Kommunen brauchen zuverlässige IT. Das Rechenzentrum KIRU/IIRU mit Standorten in Ulm und Reutlingen bietet schwäbischen Gemeinden umfassende IT-Services aus einer Hand. Die IT-Landschaft muss dafür stets beobachtet, gesteuert und überwacht werden.

Kommunen brauchen zuverlässige IT

Um die Kunden in den Kommunen bedienen zu können, muss der IT-Dienstleister KIRU/IIRU seine IT in Schuss halten.

Foto: KIRU/IIRU

"Die Verfügbarkeit der IT - vom Host über die internen und externen Netze bis zu den Client-Server- und Web-Umgebungen - ist für einen IT-Service-Provider existentiell", betont Harald Rathgeb, Fachbereichsleiter Systemmanagement beim kommunalen IT-Dienstleister KIRU/IIRU in Ulm und führt weiter aus: "Die IT-Verantwortlichen in den Kommunen und im Rechenzentrum müssen Hand in Hand arbeiten, um Daten und Verfahrensabläufe in jeglicher Hinsicht abzusichern."

Dieses Ziel hat oberste Priorität. Der Service-Provider KIRU/IIRU mit dem klingenden Namenskürzel ist eines der drei baden-württembergischen kommunalen Rechenzentren, die den 1111 Kommunen sowie öffentlichen Aufgabenträgern wie Krankenhäusern, Stadtwerken, DRK-Verwaltungen und Abfallwirtschaftsbetrieben des südwestdeutschen Bundeslandes bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen. Dabei verbergen sich hinter den Abkürzungen KIRU und IIRU zwei verschiedene Rechtsformen sowie der Zusammenschluss der Rechenzentren Reutlingen und Ulm im Jahr 2002: Die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) ist der Zweckverband von 357 kommunalen Mitgliedern im Südosten Baden-Württembergs, die IIRU (Interkommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm) ist als Gesellschaft mit beschränkter Haftung organisiert. Beide haben mit dem Stuttgarter Rechenzentrum (KDRS) eine Kooperation vereinbart und nutzen in Stuttgart gemeinsam einen zentralen Großrechner. Je nach Standort der Kunden werden die Daten in Reutlingen oder Ulm gebündelt und nach Stuttgart weitergeleitet, um nach der Bearbeitung den gleichen Weg zurück zu nehmen.

Und noch eine Besonderheit zeichnet den Dienstleister der beiden Städte am Rande der Schwäbischen Alb aus: Statt mit einer Umlagenfinanzierung jedes Mitglied pauschal zu belasten, rechnen beide Betriebsformen des Service-Providers ausschließlich leistungsorientiert ab. "Damit sind wir gezwungen, die besten Leistungen zu attraktiven Preisen anzubieten", kommentiert Thomas Wagner, verantwortlicher Geschäftsbereichsleiter Marketing und Vertrieb und wirft einen Blick auf die Historie, um den Wandel zu erklären: 1972 als Abteilung der Reutlinger Stadtwerke ausgegründet, übernahm das Rechenzentrum - ähnlich wie in Freiburg, Ulm oder Stuttgart - einen Teil der Verwaltungsaufgaben der kommunalen Mitglieder, um rechenintensive Einwohner- und Finanzdaten zentral zu verarbeiten und damit Kosten zu sparen.

Alles aus einer Hand

Harald Rathgeb, KIRU/IIRU: "Unser Systemmanagement hat den Automatisierungsgrad und die IT-Verfügbarkeit wesentlich erhöht und zu einer Verbesserung des Kundenservices beigetragen."

Foto: KIRU/IIRU

Später hatte die wachsende Verbreitung der IT mit mehr und mehr PCs in den Rathäusern dann den sukzessiven Ausbau des Dienstleistungsangebots zur Folge. Zwar ruht heute der Umsatz des kommunalen Dienstleisters KIRU/IIRU immer noch auf den drei Säulen Personal-, Finanz- und Einwohnerdaten-Verwaltung, doch darüber hinaus bieten die Service-Spezialisten eine breite Palette an Lösungs-Know-how und Service-Erfahrung. Wagner erläutert dazu: "Wir bieten bis auf die Hardware alles aus einer Hand". Das Repertoire reicht von der Software, die dem Ordnungsamt hilft, über das Geo-Informationssystem zur Entscheidungsunterstützung des Technischen Rathauses bis zur Bibliotheksverwaltung und zur Verbraucherabrechnung für Versorgungsunternehmen.

Die schwäbischen Service-Anbieter konnten in den vergangenen Jahren immer mehr soziale Einrichtungen und Versorgungsbetriebe als Kunden dazugewinnen. Denn je komplizierter und schnelllebiger Sozial- und Steuergesetze werden, desto mehr wächst der Bedarf an externer IT-Unterstützung für diese Einrichtungen. Derzeit zählt KIRU/ IIRU über 100 Kunden aus diesen Bereichen. Und nicht nur das: Seit im Jahr 1996 der Gebietsschutz für kommunale Rechenzentren aufgehoben wurde, bedient der Service-Provider KIRU auch Kunden aus anderen Ländern: So gehört etwa die Stadt Cottbus, die das an die kommunalen Bedürfnisse angepasste Programm KIRP (Kommmuales Integriertes Rechnungs- und Planungssystem) nutzt, zu den Kunden von KIRU/IIRU. Und die Stadt Bern in der Schweiz hat sich vor kurzem dazu entschlossen, das Sommerferien-Organisationssprogramm der schwäbischen "Nachbarn" einzuführen.

