilfe einer technologischen Lösung, die das aktuelle Druckvolumen sowie zukünftige Anforderungen berücksichtigt und für Sicherheit beim Druck aus geschäftskritischen Anwendungen sorgt. Wer einen Umweltbeitrag leisten will, sollte außerdem die Vor-Ort-Einsätze von Service-Mitarbeitern drastisch reduzieren. Fernüberwachung, -diagnose und -support machen das möglich – und zwar auch dann, wenn die Geräte ausgeschaltet sind oder einen »Blue-Screen« verursacht haben. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass in der Hardware die neue Technologie vPro von Intel integriert ist. Auch der Einsatz eines einheitlich definierten Standard-Clients, der zentral verwaltet werden kann, ist empfehlenswert. Viele Vor-Ort-Einsätze lassen sich zudem durch präventive Service-Maßnahmen vermeiden. Auch verkürzte Anfahrtswege kommen der Umwelt zugute. Unternehmen mit mehreren Standorten sollten deshalb, falls sie einen Dienstleister beauftragen wollen, darauf achten, dass dieser über ein enges Netz an Service-Niederlassungen verfügt. Eine weitere Möglichkeit, die Vor-Ort-Einsätze zu reduzieren, bietet die Einführung einer virtuellen Desktop-Infrastruktur. Die Desktop-Betriebssysteme werden dann nicht mehr vor Ort, sondern in einem Rechenzentrum betrieben und können dort auch gewartet und gepflegt werden. Die zugrunde liegenden Technologien sind allerdings noch sehr neu und bedürfen guter Kenntnisse in den Bereichen Soft- und Hardware. Für die Desktop-Virtualisierung sollte deshalb ein Profi, der sich auch mit Hardware auskennt, ins Boot geholt werden. Besonders praktisch ist es, wenn der Partner bei Bedarf auch das Management der virtualisierten Umgebung übernehmen kann. Auf diese Weise lassen sich die Vorteile der neuen Technologien nutzen, ohne dass der Überblick verloren geht oder die physikalischen Server überlastet werden.