Jederzeit wissen, was läuft
Jederzeit wissen, was läuft Die Basis für Entscheidungen sind aktuelle Informationen. Der Logistikdienstleister Time Matters hat dafür alle wichtigen Datenquellen integriert und ein unternehmensweites Reporting implementiert.
Das Dienstleistungsunternehmen Time Matters bietet maßgeschneiderte Lösungen für Kurier-, Sameday- und Notfall-Logistik. Für die Kunden die schnellsten Transportwege zu ermitteln und die Güter dann so zu verschicken: dafür benötigt diese Firma ein schnelles und flexibles Berichtswesen. Unternehmensführung und Fachabteilungen brauchen tagesaktuelle Informationen, um die Prozesse zu optimieren. Das starke Wachstum des Unternehmens sowie die bevorstehende Internationalisierung erfordern absolute Transparenz, gerade auch bei der zunehmenden Komplexität der Geschäftsprozesse. Die dafür notwendigen Kennzahlen ließen sich mit der vorhandenen Infrastruktur jedoch nicht oder nur mit erheblichem manuellem Aufwand bereitstellen. Darüber hinaus waren die Reporting-Möglichkeiten eingeschränkt, weil sich nur eine einzige Datenbank, nämlich das hauseigene System Startrax, einbinden ließ, das die Daten vieler Transportsendungen enthält. Relevante Informationen aus anderen Datenquellen konnten nicht eingebunden werden. Hinzu kamen Mängel bei Geschwindigkeit und Bedienung. Um dem Berichtswesen einen neuen Impuls zu geben, entschied man sich deshalb im Mai vergangenen Jahres, ein neues Business-Intelligence-System aufzubauen, das Daten aus unterschiedlichen Informationsquellen integrieren und analysieren kann – und zwar sowohl für die Steuerung der Logistikprozesse als auch für die des gesamten Unternehmens. Zudem sollte die Lösung für Fachanwender ohne großen Schulungsaufwand bedienbar sein. Nach einer Anforderungs- und Marktanalyse entschied sich das Unternehmen, das neue Reporting mit dem BI-Server des Software-Herstellers SAS aufzubauen. Für die Umsetzung des Projekts holte sich der Logistikdienstleister die Unterstützung des IT-Dienstleisters HMS Analytical Software. In einem ersten Schritt löste man dann das bestehende Reporting der Logistikprozesse ab, überführte dies in die neue Business-Intelligence-Lösung und bezog weitere Datenquellen ein. In der nächsten Etappe machte man sich im Oktober 2006 daran, ein neues System für die Key Performance Indicators (KPIs) auf Basis der vorhandenen Kennzahlen zu entwickeln. In dem neuen Reporting-System fließen heute Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammen – aus Oracle- und MySQL-Datenbanken sowie aus Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Wichtigster Datenlieferant für das Reporting ist weiterhin das System Startrax, auf dem das operative Kundenmanagement beruht. Hier werden die Daten und Aufträge der Kunden verwaltet, neue Aufträge eingegeben und geroutet. Zudem läuft die komplette Preisberechnung des Logistikdienstleisters darüber. Für das Reporting werden diese Daten zentral konsolidiert und schließlich nach unterschiedlichen Gesichtspunkten analysiert.
Abfragen und dashboard Derzeit sechs Standardberichte zieht das Unternehmen monatlich aus dem neuen SAS-System. Zudem bildet ein unternehmensweiter Evaluationsreport die Transportqualität ab. Diese Reports werden automatisch generiert und als PDF an verschiedene Adressaten im Unternehmen versendet. Gleichzeitig steht das komplette Zahlenwerk für Ad-hoc-Abfragen zur Verfügung, sodass auch Mitarbeiter der Fachabteilungen Fragestellungen selbst bearbeiten können. Zudem antwortet das neue System deutlich schneller als die Vorgängerlösung: Abfragen, die heute innerhalb von zehn Minuten erledigt sind, haben früher bis zu zwei Stunden gedauert. Ein weiterer Vorteil: Das neue Reporting stellt allgemeine KPIs für die Unternehmenssteuerung zur Verfügung. Bis dato lief dies über Excel und war entsprechend arbeitsaufwändig. Aus diesem Grund überführte man die vorhandene KPI-Struktur in ein neues Kennzahlensystem. Diese Daten fließen heute in ein Dashboard, über das die Unternehmensleitung jederzeit auf Knopfdruck den aktuellen Leistungsstand von Time Matters ablesen kann.
Sebastian Pauls, Journalist in München
