Transparenz durch IT-gestütztes Vertragsmanagement

Die Einführung eines IT-gestützten Vertragsmanagementsystems zielt darauf, die Schwachpunkte des herkömmlichen Vertragsmanagements auszugleichen. Ein webbasiertes Tool schafft höhere Transparenz und Visibilität des gesamten Ausgabenvolumens. Zudem können mit Hilfe einer solchen Lösung Kosten reduziert werden, und zwar durch einen verkürzten Prozess für die Erstellung, Verhandlung und Freigabe der Verträge. Hierfür kann der autorisierte Mitarbeiter auf der Basis von Mastervorlagen zunächst alle gängigen Vertragstypen erstellen. Das System ermöglicht dann die IT-gestützte Ablage der Vertragsunterlagen sowie die standortübergreifende Verfügbarkeit und deren Zugriff. Mit einem zentralen Archivsystem lassen sich die digitalisierten Informationen jederzeit abrufen. Damit behält der Einkauf den vollständigen Überblick bestehender Verträge. Neben der Vertragsübersicht bestehen Controlling und Auswertungsmöglichkeiten für bestehende Verträge. Auslaufende, kündbare Verträge werden zukünftig dem zuständigen Einkäufer per Systemalarmierung mitgeteilt. Dem Einkäufer wird damit eine einfache Kontrolle und Einsicht über auszuführende Verträge inklusive vereinbarter KPIs gegeben.

Durch ein IT-basiertes transparentes Vertragsmanagentsystem ist sichergestellt, dass alle Einkäufer mit dem kosteneffizientesten Zulieferer arbeiten. Gleichzeitig können Mengenrabatte erzielt werden, wenn mehrere Abteilungen das gleiche Produkt bestellen. Grundvoraussetzung hierfür ist allerdings ein starkes Kommunikationsnetzwerk. Eine Shared-Environment-Lösung gewährleistet die Qualität und Compliance durch die Nutzung standardisierter Vertragsvorlagen.