IT-gestütztes Vertragsmanagement im Unternehmenseinkauf

Es liegt deshalb nahe, den gesamten »Lebenszyklus« eines Vertrags – vom Abschluss über das Controlling bis hin zur Kündigung oder Neuverhandlung – soweit wie möglich zu standardisieren und durch entsprechende IT-Systeme zu unterstützen. Dies ist jedoch laut einer aktuellen Studie von Accenture nur bei rund 20 Prozent aller Unternehmen der Fall. Die Folgen sind Medienbrüche, mangelnde Standardisierung und Transparenz sowie Verzögerungen in der Abstimmung zwischen der Einkaufs- und Rechtsabteilung. Abhilfe schafft ein IT-basiertes Vertragsmanagementsystem: Eine Web-Applikation bietet Unterstützung bei Erstellung, Verhandlung, Management und Analyse von Verträgen. Durch die Integration der Lösung in den E-Procurement-Prozess lassen sich Kosten und Risiken in erheblichem Umfang verringern.

Zwischen 50 und 70 Prozent der Unternehmenskosten entstehen in der Beschaffung. Maßnahmen, die auf die Optimierung der Prozesse im Einkauf zielen, haben deshalb eine unmittelbare Relevanz für die finanzielle Situation des Gesamtunternehmens. Zu den besonders zeitraubenden und kritischen Aufgaben im Einkauf gehört das Vertragsmanagement.

Lieferantenverträge können einem Minenfeld gleichen. Besonders schwerwiegend sind dabei Themen wie rechtliche Sicherheit, Versionsmanagement im Abstimmungsprozess, Sicherstellung der Transparenz oder die genaue Prüfung der Vertragslaufzeiten. Nicht selten verlieren strategischer Einkäufer, die für eine Vielzahl von Lieferantenbeziehungen verantwortlich sind, den Überblick und somit die Kontrolle über die Verträge. Gerade bei verzweigten Unternehmensstrukturen und einer Vielzahl an Warengruppen die sowohl lokal als auch global eingekauft werden, kann das fatale Folgen haben. Von der Einkaufsabteilung müssen dann eine ungeheure Zahl an Vertragsdokumenten für unterschiedliche Produkte und Projekte verwaltet werden. Gerade den CPO stellt das vor eine große Herausforderung: Einerseits muss er über ein effektives Risikomanagementsystem verfügen, andererseits sollte er in der Lage sein, die Zusammenarbeit zwischen strategischen Einkäufern sicherzustellen.