Die Portallösung
In das Bielefelder Projekt von Anfang an mit eingebunden waren neben der Stadtverwaltung, ihrem IT-Betrieb und SAP auch die Wirtschaftsentwicklungsgesellschaft WEGE sowie das Institut für kooperative Systeme (IKS) der Fernuniversität Hagen. Kernelement der SAP-Lösung ist ein mehrsprachiges Internetportal. Es basiert auf dem SAP NetWeaver Enterprise Portal und wurde auf die speziellen Anforderungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie hin erweitert. Für die Integration aller beteiligten Systeme sorgt SAP NetWeaver Process Integration. Der komplette Vorgang der Unternehmensgründung bedarf im Wesentlichen folgender vier Schritte: Im ersten Schritt gelangt der Antragsteller auf die Registrierungsseite des Portals. Hier erhält er alle Informationen über die anstehenden Behördengänge und registriert sich. Daraufhin bekommt er den Namen und die Kontaktdaten des für ihn zuständigen EAPs angezeigt. Nach der Registrierung werden vom System zunächst wichtige Eckdaten zur Art des Gewerbes und der gewünschten Rechtsform des Unternehmens abgefragt. Die verschiedenen Wahlmöglichkeiten – ob beispielsweise Café mit oder ohne Alkoholausschank, ob GmbH oder GBR – sind in vordefinierten Registern hinterlegt. Hat der Antragssteller diese Informationen ins System eingetragen, bestimmt ein internes Regelwerk automatisch, welche Anträge und Dokumente der Gründer online ausfüllen und bereitstellen muss. Entsprechende Angaben werden einmal zentral erfasst. Die anfallende Bearbeitungsgebühr wird über das System überwiesen. Damit ist der Antrag abgeschlossen. Dieser gelangt nun im dritten Schritt zum EAP, der ihn auf seine Vollständigkeit hin prüft. Hierbei kommt die Software SAP CRM (Customer Relationship Management) zum Einsatz. Nachdem alle Stammdaten im System erfasst sind, erzeugt es automatisch die nötigen Folgeaktivitäten für die nachgeordneten Behörden, sei dies für das Einwohnermeldeamt, das Gewerbeaufsichtsamt oder für das Bauamt. Auch die jeweils gültigen Bearbeitungsfristen werden festgesetzt. Alle Antragsformulare und Dokumente stehen den beteiligten Stellen in einer durch individuelle Zugriffsberechtigungen gesicherten, zentralen Dokumentenablage zur Verfügung. Für den letzten Schritt, die Bearbeitung durch die nachgelagerten Behörden, werden alle laufenden Anträge mit Status angezeigt. Wurde ein Antrag abschließend bearbeitet, informiert das System den EAP sowie den Antragsteller automatisch. Sobald die nötigen Genehmigungen vorliegen, kann das Unternehmen seine Tätigkeit aufnehmen.