Viele Dienstleistungen

Mit dieser Ausweitung der Dienstleistungsaufgaben steigen einerseits die Anforderungen an die Softwareprogramme und andererseits die Ansprüche an die Verfügbarkeit des IT-Rückgrats. Der Ausbau- und Aufgabenplan von KIRU/IIRU für 2004 umfasst rund 60 Punkte, die in nächster Zeit neu- oder weiterentwickelt werden. Dabei versteht sich der Service-Provider, der 300 Mitarbeiter beschäftigt, vorrangig als Ideengeber für neue Dienstleistungen und als Koordinator der Software-Entwicklungsaktivitäten: Neue Software-Anwendungen wie das neue browser-basierte Abfallwirtschaftssystem oder das Content-Management-System für die Dynamisierung der kommunalen Websites werden von spezialisierten externen Software-Häusern entwickelt.

Die gewachsenen Anforderungen an die IT-Systeme basieren ebenfalls auf dem Technologie-Wandel: "Seit Mitte der 90er Jahre immer mehr Client-Server-Systeme in den Kommunen Einzug hielten und damit eine Dezentralisierung bewirkten, ist die Verwaltung der heterogenen Systeme sehr viel komplexer und aufwändiger geworden", äußert Rathgeb und erläutert, dass Verfügbarkeit bereits in der langen Ära der reinen Host-Terminal-Architektur eine große Rolle spielte, jedoch wegen des zentralen Ansatzes einfacher zu gewährleisten war. Seit rund fünf Jahren nimmt die Nachfrage nach Applikationen wie SAP R/3 oder Microsoft-basierten Lösungen ständig zu. Das neue Finanzwesen-Modul KIRP, das für kleinere und große Verwaltungen eine Alternative zu SAPs Angebot darstellt, wird von immer mehr Kunden geordert. Die Mainframe-orientierte System Network Architecture (SNA) von IBM hat inzwischen dem Internet-Protokoll Platz gemacht. Nach der Client-Server-Ära breiten sich web-basierte Entwicklungen aus. Auch diese Technologie stellt hohe Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicherheit, die das Rechenzentrum erfüllen muss.

Dies war 1999 der Anlass, in den kommunalen Rechenzentren mit der Installation einer Systemmanagement-Software zu beginnen. Rathgeb: "Eine Überwachung unserer eigenen wie auch der Client-Server-Strukturen unserer knapp 1000 Kunden war manuell nicht mehr zu bewerkstelligen." Drei Aufgabenstellungen sind heute zu bewältigen: Erstens muss das Standleitungsnetz an jedem Tag der Woche 24 Stunden lang verfügbar sein. Zweitens soll sich im Problemfall ein Mitarbeiter des Rechenzentrums auf den PC des Kunden aufschalten können, um Warte- und Ausfallzeiten zu vermindern. Und drittens ist es aufgrund der hohen Zahl an PCs, die bei den Kunden und in den eigenen Standorten stehen - insgesamt rund 25000 - unabdingbar, die Inventarisierung und die Software-Verteilung zu automatisieren.

Automatische Verwaltung

Mit der Einführung der Systemmanagement-Software des Herstellers Computer Associates (Unicenter Network and System Management, Asset Management, Software Delivery sowie Remote Control und Serviceplus Service Desk) wurden diese Aufgabenstellungen gelöst. KIRU/IIRU ist es damit gelungen, viele Steuerungs- und Bedienungsvorgänge zu automatisieren und die Helpdesk-Aufgaben wesentlich zu vereinfachen und zu beschleunigen. So sind heute die Administratoren der zwei Rechenzentren in Reutlingen-Ulm und Stuttgart immer auf dem laufenden, was sich in den Netzen und auf den PC-Systemen abspielt, da Status-Meldungen auf den drei Unicenter-Konsolen angezeigt werden und zum Beispiel transparent machen, dass der Datenverarbeitungsprozess im Kommunalen Verwaltungsnetz (KVN) hakt. Auch die automatisch generierten Fehlermeldungen (Tickets) bei einem Abbruch eines Großrechnerprogramms laufen im Unicenter Service Desk auf und können dort bearbeitet werden.

Besonders augenscheinlich sind laut Harald Rathgeb und Thomas Wagner die Vorteile im Helpdesk-Bereich: Weiß sich ein Mitarbeiter in einer Gemeinde am PC keinen Rat mehr, meldet er sich telefonisch oder per Web bei seinem Service-Provider. Sein Betreuer kann sich dann sofort auf seinen Bildschirm schalten. Auch das Software-Verteilungsmodul zeigt Wirkung: Brauchte die Service-Crew des Dienstleisters früher zwei bis drei Wochen bis beispielsweise eine neue Softwareversion verteilt war, werden heute maximal zwei Tage benötigt.